Введение. 
Система маркетинга ООО "Лагран"

Главная цель производственной практики заключается в предоставлении возможности будущему специалисту получить навыки в области избранной профессиональной деятельности. А также в возможности проявить полученные во время учебы знания и умения на практике. Причем в самых различных направлениях хозяйственно-производственной деятельности: в ведении документации; приобретении навыков работы за станками; работе со специализированными компьютерными программами.

Благодаря производственной практике практикант знакомится с основами будущей профессиональной деятельности. Определяет уровень собственной подготовки к предстоящей работе. Изучает деятельность объекта, как в целом, так и по отдельным подразделениям.

Однако во время практики он не только приобретает новые практические знания, но и согласно призванию практики, учится осуществлять самостоятельный анализ, исследовать деятельность производственного объекта, выявлять проблемы и перспективы его дальнейшего функционирования. Предлагает собственные рационализаторские предложения по совершенствованию деятельности производственного предприятия.

Административно-хозяйственная деятельность в компании В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп:

• 1) Текущее обеспечение деятельности:
  • — обеспечение канцтоварами
  • — обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами
  • — обеспечение хозяйственными товарами
  • — поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика)
  • — обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернет каналов, эксплуатация городских линий)
  • — осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование)
• 2) Документооборот:
  • — разработка файлинг-системы
  • — ведение документооборота
  • — ведение архива
  • — ведение библиотек, баз данных
• 3) Эксплуатация здания, помещения, территории:
  • — уборка помещений
  • — эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт)
  • — оформление помещений
  • — ремонт помещений
  • — обустройство прилегающих территорий
  • — озеленение
• 4) Организационная работа:
  • — организация рабочих мест
  • — организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации)
  • — организация работы переговорных
  • — организация питания сотрудников
  • — транспортное обслуживание
  • — курьерское обслуживание
  • — организация страхования сотрудников и компании
  • — организация переездов
• 5) Взаимоотношения со сторонними организациями:
  • — взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий)
  • — взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами)
  • — взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат
• 6) Внутреннее информирование персонала:
  • — организация оповещения о новых документах
  • — контроль исполнения поручений
  • — выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений
  • — организация и поддержание в актуальном состоянии досок объявлений
  • — организация внутрифирменных музеев и выставок

Часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть — это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?».

Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение — это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача — помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации.

На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы:

• — размер компании
• — цели компании
• — находится ли здание в собственности
• — специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины)

То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

Пример:

Компания ООО «Лагран» арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

• — текущее обеспечение деятельности в полном объеме
• — курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя
• — взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели)
• — организация работы переговорной
• — обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо:

— провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие функции.

• — определить цели направления, исходя из целей компании
• — обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления
• — выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели
• — просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков
• — определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба)
• — решить вопрос подчиненности данной должности

Основные этапы договорной работы Зачастую термином «договорная работа» обозначают собственно заключение договора. Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив.

Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.

С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью:

• — контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;
• — оптимизировать списки лиц, согласующих договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при их заключении и, с другой, — сокращения времени на согласования;
• — создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;
• — формировать досье договоров (или контрагентов) с использованием разнообразных источников с целью минимизации рисков;
• — организовать оперативный доступ к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенной компании;
• — контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых обязательств.

Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: лимиты материальной ответственности, в рамках которых ответственные лица могут заключать договоры; процедуры выбора контрагента при проведении конкурсов и аукционов; особенности заключения сделок с помощью электронной торговой площадки; требования к оформлению и согласованию договоров; порядок контроля исполнения, учета и хранения договоров и связанных с ними документов. Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.

Разработка и сопровождение регламента (в рассмотренном примере — объемом более 100 страниц) сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента.

Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение договора, обычно называют ответственным исполнителем. Это либо должностное лицо, заинтересованное по сути своей работы в заключении договора, либо специалист в предметной области, связанной с заключением договора. При работе с бумажным регламентом все участники договорного процесса, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать регламент, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. В противном случае пользы от регламента будет не много. Другими словами, создание регламента вносит ясность в процесс договорной работы, однако в случае «бумажного» регламента от участников этого процесса требуются значительные организационные усилия и временные затраты, направленные на его соблюдение.

Иная ситуация складывается, если задачи по обеспечению соответствия процесса его регламенту перекладываются на специализированную информационную систему. Эта система — своего рода электронный регламент — будет поддерживать и его изменения. Последние неизбежны в любой развивающейся компании. При таком подходе договорная работа заметно упрощается для всех ее участников.

Этапы: