Проверка документального оформления трудовых соглашений

Цель: контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления заработной платы и удержания из нее; документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов между организацией и работником; определение обоснованности и правильности начисления основной и дополнительной заработной платы, различных доплат и удержаний[22].

Источники информации:

• — документы по зачислению, увольнению и переводу работников,
• — приказы, распоряжения, контракты;
• — договоры гражданско-правового характера;
• — договоры личного страхования;
• — договоры на выдачу ссуд;
• — табели учета рабочего времени;
• — наряды;
• — листки временной нетрудоспособности.

Нормативная база: Основным документом законодательства о труде является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ)[3] вступивший в действие с 1 февраля 2002 года. Статья 56 ТК РФ рассматривает понятие и стороны трудового договора. Существенными условиями договора являются: место работы, дата начала работы, наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, права и обязанности работника, права и обязанности работодателя, условия оплаты труда, режим труда и отдыха, и т. д. В статье 59 ТК РФ[3] оговорены случаи заключения срочного договора: замена временно отсутствующего работника, проведение срочных работ, работа в организациях — субъектах малого предпринимательства, работа за границей, работа творческих работников, с руководителями, заместителями руководителей, главными бухгалтерами организаций всех форм собственности. При этом срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия с письменным уведомлением работника не менее чем за три дня до увольнения (ст. 79 ТК РФ)[3]. Другие случаи прекращения трудового договора предусматривает глава 13 ТК РФ[3]. В статье 40 ТК РФ[3] рассмотрен порядок заключения коллективных договоров, которые должны регулировать социально-трудовые отношения в организации, заключаемые работниками и работодателями в лице их представителей.

План и программа проверки: Проверка применения типовых форм документов по учету личного состава:

• — личные карточки на работников;
• — приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска о переводе на другую работу, о прекращении трудового договора (контракта);
• — установление ведения трудовых книжек на работников;
• — проверка соответствия применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписании;
• — проверка ведения в цехах (отделах) табеля рабочего времени.

Прежде всего целесообразно проконтролировать, как осуществляется соблюдение трудового законодательства. Аудитор может проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.

К регистрам, которые подлежат проверке, относятся:

• 1) сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.),
• 2) регистры по сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате,
• 3) журналы-ордера № 8 и № 10 (при журнально-ордерной форме учета),
• 4) Главная книга,
• 5) баланс (ф. № 1).

Основные комплексы задач и вопросы для составления программы проверки:

К числу основных комплексов задач, которые необходимо проверить, относятся следующие:

• 1) соблюдение положений законодательства о труде, состояние внутреннего контроля по трудовым отношениям:
  • — применяются ли типовые формы документов по учету личного состава;
  • — личные карточки на работающих (ф. № Т-2);
  • — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. № Т-6);
  • — приказ о переводе на другую работу (ф. № Т-5);
  • — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф. № Т-8);
  • — ведутся ли на работающих трудовые книжки;
  • — проверяется ли отделом кадров соответствие применяемых окладов и разрядов рабочих, установленных в штатном расписании;
  • — ведутся ли в цехах (отделах) табели рабочего времени.
• 2) учет и контроль выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам:
  • — применяются ли на предприятии утвержденные отделом труда нормы и расценки по видам работ;
  • — используются ли типовые формы первичных документов;
  • — организовано ли гашение (проставление отметки об оплате) первичных документов;
  • — применяются ли ПК для выполнения расчетов по сдельной оплате труда;
  • — применяются ли наряды на бригаду.
• 3) учет и начисление повременных и прочих видов оплат:
  • — ведутся ли расчеты по начислению повременных видов оплат согласно табелю рабочего времени;
  • — проверяет ли отдел труда или внутренний аудитор правильность расчетов по начислениям различных видов оплат;
  • — применяется ли ПК для выполнения расчетов по начислению заработной платы.
• 4) расчеты удержаний из заработной платы физических лиц:
  • — проставлены ли в расчетных ведомостях (лицевых счетах) данные для правильного исчисления удержаний;
  • — налог на доходы с физических лиц;
  • — удержаний по исполнительным листам;
  • — прочих удержаний;
  • — применяются ли ПК для прочих удержаний;
  • — проверяли ли органы фондов социального страхования и налоговых служб расчеты по налогу на доходы с физических лиц.
• 5) аналитический учет по работникам (по видам начислений и удержаний):
  • — какие ведутся документы по аналитическому учету;
  • — расчетно-платежные ведомости;
  • — расчетно-платежные ведомости и лицевые счета на работающих;
  • — применяются ли ПК для ведения аналитического учета;
  • — организовано ли архивное хранение документов по аналитическому учету с работающими.
• 6) сводные расчеты по заработной плате, расчет налогооблагаемой базы с фонда оплаты труда, учет налогов и платежей с ФОТ:
  • — имеют ли сквозную нумерацию расчетно-платежные ведомости;
  • — сопоставляются ли начисления на оплату труда с данными отчетов по социальному страхованию, медицинскому страхованию, пенсионному фонду, фонду занятости;
  • — проверяет ли ответственный бухгалтер данные о месячных, квартальных и годовых накоплениях сумм начислений по оплате труда;
  • — применяются ли ПК для сводных расчетов по оплате труда;
  • — имеются ли на предприятии задержки с расчетами и выплатами по оплате труда.
• 7) расчеты по депонированной заработной плате:
  • — ведутся ли на предприятии карточки по депонированной заработной плате;
  • — производится ли отнесение депонированных сумм на счета «Прибыли и убытки» по истечении срока исковой давности;
  • — применяются ли ПК для расчетов по депонированной заработной плате.

Прежде всего, целесообразно проконтролировать, как осуществляется на предприятии соблюдение трудового законодательства. В этой связи аудитор может проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, построение системы оплаты труда и др.

Правильность оформления работников (прием на работу и увольнение) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Из применяемых систем оплаты труда в основном используются сдельная и повременная системы, что должно быть отмечено в соответствующих документах работников предприятия. При повышенной оплате труда необходимо проверить правильность применения тарифных ставок или условий контракта, а при сдельной — правильность применения норм и расценок.

Учет рабочего времени, соблюдение установленного режима работы и начисления заработной платы работников, состоящих на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему (дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и др.).

Для проверки применяется метод сбора аудиторских доказательств по сопоставлению соответствующих документов (личных карточек, табелей учета рабочего времени) с приказами и распоряжениями.

Аудитор проверяет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листы и др.), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение соответствующих реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка, расчетам за дни пребывания в отпуске, расчетам премий и других видов оплат, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным документам (нарядам, разовым документам и др.). Если расчеты по учету сдельной заработной платы выполняются с применением ПК, то целесообразно проверить алгоритмы расчетов, нормативно-справочные данные.

При проверке применяются такие методы сбора аудиторских доказательств, как проверка документов, подготовленных на предприятии, контроль арифметических расчетов (определение сумм сдельной заработной платы).

При несовпадении полученных аудитором данных с бухгалтерскими записями необходимо установить причину расхождения, и, если выясниться, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, то делаются соответствующие замечания в отчете аудитора. Бухгалтер-расчетчик должен произвести исправления и отразить их в соответствующих документах.

При расчете начислений, которые рассчитываются с использованием среднего заработка, прежде всего, необходимо установить, правильно ли определен средний заработок, а затем проверить правильность выполненных начислений по соответствующим видам оплат.

Аудитор также проверяет правильность начислений по прочим видам оплат и доплат: оплата отпусков, работы в праздничные дни, доплата за работу в ночное время и др. Методика проверки сводится к проверке алгоритмов расчетов и исходных данных. По обнаруженным ошибкам бухгалтер-расчетчик вносит необходимые исправления, пересчитывает начисления и удержания по работающим.

К основным видам удержаний относятся: налог на доходы с физических лиц, удержания по исполнительным листам, прочие удержания (за брак, за товары, купленные в кредит, и др.). Вначале необходимо проверить справочные данные (льготы по налогу на доходы с физических лиц, размер удержаний по исполнительным листам и др.), затем установить соответствие алгоритма законодательным документам и, наконец, проверить сами выполненные расчеты.

Аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется по физическим лицам, как состоящим, так и не состоящим в списочном составе предприятия, по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам и удержаниям (налогам, платежам и др.).

Для этой цели необходимые данные накапливаются в лицевых счетах (накопительных документах), расчетно-платежной документации, а при использовании ПК могут храниться в виде отдельных файлов.

Аудитор должен проверить, ведется ли такой учет, и обратить внимание на сохранность этой информации и формирование на каждого работающего совокупного годового дохода. Помимо прямых начислений в совокупный доход должны быть включены:

• — стоимость натуральной оплаты работником,
• — вознаграждения по результатам работы за год,
• — стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока,
• — стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов,
• — единовременные вознаграждения за выслугу лет и др.

Сводные расчеты по заработной плате выполняют проверку данных по сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и корреспондирующих с ним счетов. При журнально-ордерной форме учета обороты по кредиту этого счета проверяют по данным журнала-ордера № 10, а дебетовые данные по сч. 70 (выдача заработной платы, удержания и др.) — по данным журналов-ордеров № 1 «Касса», № 2 «Расчетный счет», № 8 — по счетам учета расчетов с бюджетом, депонентами и др.

При автоматизированной форме учета контролю подвергаются записи в ведомостях дебетовых и кредитовых оборотов. Кроме того, сводные данные проверяют по Главной книге (сч. 70 и 69). Сальдо по этим счетам должны быть тождественны показателям баланса ф. № 1 по ст. «Расчеты с кредиторами по оплате труда» и «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» раздела VI пассива и по ст. «Расчеты с прочими дебиторами» раздела II актива (в части долгов за работающими и органами страхования).

Для контроля расчетов по оплате труда используются следующие документы: первичные документы по учету выработки и заработной платы, расчетные (расчетно-платежные) ведомости, лицевые счета работающих, платежные ведомости и др.

Прежде всего, необходимо проверить соответствие итогов в отдельных ведомостях (цехов, отделов) с общими итогами по предприятию. Далее проверяется правильность производимых операций по отнесению начисленной заработной платы на соответствующие счета.

Так, выплаты из фонда оплаты труда, включенные в себестоимость продукции, относятся на дебет сч. 20, 23, 25, 26 (производственные затраты).

Помимо контроля расчетов по оплате труда необходимо проверить правильность расчетов по начислению Е.С.Н. и платежей в бюджет. С этой целью уточняют базу налогообложения для определения Е.С.Н. и платежей, перечисляемых в бюджет.

Аудитор проверяет, как организован аналитический учет по сч. 76, субсчет «Депонированная заработная плата». Он устанавливает, велись ли карточки в разрезе физических лиц и депонированных сумм, как производилась выдача сумм депонированной заработной платы, куда относилась депонированная заработная плата.

Типичные ошибки:

• — не применяются типовые формы первичных документов по оплате труда;
• — не ведутся табели учета рабочего времени и т. д.

Обобщение результатов проверки. Рабочими документами аудитора являются таблицы для отражения выборочной проверки начислений и удержаний. При проверке необходимо установить причины отклонений, дать рекомендации по устранению выявленных отклонений, порекомендовать использовать унифицированные формы документов после окончания срока исковой давности (трех лет) и т. п.