Разработка проекта проведения корпоративных мероприятий по укреплению внутреннего имиджа компании «Трест СКМ»

Задачей данного параграфа является разработка проекта проведения корпоративных мероприятий в компании «Трест СКМ», которые будут направлены на попытку устранения выявленных из анализа корпоративного имиджа недостатков и упущений. Проект проведения корпоративных мероприятий будет разрабатываться с учетом сегодняшних экономических условий — финансового кризиса. Автором дипломной работы уделяется внимание минимизации финансовых затрат.

Во втором параграфе данной главы проведен анализ проводимых корпоративных мероприятий «Трест СКМ», который показал, что в компании не делается абсолютно никакого акцента на такую важную дату как день рождения компании. Празднуются юбилеи каждого из магазинов, а собственно главному офису и главной управляющей компании не уделяется никакого внимания.

Компания «Трест СКМ» функционирует на рынке с 1994 г. Летом 2009 г. у нее будет юбилей — 15 лет. Поэтому в рамках данной дипломной работы все предложенные мероприятия будут объединены тематикой дня рождения и приурочены к юбилею.

В рамках празднования дня рождения планируется провести ряд корпоративных мероприятий, которые окажут положительное влияние на имидж компании. Конечно, все недостатки в сложившемся корпоративном имидже не устранить, т. к. необходимо использование комплекса инструментов коммуникаций по формированию и укреплению имиджа. Но возможно заложить некий фундамент для данного действия и организовать положительное внутреннее пространство компании.

Предполагается провести следующие мероприятия:

• ? конкурс среди продавцов-консультантов на звание самого лучшего продавца сети магазинов «Трест СКМ»;
• ? спортивный турнир по футболу;
• ? торжественный вечер для всех сотрудников, приуроченный к юбилею компании.

В таблице 2.1 представлен график проведения корпоративных мероприятий, где указаны основные участники, дата и время проведения.

Таблица 2.1 График проведения корпоративных мероприятий.

Как уже говорилось выше, корпоративное мероприятие — сложное структурированное явление, совокупность координируемых, целенаправленных действий для осуществления важной цели или взаимосвязи целей. Поэтому, при разработке каждого мероприятия необходимо определение его целей — это будет первый этап организации. Второй этап представляет собой планирование основных событий, определение эффективных средств коммуникации и составление примерного бюджета. Многие авторы обозначают третий этап, как «принятие мер по осуществлению коммуникации» Катлип С. М., Сентер А. Х., Брум Г. М. Паблик рилейшнз. Теория и практика, 8-е изд.: пер. с англ.: Уч. Пос. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. — С 379. — это непосредственно проведение самого мероприятия. Важным и необходимым является четвертый этап (хотя многие его упускают из виду) — это оценка эффективности проделанных действий, сопоставление полученных результатов с поставленными в начале целями и определение дальнейших перспектив Ачкасова В. А., Володина Л. В. Связи с общественностью как социальная инженерия. — СПб: Речь, 2005. С. 145.

Теперь необходимо рассмотреть каждое из трех, перечисленных выше мероприятий, в отдельности, обозначить его ценность для компании в решении задач по формированию внутреннего имиджа, определить сроки проведения, примерный бюджет и технологию организации.

1. Конкурс среди продавцов-консультантов на звание самого лучшего продавца сети магазинов «Трест СКМ».

Целью данного мероприятия является повышение качества обслуживания клиентов магазинов и позиционирование компании как сети магазинов с высоким уровнем обслуживания. Необходимо заинтересовать продавцов-консультантов в увеличении объема продаж, в лучшем отношении к клиентам, к производимому на них впечатлению от обслуживания.

Мероприятие позволит оценить качество обслуживания, повысить мотивацию персонала к работе и качественному обслуживанию, исследовать работу продавцов-консультантов для оценки уровня знаний, навыков в продажах, выявления типичных ошибок во взаимодействии с покупателем, составить программу обучения и произвести ее коррекцию.

Данный конкурс необходимо сделать ежегодным ярким событием в жизни персонала магазинов. Он будет закономерным этапом в системе подготовки и оценки обслуживающего персонала.

Конкурс будет проходить в течение недели с тринадцатого по девятнадцатое июля. Участниками являются продавцы-консультанты сетей магазинов «СуперСтрой» и «СтройАрсенал».

Для подготовки проведения конкурса необходимо учесть следующие моменты:

• 1) по каким критериям будут оцениваться участники;
• 2) кто будет оценивать работу продавцов-консультантов (руководство компании, покупатели, директора магазинов, весь коллектив магазинов);
• 3) каков будет главный приз и чем будут награждены участники конкурса;
• 4) как провести церемонию награждения (общая или отдельно для каждого).

Критериями оценки продавцов-консультантов выбраны:

• ? клиентоориентированность (грамотное выявление потребностей, грамотная консультация);
• ? доброжелательность (приветствие, доброжелательность в процессе консультации);
• ? профессиональная грамотность (знание специфики товара);
• ? креативность (быстро реагировать и находить неординарные решения в общении с клиентом);
• ? внешний вид.

В рамках данной дипломной работы во время проведения конкурса планируется оценка деятельности и личных качеств участников двумя аудиториями: непосредственно покупателями продукции и руководством компании «Трест СКМ». Необходима оценка именно двумя аудиториями. Во-первых, продавец-консультант является лицом компании перед потребителями, поэтому необходимо учитывать мнение этой аудитории. Во-вторых, продавец-консультант является частью компании, поэтому необходимо рассматривать не только его взаимодействие с покупателями, но и качества, проявляющиеся непосредственно во взаимодействии с коллегами и отношению к работе.

Оценка покупателями будет организована следующим образом: каждому входящему в магазин будет вручаться купон (см. Приложение 6), который необходимо будет заполнить на выходе из магазина. В данном купоне необходимо будет указать имя продавца, с которым общался покупатель и оценить его работу по пятибалльной шкале. Купоны будут опускать в специальную коробку на выходе из магазина.

Участие покупателей в оценке персонала позволит подчеркнуть важность их мнения для руководителей компании. Также с помощью этого возможно выявления не только лучшего продавца-консультанта, но и обнаружение недостатков в качестве обслуживания для дальнейшей работы над их устранением.

Оценка руководством компании предполагает проведение программы «Тайный покупатель» в сети магазинов, отзывы руководства магазинов о работе сотрудников.

Программа «Тайный покупатель» представляет собой посещение магазина сотрудниками главного офиса под видом покупателей и оценка работы продавцов-консультантов. Для проведения программы также возможно использование практикантов, которые практически всегда есть в компании, или новых сотрудников главного офиса, что будет входить в программу их адаптации и иметь цель — знакомство с торговыми подразделениями.

Отзывы руководства магазинов о своих сотрудниках как оценка их деятельности позволят выявить отношение сотрудника к работе. Здесь будут учитываться такие характеристики как пунктуальность, стремление к профессиональному развитию, обучаемость, выполнение своих должностных обязанностей, взаимоотношения с коллегами.

Далее на основе мнения покупателей, программы «Тайный покупатель» и отзывов руководства магазинов о сотрудниках будет выбран лучший продавец-консультант сети. Награждение участников будет происходить на торжественном вечере, посвященном празднованию юбилея компании.

При выборе призов следует учитывать специфику награждаемой аудитории. Она состоит преимущественно из молодежи, поэтому призы должны быть соответствующие. За первое место следует присудить звание лучшего продавца-консультанта сети магазинов компании «Трест СКМ» и подарить нетбук Нетбук? небольшой ноутбук компактного размера, предназначенный для доступа к Интернету и работы с офисными приложениями.. Участника, занявшего второе место наградить сотовым телефоном, а за третье место вручить mp3 плеер. Более подробно о награждении участников будет написано далее, при описании торжественного вечера компании «Трест СКМ».

На данном этапе необходимо представить примерную смету расходов на проведение мероприятия (см. Таблица 2. 2).

Таблица 2.2 Смета расходов на проведение конкурса.

В качестве итога по данному конкурсу возможно получит следующие результаты:

• ? обеспечить мотивацию сотрудников к наиболее лучшему обслуживанию клиентов;
• ? исследовать уровень обслуживания покупателей: участие покупателей позволит представить все плюсы и минусы обслуживания;
• ? скорректировать существующие недостатки в обслуживании:
• ? разработать программы обучения персонала, направленные на повышение качества обслуживания.
• 2. Организация спортивного турнира.

Спортивный турнир как одна из разновидностей тимбилдинга позволит сплотить коллектив, наладить отношения между коллегами, создать атмосферу знакомства для сотрудников разных подразделений. Здесь важно то, что участники занимают активную позицию в мероприятие, а не просто наблюдают.

Практика организации спортивных турниров компании «Трест СКМ» имеется. Но, как показал анализ корпоративных мероприятий, имеется ряд существенных недостатков: участвуют в нем преимущественно сотрудники главного офиса, многие сотрудники магазинов не информируются о проведении. Учитывая эти просчеты в организации, предлагается в рамках традиционной «Спартакиады» провести турнир по футболу для абсолютно всех сотрудников компании.

Сначала необходимо организовать информирование всех сотрудников главного офиса и магазинов (см. Приложение 7). Для этого необходимо провести рассылку по электронной почте каждому сотруднику и разместить информационной письмо во внутрикорпоративной сети. Т. к. многие сотрудники не имеют доступа к компьютеру в рабочее время, поэтому необходимо разместить на информационной доске в каждом магазине, подразделении и отделе анонс спортивного турнира. Возможно также использование слухов для информирования сотрудников.

Информирование предполагается провести за три недели до мероприятия, чтобы у сотрудников было время определиться со списком участников, а также провести подготовку к турниру. Список команд-участников передается организаторам за две недели до мероприятия. За неделю до мероприятия публикуются списки команд-участников.

Каждому магазину предлагается выдвинуть от своего имени одну команду и несколько болельщиков (их количество зависит от количества сотрудников магазина и возможности их отлучения от рабочего места). Главный офис компании «Трест СКМ» также определяет участников команд. Т. к. в некоторых магазинах небольшое количество сотрудников, то будет целесообразным объединение нескольких команд в одну. Всего должно получиться около восьми команд по девять участников-футболистов и около пяти болельщиков каждой команды. Участникам необходимо продумать название команды, девизы, поддерживающие слоганы для игроков, плакаты, при желании возможно также танцевальная поддержка.

Для проведения турнира необходимо наличие следующих лиц: ведущий, фотограф, судья. Для сокращения бюджета мероприятия возможно привлечение не сторонних лиц, а из числа сотрудников компании «Трест СКМ». Напр., ведущий — Анастасия Станиславовна Захарова, сотрудница магазина «СуперСтрой»; фотограф? Илья Сергеевич Кузнецов, сотрудник отдела IT; судья — Антон Павлович Кардашин, сотрудник магазина «СуперСтрой».

На время проведения турнира необходимо организовать обеспечение всех участников напитками и легким питанием.

Спортивный турнир будет проходить 6 июня в 14:00. Данная дата выбрана не случайно, т. к. именно в этот день недели — понедельник, в магазинах наименьший приток покупателей. Значит, сотрудники магазинов будут отсутствовать на рабочем месте без ущерба для продаж и качественного обслуживания покупателей.

Турнир будет организован на спортивной площадке в Орджоникидзевском районе. Площадка выбрана с учетом следующих критерий: удобство месторасположения (находится рядом с одной из станций метро), наличие двух полей для игры и подходящая арендная плата.

Начало турнира состоится в 14:00. Методом жребия выбираются команды для каждого матча и далее по принципу чемпионата. Необходимо сократить традиционное время футбольного матча (девяноста минут) до сорока пяти, чтобы уложить все мероприятие в один день. По результатам футбольных матчей определяется команда-победитель.

Награждение участников турнир будет происходить после окончания турнира. Всем командам будут вручены дипломы и сувенирная продукция компании «Трест СКМ» (ручки, блокноты, значки). Победителям будет вручен призовой переходящий кубок, который будет находиться у команды один год до следующего турнира. Также команде победителю вручается сертификат на корпоративный отдых, который дает право на игру в боулинг (3 дорожки на 2 часа), два часа игры в пул в ТРЦ «Екатерининский».

После проведения турнира необходимо создание информационного письма, которое будет содержать итоги турнира, его описание, отзывы участников и др. Данное письмо будет размещено на информационных досках, отправлено всем сотрудникам по внутрикорпоративной сети. Также необходимо обеспечить распространение фотографий с мероприятия.

Теперь необходимо представить примерную смету расходов на проведение спортивного турнира (см. Таблица 2. 3).

Таблица 2.3 Смета расходов на проведение спортивного турнира.

3. Проведение торжественного вечера для всех сотрудников по случаю юбилея компании «Трест СКМ».

Целью данного мероприятия является не только празднование памятного события, но и демонстрация масштаба компании «Трест СКМ», укрепление идентичности сотрудников, общий климат в коллективе. Мероприятие, воздействуя на эмоции участников, направлено на решение организационных задач: знакомство сотрудников разных подразделений, укрепление корпоративной культуры, акцентирование ее миссии и целей, перспектив, формирование корпоративной гордости. Торжественный вечер будет иметь презентационный характер: позиционирование компании как единого организма в бизнес-среде для сотрудников.

Проведение торжественно вечера планируется на 24 июня в 19:00.

Место проведения следует выбрать, основываясь на количестве участников (около 240 человек) и подходящей арендной плате. Исходя из этих двух положений, наиболее оптимальным будет празднование в одном из Домов культуры города Екатеринбурга.

За три недели следует провести информирование сотрудников о предстоящем событии (см. Приложение 8). Для этого информационное письмо отправляется всем сотрудникам главного офиса по электронной почте, размещается на информационной доске в каждом подразделении и начальники сообщают об этом подчиненным на организационных собраниях. В данном письме необходимо указать, что два предыдущих мероприятия приурочены к юбилею. За одну неделю до мероприятия информирование повторяется.

Крупный корпоративный праздник — юбилей компании «Трест СКМ» предполагает обязательно разработку сценария, где точно по времени распределены все действия. В данной дипломной работе мы составляем лишь концепцию, проект проведения, включающий наиболее важные моменты, на основе которых предполагается дальнейшая, более детальная разработка сценария.

Предполагается, что мероприятие будет проходить в банкетной форме и состоять из официальной и неофициальной части, способствующей знакомству сотрудников и их общению.

Торжественный вечер начинается с вступительного слова ведущего, приветствия участников. Открытие торжественного вечера происходит ведущим, который приветствует участников, поздравляет компанию. Из основных моментов, которые должны быть на торжественном вечере можно выделить следующие:

• ? Поздравление от генерального директора компании «Трест СКМ»? В. Б. Катаева. В поздравительную речь необходимо включить слова благодарности всем сотрудникам за вклад в общее дело, подчеркнуть, что рост компании — это заслуга каждого из присутствующих;
• ? Поздравление от директоров всех магазинов компании «Трест СКМ»;
• ? Показ презентации (см. Приложение 9), которая будет содержать историю компании, успехи, достижения, текущее состояние, основные положения корпоративной культуры, фото с прошедших мероприятий (конкурс, турнир по футболу). Контент презентации необходимо составить на основе корпоративного кодекса компании «Трест СКМ». В дальнейшем необходимо обеспечить размещение корпоративного кодекса в каждом подразделении, отделе и предоставлять для ознакомления всем новым сотрудникам. Также он будет служить источником информации о целях, миссии и ценностях компании, правилах, нормах поведения и ведения трудовой деятельности;
• ? Награждение участников и победителей проведенных мероприятий (конкурс продавцов-консультантов, спортивный турнир);
• ? Мероприятие заканчивается салютом и разрезанием большого праздничного торта.

По прошествии мероприятия планируется выпуск информационного письма с его итогами, распространение фотографией среди всех сотрудников.

Теперь представим примерную смету основных расходов на проведение торжественного вечера, посвященного юбилею компании «Трест СКМ» (см. Таблица 2. 4).

Таблица 2.4 Смета расходов на проведение торжественного вечера.

В параграфе 2. 2 данной дипломной работы говорилось о том, что, используя подход ИМК к корпоративным мероприятиям, возможно добиться эффекта кросс-функциональности. Далее будут отмечены возможности использования проведенных мероприятий в качестве информационных поводов для разных аудиторий.

• 1) Создание информационных поводов внутри компании: информационные письма о проведении, об итогах мероприятий. Распространение средствами внутреннего общения: информационные доски, внутрикорпоративная сеть, выступления руководства, также возможно использование социальных сетей Интернет;
• 2) Создание информационных поводов для потребителей: сообщения на информационных порталах, социальных сетях;
• 3) Создание информационных поводов для партнеров: сообщения на бизнес-форумах, социальных сетях, в средствах массовой информации.

Итак, в данном параграфе разработана концепция проведения корпоративных мероприятий для компании «Трест СКМ», которая, по мнению автора дипломной работы, способна не только участвовать в формировании и поддержании внутреннего имиджа компании, но и вызвать некий резонанс во внешней среде, привлечь внимание других аудиторий.

Теперь необходимо подвести итог второй главы данной дипломной работы. При рассмотрении корпоративных мероприятий как коммуникативной единицы компании выяснено, что они, транслируя базовые ценности, цели компании, создавая внутреннюю атмосферу, являются элементом коммуникации в компании, по сути, решая основные задачи деятельности public relations в компании. Т.о., корпоративные мероприятия выступают как бы сгустком, концентрированным проявлением всех PR-действий в компании. Используя интеграцию различных инструментов маркетинга, возможно добиться эффекта кросс-функциональных мероприятий, которые одновременно с внутренней аудиторией (основной) будут восприниматься внешней и являться дополнительным информационным поводом.

На основе данных положений и результатов анализа текущего имиджевого решения, проведенного в третьем параграфе первой главы, разработан проект проведения корпоративных мероприятий в компании «Трест СКМ». По мнению автора дипломной работы, такая концепция проекта способна формировать внутренней имидж компании и позитивно влиять на имидж компании в целом.