Функции корпоративной культуры и их связь с работой секретаря-референта

Корпоративную культуру можно считать внутренним кодом любой организации. Это, своего рода, совокупность ценностей, устоев и этических норм, принятых для данной группы людей. Она уникальная для каждой корпорации. То есть корпоративная культура — это отношения между сотрудниками, отношение к работе, к клиентам, к руководителям и подчиненным; обстановка, которая царит в компании.

Функции корпоративной культуры:

на стадии знакомства с коллективом, закрепленная система ценностей и целей помогает новым сотрудником быстрее приспособиться в жизни в данной команде, тем самым, выполняя познавательную функцию;

культура в коллективе — это индикатор норм поведения в нем (регламентирующая функция);

накопление существующих ценностей, их воплощение в действиях сотрудников (функция общественной памяти);

зачастую корпоративная культура влияет на мировоззрение человека, и она вступает в конфликт с ценностями личными. Но возможно человек перенимает систему ценностей коллектива для своей жизни (смыслообразующая функция);

коммуникативная функция — за счет общих элементов культуры, норм поведения и целей, происходит взаимодействие сотрудников корпорации;

принятие культуры может пробудить в сотруднике скрытый потенциал (мотивационная функция); корпоративный имидж секретарь культура культура в коллективе служит своего рода препятствием для нежелательных тенденций (охранная функция);

формирование имиджа компании — клиентам или партнерам извне не нужно вникать в тонкости процесса, знакомиться с документацией, они формируют свое мнение о ней, исходя из ее системы ценностей и ориентиров;

образовательная функция — культура предполагает постоянное самосовершенствование и обучение, что благоприятно влияет на рабочую деятельность сотрудника.

Носителями корпоративной культуры являются сами сотрудники компании. Но чаще всего в компаниях, где система ценностных ориентиров уже устоялась, она становится отдельным компонентом, ее частью, имея колоссальное влияние на сам коллектив. Руководство может апеллировать к ней при приёме нового сотрудника на работу. Корпоративная культура — это не просто психологический фактор или имидж компании. Это, прежде всего, эффективное средство планирования и реализации успешных бизнес-идей.

Секретарь — лицо компании. Он первым встречает клиента, его впервые слышат по телефону новые партнеры, он первым придет на помощь. Первое впечатление очень важно, и его сложно исправить. А с точки зрения формирования корпоративной культуры важно, чтобы все сотрудники не стеснялись «своего лица». Для этого секретарь вынужден соответствовать очень высоким требованиям, а во многом и быть примером для всех остальных.

На сегодняшний день, в современных условиях, на рынке труда в первую очередь ценится профессионализм и многофункциональность работника. Если говорить о профессии секретаря, то ценность работника заключается в умении отлично справляться с множеством различных функций. Секретарь должен быть как помощником руководителя, уметь эффективно вести документооборот, так и уметь работать с людьми, как с персоналом, так и с посетителями. Ведь именно по профессионализму секретаря, помощника руководителя судят и о компании в целом. Своей работой, манерами, культурой общения секретарь отображает корпоративную культуру и эффективность работы компании. Успешная работа секретаря — успешная работа компании. Одной из основных функций секретаря является ведение делопроизводства. Делопроизводство — одно из важнейших направлений в работе любой организации. Без знания основ делопроизводства невозможно правильно построить документооборот в компании и эффективно работать с персоналом (принимать, переводить, увольнять и т. д.). Ведь любой сбой в работе с документацией может привести к проблемам в организации (например, к штрафам и множественным проверкам). Только зная основные правила делопроизводства можно составить документ, который будет иметь юридическую силу.

Формирование имиджа компании начинается уже с приветствия клиентам. Лучше всего, когда приветствие выдержано в сдержанных деловых тонах.

После приветствия важно выяснить, кто звонит и по какому вопросу. Это правило делового этикета. Но не менее важно сделать это правильно. Иначе, в этой части беседа будет смахивать на допрос. Правила хорошего тона при разговоре по телефону (при обращении клиента или партнера):

• * секретарь должен быть осведомлен о сфере деятельности компании и компетенции сотрудников, контактирующих с клиентами (домашние и мобильные телефоны сотрудников можно давать только в крайнем случае, предварительно согласовав данный вопрос с самим сотрудником).
• * снимать трубку необходимо после пропуска не более двух звонков.
• * профессиональное приветствие: «Название компании, добрый день»
• * узнать имя звонящего: «будьте добры, представьтесь, пожалуйста», следующую фразу начинать с имени звонящего.
• * цепочка «переключений» не должна быть больше 2-х.
• * если сотрудник отсутствует: «Извините, пожалуйста, (И.О.) сейчас отсутствует. По какому вопросу вы звоните, может быть, я смогу Вам помочь?» Если — нет, то «Как Вам удобнее — перезвонить позже или оставьте свои координаты, я передам ей/ему, что вы звонили»
• * при переадресации звонка необходимо точно передавать полученную от собеседника информацию, чтобы ему не пришлось дважды повторять одно и то же
• * клиенту допустимо ждать у телефона не более 30−40 сек, по истечении этого срока необходимо извиниться перед клиентом и спросить о его желании ждать еще, перезвонить позже или дождаться когда с ним сам свяжется интересующий его сотрудник.

Также немаловажную роль в формировании имиджа компании, а значит и гордости за нее сотрудников, играет внешний вид секретаря. Секретарь должен произвести на посетителя максимально благоприятное впечатление.

Требования к внешнему виду хорошего секретаря можно определить так:

• * деловой костюм (брюки или юбка), деловое платье.
• * спокойная цветовая гамма (зимой — черный, серый, синий, коричневый; летом — светлые спокойные тона).
• * цветовая гамма различных деталей туалета должны сочетаться между собой.
• * колготки телесных тонов в любое время года.
• * туфли с закрытым носком на устойчивом каблуке.
• * аккуратная прическа.
• * неброский макияж, маникюр.
• * небольшие украшения.

Недопустимы:

• * джинсы, сарафаны, платья и блузки без рукавов, облегающие тело вещи, спортивные костюмы.
• * минии макси-юбки
• * прозрачные, пестрые, яркие цвета.

Порядки, составляющие корпоративную культуру, сказываются на общей атмосфере, царящей в организации. И тут секретарь имеет очень большое поле для творчества.

Атмосфера начинает формироваться уже с приветствия сотрудникам. Чтобы создать деловую, рабочую, но в то же время дружелюбную обстановку лучше остановиться на каком-либо среднем варианте. От слишком официального и правильного приветствия веет холодом и фальшью, слишком развязное неуместно на работе, а слишком радостное — вызывает ассоциации, с кидающимся облизывать любимого хозяина и виляющим хвостиком, щенком.

Секретарь — это единственная должность в организации, для которой помощь другим является одной из главных обязанностей. Оказывая сотрудникам, испытывающим какие-либо затруднения, небольшую помощь, секретарь тем самым формирует и поддерживает атмосферу поддержки, взаимовыручки. Показывает, что помогать — это хороший тон.

Секретарь может не только украсить офис, но полностью взять на себя организацию небольшого корпоративного праздника. В праздниках всегда очень наглядно проявляется сложившаяся в компании корпоративная культура. К тому же праздники представляют собой хорошую возможность в неформальной обстановке внести желаемые изменения в корпоративную культуру. Организация корпоративного праздника — это серьезное, ответственное и в то же время творческое дело. Тут важно продумать и сценарий праздника, и распределить задания между коллегами (кто и что должен подготовить), продумать игры и конкурсы, купить сувениры, написать поздравления. И конечно, всех предупредить и пригласить, а если праздник будет проходить не в офисе еще и все организовать (выбрать место, договориться). В общем, организация праздников — это серьезный проект и предмет отдельного разговора.

Секретарь должен приходить на работу вовремя. Это формирует культуру четкости, серьезности.

Нельзя постоянно опаздывать утром и раньше времени уходить с работы. Это формирует атмосферу расхлябанности и несерьезности.

Следует пресекать попытки сотрудников «перемыть кому-то косточки». Это поддерживает деловую атмосферу.

По долгу службы секретарь владеет большим объемом информации, и лишь тогда будет цениться руководителем и коллегами, если будет уметь держать язык за зубами и не использовать имеющуюся информацию против кого-либо.

Болтать по телефону с друзьями или постоянно обмениваться SMSками — это даже не столько подает дурной пример, сколь раздражает остальной персонал.

Нельзя путать роли, это может плохо закончиться. Секретарь все-таки помощник, а не серый кардинал.

Пользоваться своим влиянием на шефа, по своему усмотрению решать, кого пропустить к шефу, а кому «показать красный свет».

Роль секретаря в формировании той или иной корпоративной культуры компании очень велика. Сама эта должность предполагает укрепление культуры, поддержание определенных ценностей. Она несет в себе цементирующую роль, обеспечивает надежность и спокойствие, когда сотрудники уверены, что секретарь все сделает вовремя и ничего не перепутает, что у них надежный тыл. Высший пилотаж для секретаря быть незаметным, но незаменимым.

Список использованных ресурсов

http://www.axima-consult.ru/stati-sekrikk.html.

http://shkolazhizni.ru/archive/0/n-1969/.

http://psychologiya.com.ua/korporativnaya-kultura.html.

http://psychomedia.org/articles/364.