Менеджмент на предприятия

Производство — это создание товаров и услуг. Производственный (операционный) менеджмент является деятельностью, которая относится к созданию товаров и услуг путем преобразования входов (необходимых ресурсов всех видов) в выходы (готовые товары, услуги).

Управление производством и услугами обеспечивает согласованность между операциями (процессами) и выполняет общие функции, возникающие в жизнедеятельности производственной или сервисной системы в целом.

Обычно производство ассоциируется с заводом, машинами, заготовительными, обрабатывающими и сборочными процессами. Однако с конца, 20 в. теория управления производством применяется также в сфере услуг, здравоохранении, общественном питании, индустрии развлечений и отдыха, в банковском деле, гостиничном хозяйстве, в розничной торговле, образовании, на транспорте, в государственных и региональных органах управления и др.

Эффективный производственный менеджмент невозможен без научной организации труда. Научная организация труда является составляющей цикла производственного менеджмента на оперативном уровне. Организация труда должна базироваться на достижениях науки и передовом опыте, обеспечивать повышение производительности труда и сохранение здоровья человека.

Научная организация труда направлена на решение следующих взаимосвязанных задач; экономической, психофизиологической, социальной.

Экономическая задача связана с наиболее полным использованием оборудования, материалов, сырья, обеспечением повышения производительности труда.

Решение психофизиологической задачи предполагает создание благоприятных производственных условий, что важно для сохранения здоровья работников, их работоспособности.

Решение социальной задачи направлено на повышение удовлетворенности условиями и результатами труда.

Большое значение имеет научная организация управленческого труда, о чем уже говорилось при рассмотрении вопросов планирования времени руководителей. От того, какова структура аппарата управления, какая выбрана система управления, зависят содержание и организация труда специалистов и служащих.

Отметим, что научная организация труда имеет четко определенный круг задач. Однако ее нельзя рассматривать изолированно от организации производства в целом.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.

Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания.

С понятием структуры организации тесно связано понятие об иерархических взаимосвязях. Все большее количество организаций имеют иерархическую природу. Почти каждая организация — церковь, университет или предприятие — состоит из подразделений, которые делятся на более мелкие организационные единицы, дробящиеся в свою очередь на еще более мелкие части. В классической теории организации понятию иерархической структуры соответствует так называемый принцип лестницы. Этот принцип предполагает деление власти и ответственности по вертикали иерархии и распределение обязанностей между подразделениями.

Иерархия представляет собой, по-видимому, общую закономерность природы. Принцип иерархической структуры — является также главным принципом общей теории систем.

Основой классической теории организации является принцип узаконивания власти за некоторым центральным источником власти. Власть — это способность заставить исполнять свои решения подчиненных; основой власти является формальное положение руководителя и руководство с помощью поощрений и взысканий, которые сопутствуют этому формальному положению. Власть связана не с личными качествами руководителя, а с его положением в организации.

Власть служит средством интеграции деятельности отдельных элементов организации и их ориентации на достижение общей цели. Она дает основу для проведения централизованного управления и контроля за результатами деятельности организации.

Традиционное представление об административной власти по-прежнему занимает значительное место в специальной литературе по проблемам управления. Однако применение этих взглядов ограничивается другими концепциями. Примером является принцип признания авторитета, который гласит, что степень распространения власти определяется готовностью подчиненного признать директивы и приказания руководителя. (Авторитетэто характер связи в формальной организации, благодаря которому то или иное лицо или член организации может влиять на те действия в организации, в которых он заинтересован). Этот принцип признания авторитета стал важным элементом модели «человеческих отношений».

Не мало важное значение в работе предприятия имеет принцип объема контроля, или сфера наблюдения, связан с числом подчиненных, действия которых может эффективно контролировать один начальник. Эта концепция тесно примыкает к концепции иерархической структуры организации и ее деления на отделы. Принцип объема контроля подразумевает необходимость координации начальником деятельности своих подчиненных. Понятие объема контроля подчеркивает необходимость установления таких отношений между начальником и подчиненным, которые позволяют проводить систематическую интеграцию деятельности подчиненных.

В классической теории организации линейная структура организации является носителем и непосредственным источником административной власти, а функции центральных служб заключаются в том, чтобы помогать и советовать линейным подразделениям. Согласно традиционному взгляду центральные службы способствуют расширению возможностей руководителя. Благодаря использованию таких специальных центральных служб, подчиненных и докладывающих непосредственно начальнику, можно увеличить объем контроля этого начальника, не опасаясь сократить возможности координации им действий подчиненных.

Однако с развитием специализации и усложнением предприятий это представление о центральных службах претерпело серьезные изменения. Они стали играть значительно более важную роль, обеспечивая руководству сервис, информацию и даже управление другими подразделениями организации. С увеличением роли центральных служб прежние четкие и простые взаимоотношения между линейными и центральными службами стали невозможными.

Рассмотренные принципы структуры, иерархии, административной власти, специализации, объема контроля и взаимоотношений линейных и центральных служб в значительной мере вытекают из традиционной теории организации, где главное внимание уделялось наиболее эффективному распределению работы по группам. Принимая за исходный пункт общие цели организации, эта теория стремилась определить отдельные задачи, которые необходимо решить для достижения общих целей.

Охарактеризую отдельные элементы организационной структуры:

Директор ООО «Калачинский Водоканал»

Организует работу предприятия, руководит предприятием, контролирует производственно-хозяйственную деятельность ООО «Калачинский Водоканал» .

Юридический отдел

Секретарь

Прием входящей и исходящей информации и их регистрация.

Аварийно-диспетчерская служба

Обеспечивает постоянный оперативный контроль, ведение и управление бесперебойной работой организации, оказывает необходимую помощь службам в их производственной деятельности, быстром проведении ремонтно-восстановительных работ, объектах обслуживания.

Отдел кадров

Осуществляет подбор квалификационных персонала.

Плановый экономический отдел

Подготовка документов для регулирования тарифов в соответствующие инстанции; анализ финансовоэкономического состояния предприятия и контроль за состоянием и результатами хозяйственной деятельности; организация оплаты и стимулирования труда.

Бухгалтерия

Осуществляет руководство: —бух. учетом и отчетностью, централизацией учета, отчетности и расчетов, финансовым планированием, ведет журнал количества отработанных часов, выписывает путевые листы.

Бухгалтер по зарплате — начисляет зарплату, отпускные, больничные.

Бухгалтер по материалам — приходует материалы по требованиям накладных, оформляет расход материалов на производственные нужды.

Бухгалтер по основным средствам — принимают по актам основные средства, начисляет их амортизацию.

Абонентский отдел

Начисление коммунальных услуг; обработка и разноска квитанций; работа с населением; составление ежемесячных отчетов; заключение договоров.

Отдел главного энергетика

Бесперебойное и качественное снабжение всех цехов, участков и отделов предприятия электроэнергией. Осуществление качественной, технически грамотной эксплуатации электрооборудования и электрических коммуникаций, находящихся на балансовой принадлежности предприятия.

Производственнотехнический отдел

Своевременное и качественное заключение договоров на оказание коммунальных видов услуг для юридических лиц; контроль за обеспечением надежного тепло…, водоснабжения и канализования сточных вод потребителей или присоединенных к инженерным коммуникациям предприятия.

Отдел материально-технического снабжения

Обеспечивает снабжение необходимыми материалами, руководит работой по приему, хранению и отпуску ГСМ, контролирует выполнение плана поставок, эксплуатацию складских сооружений.

Химико-бактериалогическая лаборатория

Организуют работу по аттестации лаборатории, проведение производственного экологического контроля, контролируют подготовку и анализ банка данных результатов экологического контроля.

Отдел охраны труда и техника безопасности

Обеспечивает надзор и контроль за соблюдением требований охраны труда в соответствии с положениями 'Трудового Кодекса' и иных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения в области охраны труда; несёт ответственность за выполнение требований техники безопасности на рабочих местах предприятия, обучение обслуживающего персонала безопасным методам работы, проведение соответствующих экзаменов; организует совместно с отделом кадров прохождение регулярных медицинских осмотров персонала Общества и т. п.

Управление риском (или риск-менеджмент) в ООО «Калачинский Водоканал» определяет пути и возможности обеспечения устойчивости предприятия, его способности противостоять неблагоприятным ситуациям. Необходимость скорейшего освоения и внедрения методов риск-менеджмента в условиях рыночной экономики обусловлена прежде всего тем, что в настоящее время отсутствуют реальные механизмы финансовой поддержки предприятия. ООО «Калачинский Водоканал» является хозяйствующим субъектам, что означает не только возможность определять свою финансовую и производственную политику, но и отсутствие обязательств государства по предоставлению поддержки в случае аварии, забастовки, финансовых или иных трудностей. Таким образом, самостоятельность предприятия означает одновременно и риск — риск прекращения производства или банкротства. В этих предприятие обязано само позаботиться о создании необходимых резервов или привлечении финансирования из других источников для организации мероприятий по ликвидации убытков.

ООО «Калачинский Водоканал» при организации каналов распределения готовой продукции приходится решать множество вопросов, связанных с доставкой грузов. В первую очередь необходимо выбрать вид транспорта, методы организации перевозок и тип транспортных средств.

При рациональном выборе транспорта специалисты данной организации обращают внимание на его соответствие свойствам перевозимых грузов. Главным критерием является сохранность грузов, наилучшее использование вместимости и грузоподъемности транспорта, снижение затрат на перевозку.

Перевозка груза производится в порядке указанной очередности:

• — во исполнение утвержденного плана перевозки;
• — во исполнение специального договора с отправителем;

сверх утвержденного плана;

— по разовым заявкам от государственных предприятий, организаций, учреждений.

Во исполнение плана перевозки перевозчик обязан предоставить указанные в плане перевозочные средства, а отправитель — предъявить к перевозке предусмотренный планом груз.

В случае неподачи перевозочных средств, необходимых для выполнения месячного плана перевозки, перевозчик по требованию отправителя обязан предоставить перевозочные средства для восполнения недогруза в течение следующего месяца данного квартала. Перевозочные средства, не поданные в последнем месяце квартала, должны быть предоставлены в первом месяце следующего квартала.

Грузовая накладная является перевозочным документом, удостоверяющим заключение договора между грузоотправителем и перевозчиками, указанными в данной грузовой накладной и является документом строгой отчетности.

Для успешной работы и благоприятных перспектив развития ООО «Калачинский Водоканал» использует нормативную регламентацию.

Структура, функции, задачи службы, ответственной за документацию данного предприятия, и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы:

Положение о структурном подразделении — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

• 1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
• 2. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
• 3. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса выполняемых функций.

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.