Пресс-служба. 
Взаимодействие пиар-службы и СМИ

Структура и основные задачи пресс-службы

Одной из организационных формам отношений государственных и коммерческих структур со средствами массовой информации является пресс-служба. Два очень важных фактора в отношениях с прессой — это выбор подходящего момента и нужной аудитории: подобрать удачный психологический момент для опубликования сообщения и постараться, чтобы оно дошло до нужного читателя. Пресс-служба нужна прежде всего для того, чтобы своевременно уделять внимание нуждам прессы. Для того чтобы наладить удовлетворительное сотрудничество с журналистами, необходимо понять, как они работают и каков их образ мыслей Работнику пресс-службы не обязательно самому иметь личный опыт журналистской работы, однако если у него его нет, ему следует посетить одну-две газетных редакции и ознакомиться с условиями работы там. Необходимо ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать писать статьи и очерки для приобретения определенного опыта.

Желательно поддерживать регулярные контакты с журналистами, высылая им бэкграунды, а не только обращаться к ним, когда возникнет какая-нибудь сенсация. Постоянное поддержание дружественных отношений со средствами массовой информации принесет хорошие дивиденды. http://community.job.newsib.ru/post/3370/.

Необходимо также, чтобы пресс-служба полностью понимала задачи и цели корпорации или организации, которую она представляет, чтобы она могла составлять и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков, а это, в свою очередь, будет способствовать успешному выполнению данным учреждением всей программы пиар.

Если в силу своей специфики организация может быть каким-то образом причастна к обстоятельствам катастроф или чрезвычайных ситуаций, то необходимо разработать процедуру действий в таких обстоятельствах. Пресса должна знать имя человека, который при этом будет официально представлять организацию, каналы связи с ним. В случае чрезвычайного происшествия информация в кратчайшие сроки и в наиболее полном виде должна быть предоставлена журналистам, поскольку они являются непосредственным связующим звеном с общественностью. В штате пресс-службы пиар-отдела организации может состоять сколько угодно человек, от одного-двух до двадцати и более. Поэтому, естественно, структура пресс-службы зависит от типа организации, которую она обслуживает. Однако, в целом, к отношениям с прессой, осуществляемым пресс-службой предприятия, применимы в равной степени следующие положения.

В крупных организациях пресс-службы всегда являются подразделением отдела пиар, причем ответственный за связь с прессой находится в подчинении руководителя отдела. В менее крупных организациях обязанности руководителя службы пиар и ответственного за связь с прессой может совмещать один человек. Пресс-служба пиар-отдела обычно выступает в роли представителя организации, но указания по поводу того, какую политику проводить, она, безусловно, должна получать от руководителя пиар-отдела, который, в свою очередь, отвечает перед своим руководством.

Желательно, чтобы все запросы прессы направлялись через ответственного за связь с прессой, и всегда должно быть какое-нибудь лицо. достаточно компетентное, чтобы решать любые вопросы. Три основные задачи пресс-службы Блэк С. Паблик рилейшнз. М, 2003.:

• 1. Предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и репортажи.
• 2. Отвечать на запросы прессы и предоставлять комплексные информационные услуги.
• 3. Следить за сообщениями печати, радио и телевидения и оценивать результаты, принимать при необходимости меры к исправлению ошибок в заявлениях или выступать с соответствующими опровержениями.

В обязанности пресс-службы входит: мониторинг СМИ, постоянный контакт с журналистами, подготовка выступлений и пресс-релизов, формирование внутрикорпоративного информационного поля, поддержка и развитие интернет-сайта компании. Оценивать эффективность пресс-службы следует не только по количественному критерию (по отчетам, сколько материалов о компании бесплатных и проплаченных вышло за определенный период), но и по качественному (соотношение критических и положительных отзывов о компании), и наконец, по реакции аудитории на публикации (изучение общественного мнения путем опроса целевых аудиторий, изучение отзывов на статьи в Интернете и пр.) Сапкин А. Методы и формы деятельности пресс-служб. http://sapkin.ru/archives/3.