Характеристика системы учета и внутреннего контроля коммерческой организации

ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ПРЕДПРИЯТИЯ

Для контроля средств предприятия и процессов их хозяйственной деятельности в обобщающем денежном выражении, обеспечения контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов на исследуемом предприятии создана бухгалтерия, работа которой регламентируется Положением о бухгалтерии (Приложение 5). Также бухгалтерия формирует полную, достоверную информацию о всех результатах деятельности предприятия, необходимую как для оперативного управления, так и для подготовки и сдачи финансовой и налоговой отчетности. Структура бухгалтерии предприятия изображена на рис. 2.1.

Рис. 2.1 Структура бухгалтерии предприятия

Организация и ведение бухгалтерского учета на предприятии осуществляется главным бухгалтером. Согласно должностной инструкции (Приложение 6) главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно финансовой деятельности предприятия; обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности; организует учет. Главный бухгалтер совместно с директором подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных и кредитных обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Немаловажную роль играет тот фактор, что договоры и соглашения, заключающиеся на данном предприятии, согласуются с главным бухгалтером.

Помимо перечисленных обязанностей, главный бухгалтер занимается вопросами налогообложения, следит за состоянием расчетов предприятия с контрагентами, ведет оборотно-сальдовую ведомость и заполняет бухгалтерскую отчетность.

Бухгалтер по реализации отслеживает процессы реализации. Ведет книгу продаж, учет счетов-фактур. Контролирует расчеты предприятия с поставщиками, покупателями, расчеты по претензиям, штрафам, пеням, неустойкам.

Бухгалтер по заработной плате отслеживает динамику кадров, рассчитывает и начисляет заработную плату. Помимо заработной платы этот бухгалтер обрабатывает авансовые отчеты (Приложение 7), ведет соответствующие ведомости.

Бухгалтер-кассир является материально ответственным лицом, подписывая Соответствующий договор. Отвечает за соблюдение кассовой дисциплины, ведет кассовую книгу, ежедневно сдает кассу. Также в данную должность входят такие обязанности, как ежедневно доставлять из госбанка документы, подбирать и по порядку подшивать; сохранять денежные средства; своевременно и правильно оформлять все кассовые и банковские операции; своевременно сдавать наличные деньги в банк, без превышения лимита.

Для правильной организации и планирования учетного процесса главным бухгалтером предприятия разработан график документооборота, который утверждается руководителем предприятия и является безоговорочно обязательным для всех сотрудников, связанных с учетом. Он представляет перечень исполнителей, сроков поступления документов в бухгалтерию от оперативных работников, сроков обработки и прохождения документов внутри управленческого аппарата и завершения всех работ за отчетный период вплоть до составления баланса и отчетности.

Учетная политика магазина «Елена» — это принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности) (Приложение 8).

На выбор и обоснование учетной политики предприятия влияют следующие факторы:

• · организационно-правовая форма организации;
• · отраслевая принадлежность и вид деятельности;
• · масштабы деятельности предприятия (объем и реализации услуг, численность работающих и т. д.);
• · управленческая структура предприятия и структура бухгалтерии;
• · финансовая стратегия предприятия;
• · уровень квалификации бухгалтерских кадров.

Учетная политика магазина формируется главным бухгалтером и утверждается директором.

Учетная политика предприятия обеспечивает: полноту отражения в бухгалтерском отчете всех факторов хозяйственной деятельности (требования полноты); большую готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможных доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов) (требование осмотрительности); отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой); тождество данных аналитического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета (требование непротиворечивости); рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия (требование рациональности).

На предприятии достаточно высокий уровень централизации учета. Централизованная система позволяет более рационально использовать бухгалтерский аппарат, что позволяет уменьшить затраты на ведение учета. Численность работников бухгалтерии ограничивается 4 сотрудниками.

Форма бухгалтерского учета представляет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах. На исследуемом предприятии выбрана мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета, т.к. она отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Мемориальные ордера (Приложение 9) являются документами бухгалтерского оформления, в которых указываются проводки по хозяйственным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляется постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер в месяц на каждую группу однородных операций. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции.

Преимуществами мемориально-ордерной формы учёта являются:

• — по сравнению с журнал-ордерной, не ограничивает числа учитываемых операций;
• — расширяет возможности разделения труда между учётными работниками.

Документы, на основе которых производится записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Мемориальные ордера фиксируются в регистрационном журнале. Запись в нем производится в хронологическом порядке, при этом на мемориальных ордерах проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной книге и оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Данные регистрационного журнала служат основанием для заполнения Главной книги, которая является регистром синтетического учета.

Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета.

В Главной книге содержатся только синтетические счета, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой — кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т. е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

На основании оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Поскольку магазин «Елена» относится к категории малого предприятия, то в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации годовая бухгалтерская отчетность представляется в сокращенном варианте.

В состав годового отчета предприятия входят: бухгалтерский баланс.

(Приложение 10), отчет о прибылях и убытках, приложения к ним и пояснительная записка. В соответствии с федеральными законами исследуемое предприятие не подлежит обязательному аудиту, поэтому аудиторское заключение в годовом отчете предприятия отсутствует.

В бухгалтерскую отчетность включаются данные, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении предприятия, финансовых результатах его деятельности и изменениях в финансовом положении. Отчетным годом считается календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно. Бухгалтерская отчетность подписывается директором и главным бухгалтером предприятия.

В круг пользователей бухгалтерской информации входят внешние и внутренние пользователи (рис. 2.2).

К внешним пользователям относятся:

• а) государство, прежде всего в лице налоговых органов, которые проверяют правильность составления отчетных документов, расчета налогов, определяют налоговую политику;
• б) существующие и потенциальные кредиторы, использующие отчетность для оценки целесообразности предоставления или продления кредита, определения условий кредитования, усиления гарантий возврата кредита, оценки доверия к организации как к клиенту;
• в) поставщики и покупатели, определяющие надежность деловых связей с данным клиентом.

К внутренним пользователям относятся:

а) директор предприятия, который по данным отчетности определяет правильность принятых инвестиционных решений и эффективность структуры капитала, определяет основные направления политики дивидендов;

б) потенциальные служащие, интересующиеся данными отчетности с точки зрения уровня их заработной платы и перспектив работы в данной организации.

Рис. 2.2 Круг пользователей бухгалтерской информацией

Бухгалтерская финансовая отчетность составляется, хранится и представляется пользователям бухгалтерской отчетности в установленной форме на бумажных носителях.

Для того чтобы упростить ведение налогового и бухгалтерского учета на предприятии выбрана упрощенная система налогообложения (Приложение 11).

Учетная политика предприятия сформирована согласно общепринятых правил и особенностей своей деятельности. Совокупность выбранных методов, форм и организации бухгалтерского учета обеспечивает соответствие основным требованиям, предъявленным к учетной политике.