Рекомендации по определению этических и эстетических норм письменной коммуникации

Учет некоторых рекомендаций, которые приводятся далее, может помочь специалисту по связям с общественностью при определении того, что этично в его поведении, а что нет.

Соблюдение общественных интересов.

Уже говорилось о том, что большая часть тех материалов, которые в письменном или устном виде создает специалист по связям с общественностью, так или иначе воздействует на общество, вызывает общественный резонанс. Все то, что закон определяет как незаконное, одновременно является и неэтичным, и в этом закон и этические нормы полностью совпадают, и в подобных случаях говорят, что этика подтверждает закон. Менеджеры, секретари в своей деятельности наилучшим образом служат обществу посредством сообщения ему своевременной, правдивой, честной и объективной информации.

Чтобы добиться этого, специалисты должен избегать:

• 1. Готовить письменные материалы, которые наносят вред и подрывают доверие к эффективному функционированию государственных институтов своей страны. Если ты не работаешь в интересах оппозиционной правительству партии, нет смысла подрывать экономические и другие устои в стране, в которой ты занимаешься бизнесом.
• 2. Готовить письменные материалы, призывающие к анархии, отмене конституции и свержению законного правительства.
• 3. Продавать и, даже без материальной заинтересованности, передавать иностранным подданным государственные секреты, жизненно важные для обеспечения безопасности страны. Это особенно важно для тех случаев, когда работодателем для специалиста по связям с общественностью выступает иностранная фирма или частное лицо, являющееся иностранным подданным.
• 4. Готовить письменные материалы, разжигающие расовые и другие виды ненависти, презрение, насмешки и насилие.
• 5. Составлять неточные и уводящие от истины материалы.

Этические и эстетические составляющие письменного стиля.

Хороший вкус. Прежде всего, это означает избегать в своих письменных материалах употребления грубых слов, нецензурных выражений, унизительных и оскорбительных высказываний.

Порядочность. Понятие порядочности поведения заставляет избегать:

• 1. Составления материалов, которые подрывают репутацию других специалистов, также работающих в области связей с общественностью. Исключение составляют случаи, когда этот другой специалист «занимается неэтичной, незаконной, недобросовестной практикой».
• 2. Использования или передачи другим лицам ради личной выгоды конфиденциальной информации, полученной от бывших и настоящих клиентов.
• 3. Принимать поручения от клиентов, конкурирующих с настоящим работодателем.

Последствия. Специалисты, нарушающие в письменной коммуникации нормы этического поведения:

• 1. Также во многих случаях нарушают закон, таким образом нанося вред своей собственной карьере.
• 2. Разрушают личное достоинство, профессиональное и человеческое доверие по отношению к себе. Такой специалист не нужен заказчику.
• 3. Также разрушают репутацию и доверие к своим клиентам.
• 4. Своим поведением подрывают доверие ко всей профессии по связям с общественностью в целом.

Во многих проблемах коммуникации обвиняют технологию. Даже если исключить технологические сбои (когда у Вас под рукой есть какая-то альтернативная технология, например, электронная почта вместо факса), то человеческие ошибки, суть которых либо в выборе неподходящего канала, либо в неэффективном его использовании, дадут о себе знать. Фактически коммуникационные технологии лишь обеспечивают пользователей теми или иными каналами, но качество осуществляемой с их помощью коммуникации продолжает определяться людьми. Правильно учитывая сильные и слабые стороны любого получателя, осознанно используя разные каналы, коммуникационные барьеры можно преодолеть.

Какие барьеры могут встречаться в письменных коммуникациях?

Приведем простой пример. Допустим, Вы получили приглашение на международный симпозиум, и собираетесь принять в нем участие. Какие коммуникационные проблемы могут возникнуть у Вас в этой связи?

Как практические шаги необходимо предпринять для преодоления возникающих барьеров в письменных коммуникациях?

В самом широком смысле эти шаги могут быть обобщены в трех рекомендациях: считаться с получателем, мыслить ясно, доставлять умело.

Есть несколько вещей, способных свести к минимуму риск коммуникационной неудачи отправителя. Определяя рамки сообщения, следует подумать о получателе и принять во внимание его: отношение, ожидания, заинтересованность.

Например, может появиться необходимость выяснить, что именно получатель уже знает о предмете Вашего сообщения, а также установить, как он к этому относится. В частности, интересен ли ему предмет, не пугает ли, не раздражает ли, не вызывает ли скуку? Уместно выяснить, что получателю известно о Вас и как он к Вам относится. Можно также взять на себя ответственность за доставку и получение ответной реакции, а не просто отправлять свои сообщения.

Пример письма :

428 000 Республика Чувашия. г. Чебоксары, проспект Тракторостроителей, дом 101.

Тел .(8352) 30−92−80 факс (8352)30−51−55.

Уважаемая Татьяна Александровна!

Благодарю вас за письмо от 25 августа с запросом об ассортименте и условиях поставки нашей продукции. Рад приложить каш новый каталог с иллюстрациями и описанием всех имеющихся у нас товаров.

Цены указаны в прилагаемом прейскуранте. Мы гарантируем поставку любого товара в течение двух дней со времени получения заказа.

Оплата производится в течение 30 дней с момента поставки, а на заказы стоимостью свыше 10 000 рублей предоставляется скидки 10%.

Жду вашего заказа с нетерпением.

С уважением, Васильева Ирина ,.

Менеджер по сбыту.

P. S. Если у Вас появятся дополнительные вопросы, буду рад обсудить их по телефону: (8352)30−92−80.

Приложение: каталог продукции ООО «ПРОМТРАКТОР-ПРОМЛИТ» на 24 стр. в 1 экз.