Построение модели бизнес-процессов гостиницы в среде All Fusion

1.1 Исследование функций и целей организации

1.2 Постановка задачи

1.3 Анализ возможностей методологии и инструментальных средств проектирования

2. Создание модели ИС с AllFusion Process Modeler 4.1 (Bpwin 4.1)

2.1 Создание модели в стандарте IDEF0

3. Дополнение созданной модели процессов организационными диаграммами

3.1 Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming)

3.2 Диаграммы методологии IDEF3 (Workflow Diagramming)

Заключение

Список используемой литературы

Введение

С развитием информационных технологий компьютеры, с их расширенными функциональными возможностями, активно применяются в различных сферах человеческой деятельности, связанных с обработкой информации, представлением данных.

В современном обществе, которое функционирует в жестких рыночных условиях, своевременная обработка информации способствует совершенствованию организации производства, оперативному и долгосрочному планированию, прогнозированию и анализу хозяйственной деятельности, что позволяет успешно конкурировать на рынке. Каждая организация стремиться минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе своей деятельности и упростить процесс обработки информации. Эти задачи можно решить с использованием автоматизированных информационных систем.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-средств автоматизации проектирования и других.

1.1 Исследование функций и целей организации

В данном курсовом проекте в качестве исследуемой организации рассматривается гостиница, которая предоставляет номера постояльцам с целью получения прибыли.

Гостиница оказывает следующие услуги:

? предоставление номеров,

? их обслуживание,

? администрирование телефонных переговоров.

Средства автоматизации предназначены для эффективной работы с информацией.

1.2 Постановка задачи

Разработать модель бизнес-процесса, предназначенную для гостиницы.

Система автоматизирует резервирование номеров и регистрацию новоприбывших постояльцев (фамилия, имя, отчество, сведения о документе, удостоверяющем личность, место постоянного жительства, номер апартамента, дата въезда, дата выезда), ведет учет платежей за проживание и за телефонные переговоры, облегчает учет занятых, зарезервированных и свободных на данный момент апартаментов гостиницы.

1.3 Анализ возможностей методологии и инструментальных средств проектирования

При разработке был использован системный структурный подход. Методология этого подхода заключается в разработке модели на основе представления о функциях ИС или на элементах (планах, данных, оборудовании и т. д.). Модели ИС (активностные модели) согласно методологии представляются в виде диаграмм, которые иерархически упорядочены. Активностная модель представляет собой совокупность активностей взаимосвязанных через объекты (элементы) системы.

Для проведения анализа и организации бизнес-процессов гостиницы используется CASE-средство верхнего уровня BPWin.

2. Создание модели ИС с AllFusion Process Modeler 4.1 (Bpwin 4.1).

Для проведения анализа и реорганизации бизнес — процессов предназначено CASE-средство верхнего уровня AllFusion Process Modeler (BPwin), поддерживающее методологии:

? IDEF0 (функциональная модель);

? DFD (DataFlow Diagram);

? IDEF3 (Workflow Diagram).

2.1 Создание модели в стандарте IDEF0

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес — процессов на предприятии (так называемая модель AS-1S) и идеального положения вещей — того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм — единичных описаний фрагментов системы.

Построение модели ИС начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На Рис. 1 представлена контекстная диаграмма ИС «Гостиница» :

Рис. 1 Контекстная диаграмма IDEF0. Функционирование гостиницы

Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах входа (на рис. 1 это «Клиенты» и «Плата за услуги»), выхода (основной результат процесса — «Оказанные услуги» и «Прибыль»), управления («Законы РФ» и «Устав гостиницы») и механизмов («Материальная база», «Помещение», «Персонал» — это ресурсы, необходимые для процесса функционирования гостиницы).

" Клиенты" - те, для кого гостиница работает. Они платят гостинице деньги в качестве платы за оказываемые услуги. Получение прибыли — цель коммерческой деятельности. Значит, чтобы добиться этой цели гостиница должна оказать услуги клиентам.

" Законы РФ" и «Устав гостиницы» — это правила, которыми управляется процесс функционирования гостиницы, как предприятия со своими внутренними правилами, и также обязанного «жить» согласно законодательству конкретной страны .

В оказании услуг принимает участие «Персонал» гостиницы. Чтобы предоставить номера и получить прибыль, в деятельности гостиницы должны участвовать «Помещение» и «Материальная база» — обстановка здания, техника в номерах, инвентарь и т. д.

Model Name: Гостница

Definition: Модель описывает деятельность гостиницы, а именно следующие предоставляемые ею услуги: предоставление номеров, их обслуживание, администрирование телефонных переговоров.

После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция — система разбивается на под­системы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (Рис. 2).

Рис. 2 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Функционирование гостиницы.

Весь процесс «Функционирования гостиницы» разбивается 3:

1) «Предоставление номеров» иллюстрирует деятельность сдачи номеров с предварительной регистрацией;

2) «Обслуживание номеров» представляет собой процесс поддержания персоналом гостиницы порядка в номерах;

3) «Обеспечение телефонных переговоров» — это совокупность оказываемых гостиницей услуг по предоставлению постояльцам телефона, взиманию платы за переговоры и ведению учета переговоров.

После дальнейшего разбиения диаграммы получаем 3 диаграммы декомпозиции, описывающие каждая одну из работ, представленных на диаграмме верхнего уровня (на рис. 2).

Общие стрелки, перешедшие с диаграммы верхнего уровня, опишем с помощью отчета:

Link Name: Прибыль

Link Definition: Сумма всех выплат за услуги, оказанные клиентам. Часть этой суммы покроет расходы гостиницы, часть — вернётся в гостиницу в виде вложений для поддержания уровня услуг, частичного обновления хоз. части. Оставшаяся прибыль — это чистый доход.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Персонал

Link Definition: Люди, работающие в гостинице, осуществляющие приём клиентов, администрирование номеров, уборку комнат и холлов, оказание услуг, связанных с телефонными переговорами из гостинницы.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Помещение

Link Definition: Само помещение гостиницы. Платежи по аренде этого помещения включены в оплату услуг, то есть ежемесячные расходы, покрываемые из прибыли. (В случае покупки помещения до начала функционирования гостиницы, эти расходы причисляются к вложенному изначально капиталу — не наш случай.)

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Плата за услуги

Link Definition: Часть прибыли, формирующейся из оплаты оказываемых услуг, снова возвращается в систему. Это необходимо для поддержания высокого качества сервиса, для хозяйственных нужд и выплаты заработной платы персоналу.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Клиенты

Link Definition: Люди, создающие спрос на услуги гостиницы.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Материальная база

Link Definition: В это определение включены: обстановка комнат и холлов, различные бытовые средства и приспособления для уборки помещений, а также постельное бельё и предметы гигиены, предоставляемые клиентам навсегда или на время.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Устав гостиницы

Link Definition: Свод правил, которым должны подчиняться все служащие гостиницы.

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Link Name: Законы РФ

Link Definition: Законы по защите прав потребителя, и те, которые тем или иным образом контролируют качество, оказываемых нами услуг. (Обязательство конфиденциальности почтовых пакетов, телефонных разговоров и обеспечение сохранности вещей клиентов в номерах, гарантируемая системой ключей и ответственностью персонала).

Link Status: WORKING

Link Author: PICHUGIN

Рис. 3 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Предоставление номеров.

Опишем диаграмму, представленную на рис. 3, с помощью отчета, сгенерированного Bpwin:

Activity Name: Резервирование номеров

Activity Definition: Предоставление услуги резервирования номера позволяет клиентам заранее запланировать и оговорить пребывание в нашей гостинице. Эту возможность будет поддерживать и наше приложение, автоматизируя тем самым сопоставление новоприбывших клиентов со списков зарезервированных номеров.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A11

Activity Name: Оформление поселения

Activity Definition: Оформление въезда включает в себя процедуру идентификации личности в согласии с законами РФ, то есть при поселении в гостинице необходимо иметь с собой паспорт (удостоверяющий вашу личность документ). Регистрацию клиентов аувтоматизируем в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A12

Activity Name: Приём предоплаты

Activity Definition: Поселение в гостинице осуществляется после внесения предоплаты за оговоренный при въезде срок пребывания или при изменении срока пребывания (дополнительная оплата после окончания срока проживания и при желании его продления).

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A13

Activity Name: Аминистр-ние ключей

Activity Definition: Администрирование ключей осуществляется в согласии с законом РФ и включает в себя: хранение ключей от номеров, их охрану и выдачу только лично постояльцу в руки. Этот вид деятельности мы не автоматизируем в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A14

Activity Name: Оформление выезда

Activity Definition: Оформление выезда включает в себя формирование итогового счёта за вычетом предоплат,

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A15

Работа «Проверка счетов «иллюстрирует деятельность по формированию итогового и текущих счетов в отделе бухгалтерии. Работу бухгалтерии мы не автоматизируем полностью в ходе курсового проектирования, но значительно облегчаем. Наше клиентское приложение в дальнейшем будет по требованию формировать суммарную стоимость оказанных постояльцу услуг, суммарную стоимость переговоров и стоимость проживания. Неавтоматизированным останется только сам процесс выписки чека.

Слабые связи, не представленные на диаграмме высшего уровня:

Неоплаченные счета — итоговый счет или сводка текущих платежей за проживание в гостинице и пользование услугами, подсчитанный и проверенный бухгалтерией и направляемый администратору гостиницы для предъявления постояльцу.

Счёт — частичные данные о платежах и счетах клиента в том виде, в каком они фиксировались у администратора и в отделе по регистрации телефонных переговоров. Это также запрос в бухгалтерию на формирование суммарных счетов постояльца.

Зарезер. Номера — номера гостиницы, которые займут уже известные клиенты, по запросу при оформлении въезда. До тех пор они не участвуют в деятельности по оформлению въездов.

Ключи от номеров — получаемые при въезде ключи от номера.

Выбранные тарифы — категория номера, выбранная на стадии оформления въезда, влечет за собой суточный тариф проживания в гостинице.

Рис. 4 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обслуживание номеров.

Опишем диаграмму, представленную на рис. 4, с помощью отчета, сгенерированного BPwin:

Activity Name: Подготовка номеров

Activity Definition: Подготовка — это уборка номера перед въездом следующего постояльца.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A21

Activity Name: Плановое обслуживание номеров

Activity Definition: Плановое обслуживание номеров — регулярное обслуживание номеров во время проживания постояльцев в гостинице.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A22

Эта диаграмма напоминает контекстную диаграмму (рис. 1). Обе работы (на рис. 4) не зависят друг от друга и имеют на входах — «Клиентов» и «Плату за услуги», на выходах — «Оказанные услуги» и «Прибыль», на управлении — «Законы РФ» и «Устав гостиницы», влияющие на всю деятельность гостиницы, и на механизмах — «Материальную базу», «Помещение» и «Персонал» — ресурсы, необходимые для выполнения этих работ).

Эти виды деятельности гостиницы мы не будем автоматизировать в ходе курсового проектирования.

Опишем диаграмму, представленную на рис. 5, с помощью отчета, сгенерированного Bpwin:

Report for Diagram: A3, Обеспечение телефонных переговоров

Activity Name: Оповещение о пропущенных звонках

Activity Definition: Персонал оповещает постояльца номера о пропущенных звонках и оставленных сообщениях. Эту деятельность мы не намерены автоматизировать, поэтому интереса она для нашего курсового проектирования не представляет.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A31

Эта функция возлагается на персонал и не автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования.

Activity Name: Соединение с номером

Activity Definition: Соединение с номером объединяет в себе соединение по запросу клиента, а также звонки, поступающие клиенту на номер телефона, числящийся за ним в течение всего времени пребывания в гостинице.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A32

Эта услуга осуществляется вне нашего курсового проекта и предоставляется бесплатно.

Activity Name: Ведение статистики телефонных переговоров

Activity Definition: В статистике переговоров учитывается количество переговоров постояльца по гостиничному телефону и их тарифы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: GUDOVICH

Object Type: Activity

Activity Number: A33

Эта деятельность автоматизируется в ходе нашего курсового проектирования. Статистика будет вестись с помощью удобной формы клиентского приложения отделом регистрации тел. Переговоров и предоставляться в бухгалтерию в виде отчетов для формирования итогового счета постояльца.

Activity Name: Оплата телефонных переговоров.

Activity Definition: Оплата телефонных переговоров по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Activity Status: WORKING

Activity Author: PICHUGIN

Object Type: Activity

Activity Number: A34

Эта деятельность не автоматизируется нашим клиентским приложением. Оплата переговоров производится при оформлении выезда.

Счёт — платежи за телеф. переговоры по междугородней связи, а также доплата за пользование телефоном гостиницы.

Переговоры — данные о времени, номере телефонного звонка.

Рис. 5 Диаграмма декомпозиции IDEF0. Обеспечение телефонных переговоров.

3. Дополнение созданной модели процессов организационными диаграммами

Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель.

3.1 Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming)

Диаграммы потоков данных (DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Нотация DFD включает такие понятия, как «внешняя ссылка» и «хранилище данных», что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота.

На рис. 6 представлена «Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Резервирование номеров.», описывающая деятельность по резервированию номеров. На диаграмме представлены:

1) «Клиента» и «Персонал «- это внешние ссылки, источник данных из вне модели.

2) «Устав гостиницы» и «Данные о номерах гостиницы» — хранилища данных.

Эти данные хранятся на данный момент в бумажном эквиваленте. Наше клиентское приложение позволит все эти данные хранить в электронном виде и облегчит обновление данных о номерах гостиницы и постояльцах.

Рис. 6 Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Резервирование номеров.

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD показывают, как объекты (включая данные) дви­гаются от одной работы к другой. Например, «Заказ» в какой-либо форме (телеф. звонок или электрон. письмо на адрес гостиницы), приходит от клиента и инициирует процедуру «Обработки заказа». Эту процедуру выполняет «Персонал», в чьи обязанности это входит. Персонал запрашивает «Данные о номерах» из хранилища данных (гостиничный журнал или электрон. БД) и, согласуясь с «Правилами предоставления номеров» (содержащимися в уставе гостиницы), отказывает клиенту в резервировании номера или:

резервирует номер;

после «оформления заказа номера» обновляет данные о номерах — заносит «Обновленные данные о номерах» в хранилище «Данных о номерах гостиницы» .

На рис. 7 представлена «Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Оформление поселения.», описывающая деятельность по оформлению поселения. На диаграмме представлены:

3) «Клиента» и «Персонал «- это внешние ссылки, источник данных из вне модели.

4) «Устав гостиницы», «Документы клиенты» (паспорт в бумажном виде или другой удостоверяющий личность документ), «Законы РФ», «Данные о номерах гостиницы» — хранилища данных.

Все работы, представленные на диаграмме выполняются «Персоналом» в соответствие с «Перечнем обязанностей». Клиент запрашивает номер в гостинице («Отказ» возможен в случае отсутствия свободных номеров в гостинице) или активизирует свой «Зарезервир. номер». Если после «Обработки запроса» с участием «Данных о номерах» из хранилища, запрос удовлетворяется :

постоялец предъявляет свои «Документы», выбирает тарифы проживания, проходит регистрацию и получает ключи от номера:

" Персонал" оформляет въезд постояльца и обновляет данные о номерах гостиницы в хранилище «Данных о номерах гостиницы»

Все это «Персонал» делает, руководствуясь «правилами поселения», прописанными в «Уставе гостиницы», и «Законами и постановлениями «РФ, регламентирующими, например, обязательную идентификацию личности граждан при поселении в гостинице.

Рис. 7 Диаграммы декомпозиции в нотации DFD. Оформление поселения.

3.2 Диаграммы методологии IDEF3 (Workflow Diagramming)

Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит workflow diagramming (Маклаков С.В. «Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite»). Диаграммы Workflow могут быть использованы в моделировании бизнес-процессов для анализа завершенности процедур обработки информации.

На Диаграмме декомпозиции в нотации IDEF3. Проверка счетов. (на рис. 8) иллюстрируется «Проверка счетов». Эту деятельность мы почти полностью автоматизируем в нашем клиентском приложении.

Как только счет запрошен, запускаются все последующие за перекрестком (AND) процессы:

" Формирование счета за тел. переговоры" ;

" Формирование счета за услуги" ;

запускается «Анализ сроков пребывания» постояльца в гостинице, по окончании которого запускается процесс «Формирования счет за проживание», учитывающий в своей работе «Результаты анализа» .

" Учет" - это стрелка отношения (Relational Link). Мы использовали ее для изображения связи между процессом «Формирования счета за проживание» объектом ссылки «Внесенная предоплата», учет которого важен для результатов процесса.

Стрелки с двумя наконечниками: «Счет за проживание», «Счет за тел. переговоры» и «Счет за услуги» — обозначают потоки объектов (Object Flow). В данном случае, мы их применяем для описания того факта, что эти объекты порождается в одной работе («Формирование счета…») и используется в процессе «Формирования итогового счета» .

В ходе курсового проектирования мы автоматизируем работы 2, 3, 4, 5

Рис. 8 Диаграммы декомпозиции в нотации IDEF3. Проверка счетов.

информационный диаграмма поток декомпозиция

Диаграмма дерева узлов показывает иерархию работ в модели и позво­ляет рассмотреть всю модель целиком, но не показывает взаимосвязи между работами.

На рис. 9 представлено итоговое расположение работ в дереве узлов:

диаграмма «Функционирование гостиницы» — 1-ый уровень дерева узлов (top level activity);

диаграммы «Предоставление номеров», «обслуживание номеров» и «Обеспечение телефонных переговоров» — 2-ой уровень дерева узлов;

диаграммы «Резервирование номеров», «Оформление поселения», «Прием предоплаты», «Проверка счетов», «Подготовка номеров» — 3-ий уровень;

диаграммы «Обработка заказа», «Обновление данных о номерах», «Обработка запроса», «Обновление данных» и «Оформление въезда» — 4-ый уровень дерева узлов, последний уровень декомпозиции — необходимая в ходе нашего курсового проектирования степень подробности.

Рис. 9 Диаграмма дерева узлов.

Заключение

В результате курсового проекта была спроектирована и реализована автоматизированная информационная система «Гостиница» .

Данная система удовлетворяет всем требованиям, предъявленным в задании, и реализует большинство необходимых сотрудникам гостиницы функций.

В результате выполнения курсовой работы был сделан вывод, что сегодня внедрение информационных систем может способствовать:

* получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т. д.

* освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

* обеспечению достоверности информации;

* замене бумажных носителей данных на магнитные и оптические, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов бумажных документов;

* уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

Список используемой литературы

1. Маклаков С. В. Создание информационных систем с AllFusion Modeling Suite. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 2002. — 224с.

2. Маклаков С. В. BPWin и ERWin. CASE — средства разработки информационных систем. — М.: ДИАЛОГ — МИФИ, 1992. — 256с.

3. Сайт case-web «Информационные системы» .