Организация акций по связям с общественностью

Многие компании, собираясь организовать PR-мероприятие, сталкиваются с рядом вопросов и трудностей. Вообще, организовать подобное мероприятие достаточно сложно и наверняка практически невозможно сделать это, не допустив ни единой ошибки.

Можно потратить на него огромный бюджет, а в итоге получить практически нулевой результат. Если вы не хотите попасть в список тех, кто спускает деньги на ветер, то вам необходимо продумать несколько моментов, связанных с организацией вечеринки с презентацией или пресс-конференции, или подобного мероприятия, куда, как правило, приходят журналисты.

Если вы выпускаете или продаёте какой-нибудь товар, который внешне ничем не отличается от подобных продуктов, но при этом значительно отличается по функциям или технологиям, то журналисты могут просто не понять, в чём суть именно вашей продукции. А, если вы сможете наглядно и ярко донести до журналистов особенности вашего товара на PR-мероприятие, то вы сможете прочитать в СМИ, какой ваш товар быстрый, удобный, качественный, красивый и т. д.

В большинстве PR-мероприятий нужно работать не с разумом гостей, а сих эмоциями, поэтому, в ситуациях, когда вы не можете доказать преимущества фактами, делайте акцент на атмосферу и настроение. PR-мероприятие — лучший инструмент для создания нужного настроения.

Само собой, при личной встрече с представителями прессы или блоггерами можно лучше решить все вопросы, но PR-мероприятие позволяет собрать всех вместе и представить свой товар или себя. В ходе мероприятия нужно собрать все контактные данные и далее поддерживать связь, это будет оптимальным вариантом.

Как правило, показывать, что у компании всё в порядке с бюджетом, необходимо крупным организациям, но, тем не менее, это становиться не редкой причиной для организации мероприятия.

Мероприятие должно иметь чёткую цель. При организации PR-мероприятия учитывается стоимость каждого приглашённого гостя, которая, как правило, бывает достаточно высока. Конечно, всё зависит от места проведения, стола, выбранного персонала и т. д., но обойтись бюджетом, менее нескольких десятков тысяч рублей не получиться, а обычно, стоимость мероприятия измеряется сотнями тысяч.

Именно поэтому необходимо полностью исключить такую ситуацию, когда всё заказано, оплачено, и, причём, обошлось не дёшево, а гостей довольно мало. Это говорит о том, что каждый контакт необходимо прорабатывать, т. е. необходимо убедиться, что приглашённые люди обязательно посетят мероприятие. Если же этого сделано не было, то существует немаленькая вероятность, что потраченные деньги просто пущены по ветру.

Организатор мероприятия должен тщательно продумать приглашения и то, что будет в них написано, кто будет разговаривать с гостями и т. д. Организовывая мероприятия, вам необходимо делать всё возможное, чтобы не попасть под сценарий плохого мероприятия, где никто ничего не понял и все разошлись, злые и трезвые.

Блоггеры просто так не придут на ваше мероприятие. Популярные блоггеры избалованные личности, не меньше, чем журналисты. Кроме того, они не работают с пострелизами и не скрывают, что хотят за своё внимание денег. Если вы не можете предложить блоггерам что-то стоящее и не можете их заинтересовать, то их лучше вообще не трогать. После отправления приглашения на PR-мероприятие, лично свяжитесь с блогерром и сообщите, что всем гостям предусмотрены подарки, конечно же, только если это действительно так и есть.

Журналистов нужно заинтересовать. Как правило средний журналист в день получает несколько десятков различных приглашений, большинство из которых явный провал, поэтому после получения пригласительного письма, высылают ответное, с темой «пришлите релиз мероприятия». Само собой, публикации, скорее всего не последует, так как журналистов нужно заинтересовать, и не просто заинтересовать, а так, чтобы они впоследствии написали отзыв о вашей вечеринки или компании, или товаре. Для этого журналистам можно предложить либо интересный контент, либо деньги, так же как и блоггерам.

Рекламные агентства и PR-мероприятия:

Обычно, рекламные агентства очень любят проводить PR-мероприятия и стараются предложить устроить их почти каждому клиенту.

И причины этому достаточно просты:

• — Рекламные агентства получаю от таких мероприятий доход не менее 30%, а зачастую и ещё больше. Не смотря на то, что по смете агентство получает комиссию около 10−15%, в процессе организации появляются и остальные 15−20% за счёт найма своих же подрядчиков или получения работ по себестоимости, а не по той цене, что указывается в смете.
• — Как правило, после PR-мероприятия нет ключевого показателя эффективности, и агентство заменяет отсутствие публикаций на объёмный фотоотчёт, с расчётом, что клиент и так проглотит, что обычно и происходит.
• — После PR-мероприятия, которое прошло шумно и привлекло огромную толпу, клиент не спрашивает у рекламного агентства, чем они целый месяц занимались, его устраивает красочный результат. Хотя, на самом деле, результат был бы гораздо лучше от скромной работы с журналистами, устраивая личные встречи, переговоры, и используя дистанционные способы связи, такие как телефон или электронную почту.

Кроме того, тихая спокойная работа со СМИ и стоит гораздо дешевле. Но, в ходе такой работы много паники и волнений, так как результат виден не сразу, а в процессе даже и не видно, что происходит на самом деле.

— Многие рекламные агентства, после того, как не смогут привлечь на мероприятие нужных людей в виде журналистов или блоггеров, хитрят, приглашая на встречу простых людей. Они считают, что заказчик всё равно будет рад, ведь оценивать будет не по результатам, а по количеству гостей, которые пришли.

Основная особенность работы с рекламным агентством для организации PR-мероприятия такая, исполнитель заберёт себе всё, что только сможет забрать, если правильно не прописать менеджмент. И, если пытаться давить на агентство, то любви к заказчику это всё равно не прибавит, поэтому с организацией PR-мероприятий, так же как и со всем остальным, нужно просто найти исполнителя, которому вы сможете доверять.

Как правильно прочитать смету:

— В первую очередь, читая смету, необходимо обратить внимание на блоки и детальность их описания. Остерегайтесь такого описания в смете «украшение зала — 200 000 рублей», эта сумма точно включает в себя заработок агентства, и, как правило, не маленький.

Лучше отдать предпочтение агентству, которое описывает этот пункт так «ткань такая-то для того-то — 20 метров по Х рублей, плюс работа дизайнера и описано, сколько часов, плюс остальные материалы (перечислен каждый из них, вплоть до ниток и булавок), в итоге 200 000 рублей». Конечно, в последний вариант тоже можно записать комиссии агентства, но уже не так нагло, как в первом варианте. Кроме того, поэтапная детализация расходов отличная возможность для заказчика поторговаться за конечную стоимость работ.

• — Следующим слабым местом в организации PR-мероприятия будет кейтеринг (организатор застолья), в итоге, на столе будет еды меньше, чем указанно в смете. Если рекламное агентство выставляет заказчику в смете 20 бутылок шампанского, то на самом деле закажет у организатора всего 18−19 бутылок, при этом сам кейтеринг прихватит ещё пару бутылок, в итоге на столе вместо 20 бутылок шампанского на мероприятии будет всего бутылок 16−17. И это касается каждой позиции, указанной в смете.
• — При выборе агентства для организации PR-мероприятия стоит учитывать, что хороший исполнитель никогда не станет «урезать» ту часть, которая повлияет на общее впечатление от мероприятия

Ещё советы для организации акций по связям с общественностью:

• — Нужно понимать, что плохое мероприятие не принесёт толку и будет лишь пустой тратой денег компании, поэтому необходимо делать либо хорошо, либо совсем не делать.
• — Результат от проведённого PR-мероприятия нужно оценивать по количеству публикаций в СМИ и постов в блогах, а не по количеству гостей, съеденного и выпитого ими. Кроме того, этот вопрос необходимо заранее прописать в договоре с рекламным агентством при заказе мероприятия.
• — Стартапу необходимо PR-мероприятие, это отличная возможность начинающими проекту завязать нужные знакомства, познакомиться с целевой аудиторией и установить необходимые контакты с журналистами и блоггерами. Естественно, есть и другие способы, но PR-мероприятие в этом плане, значительно удобнее, быстрее и проще.
• — Нужно контролировать процесс организации и проведения PR-мероприятия от самого начала до конца. Чтобы не остаться в «пролёте» и не потратить лишние деньги не понятно на что, заказчику придется заранее находить все недочёты, ведь попытка провести успешное мероприятие всего одна. Конечно, мало что проходит идеально с первого раза, но PR-мероприятие должно пройти полностью успешно.
• — PR-мероприятия необходимо, если продаваемый вами товар нуждается в переводе на обычный человеческий язык, который будет понятен всем, если у вас нет возможности просто раздать те же образцы и надеться, что все поймут что это.
• — Если в вашем штате есть человек, который «болен» вашей компанией и продуктом, специалист с харизмой, супер звезда вашей команды, то его обязательно нужно показать народу, и с этой целью устроить PR-мероприятие, которое из-за яркой личности получиться максимально эффективным.

Тонкости организации PR-мероприятия:

• — Тема PR-мероприятия. Тема должна быть адекватной и, она не обязательно может быть интересна руководству компании, но обязательно должна быть интересна гостям.
• — Начинайте вовремя. Не задерживайте начало мероприятия, если вы приглашали гостей к шести, то в это время и стоит начинать, а не тянуть до десяти, что тоже довольно часто встречается.
• — Не затягивайте. Делайте основную часть максимально короткой, она должна быть не более двух часов, а, как показывает практика, лучше ещё меньше.
• — Грамотные докладчики. Ваши спикеры не должны «выкидывать» сюрпризы, они должны быть дисциплинированны и хорошо подготовленные. Будет огромным плюсом, если выступающие будут ещё и харизматичны.
• — Короткая презентация. Ваша презентация должна быть короткой и простой, например, её можно оформить на слайдах, где будет отображена картинка и несколько основных фраз. Не утомляйте слушателей, ведь, что может быть хуже уснувшей аудитории.
• — Сохраняйте цель. Если ваше PR-мероприятие проходит вечером и подразумевает развлечения, сделайте так, чтобы гости не забывали, зачем вообще пришли, для этого нужнее хороший брендинг.
• — Вовлекайте гостей. Заставьте своих гостей делать что-то ногами, руками, головой, но не увлекайтесь, помните про уместность и связь с темой вашего мероприятия.
• — Качество. Улучшить впечатление от мероприятия помогут хорошие подарки, еда и выпивка.
• — Проверьте IT. Гостям не нравятся сюрпризы и заминки с оборудованием, если это случиться, вы оттолкнёте свою аудиторию. На три раза проверьте всё оборудование, программное обеспечение и всё остальное, что будет участвовать в презентации.

На что обратить внимание перед мероприятием:

• — Общий план работ, кто отвечает и за какую именно работу, в какие сроки всё должно быть готово. Только после выяснения всех этих моментов можно оплачивать и утверждать мероприятие.
• — Необходимо учитывать, что в смете могут появиться дополнительные 5−10% на непредвиденные расходы, это нормально.
• — Особое внимание сценарию мероприятия вплоть до минут, что происходит и кто после кого выступает.
• — Перечень рекламной продукции и пресс-материалов.
• — Список приглашённых гостей.
• — Речи выступающих и презентации.
• — Предположительные вопросы журналистов и ответы на них должны быть проработаны ещё до начала мероприятия.
• — Пресс-материалы компании, например, информация о продукте, компании, пресс-релиз и т. д.

Где могут возникнуть проблемы:

• — Докладчики не умеют рассказывать. Есть такие люди, которые не способны красиво говорить, просто не складывается и всё, ничего не получается. Если возникнет такая проблема в ходе мероприятия, необходимо просто заменить спикера, которого, естественно, вы заранее подготовите и посадите на скамейку запасных. И, желательно, ваша «замена» должна обладать таким качеством, как харизма.
• — Бывают случаи, когда подводит производство и вся продукция брендинга или сувенирная не успевает к началу мероприятию. Чтобы избежать этого, необходимо сотрудничать только с надёжными поставщиками и срок сдачи товара указывать не позднее, чем за неделю до мероприятия.
• — Многие организаторы упускают из вида такой момент, как ведущий мероприятия. В любом случае, кто-то должен взять на себя такую обязанность. Если всё-таки забыли про ведущего, то кому-то из докладчиков придётся взять на себя эту роль, ведь без ведущего никак не обойтись.
• — Часто в ходе мероприятия выясняется, что не работает оборудование, поэтому обязательно необходимо всё тщательно проверить ещё до начала.
• — Не приходят журналисты. Но, тут уже ничего не поделаешь, остаётся только разобраться с менеджером по работе со СМИ, почему так случилось. Можно немного защитить себя от такой ситуации, печатайте план проезда к мероприятию в приглашениях, обзванивайте всех аккредитованных гостей журналистов, сохраняйте номера мобильные телефонов в базе.
• — Плохая еда и такие же подарки. Это, конечно, неприятно, но не смертельно. Если так случилось, а содержание мероприятия на высоте, то ничего страшного, всё пройдёт отлично. Чтобы избежать подобной ситуации, сотрудничайте только с проверенными подрядчиками и нанимайте на работу ответственных менеджеров.