Формирование справочного издания

Основным структурным элементом справочного издания является словарная статья. Она отличается смысловой и композиционной самостоятельностью, представляет собой относительно самостоятельный текст с заглавным словом и его пояснением. Заглавное слово называет объект описания статьи. Оно может представлять собой слово, словосочетание, выражение, термин, и т. д. В тексте статьи дается характеристика названного объекта. Основой энциклопедической статьи служат конкретные сведения и факты, примеры и т. п. Статья может быть сплошной или делиться на зоны основной и дополнительной информации. Так, в толковом словаре произношение слова, этимология, его синонимы и т. п. являются дополнительной информацией. В этимологическом словаре, наоборот, дополнительной информацией может быть толкование слова.

«Необходимым элементом любого словаря является словник — перечень языковых единиц (слов, словосочетаний, фраз, терминов и пр.), расположенных в алфавитном или систематическом порядке, который подготавливается для работы над словарем. Словник представляет собой полный перечень статей, предназначенных для опубликования, с указанием их объема. Кроме того, это и перечень заглавных слов, обозначающих объекты описания, т. е. слов, подлежащих разъяснению, толкованию».

Словники представляют собой своеобразный каркас энциклопедии, они отражают ее тематическое своеобразие, полноту отбора терминов и другие существенные черты. Анализ словника на определенном этапе позволяет определить примерное количество и объем статей в будущем издании. При разработке словников имеют значение, как словарный состав, так и соотношение объемов материала по отдельным дисциплинам и тематическим разделам.

Существенную роль играет разработка редактором схем типовых статей. «Типовая статья — это статья-образец, эталон, схема, по типу которой создаются десятки, сотни, а иногда тысячи аналогичных текстов. Эти схемы унифицируют структуру статей, определяют объем информации для различных их категорий, становятся планом заказанной автору статьи».

Схема типовой статьи предусматривает определенный минимум справочных данных, учитывает взаимосвязи данной темы со смежными темами. Продумывание схем типовых статей позволяет выдержать структурное единообразие статей, принадлежащих к одной категории. Однако наличие схем не должно исключать отступлений от них, препятствовать проявлениям авторской индивидуальности.

По схемам типовых статей редакция заказывает пробные статьи наиболее опытным авторам. При редактировании этих статей учитывают, как укладывается материал в отведенные ему рамки, какова их структура и т. п. Пробные статьи проходят апробацию в редакции словника, в смежных редакциях, иногда даются на внешнее рецензирование. После обсуждения и окончательного редактирования пробных статей уточняются сами типовые схемы, вносятся изменения в средние размеры статей, в ссылочный и библиографический аппарат. Все отраслевые редакции получают перечни типовых статей с указанием необходимых критериев.

На следующем этапе в отраслевых редакциях составляются тематические словники, которые отражают существующую структурно-логическую схему той или иной науки. Распределение терминов и объемов статей между разделами словников отраслевые редакции ведут с учетом научной и практической значимости тех или иных понятий, отдавая предпочтение прогрессивным явлениям, перспективным методам, новым понятиям. Отобранные термины объединяются в генеральный словник, составляющий терминологический фонд, в котором сосредоточен и отражен словарный состав вышедших в издательстве энциклопедий.

После отработки тематических словников каждая редакция составляет алфавитные картотеки по темам, которые затем сводятся в единый алфавитный словник. На этом этапе намечаются границы будущих томов и выделяются крупные статьи для каждого тома. Единый алфавитный словник утверждается редакционной коллегией. Он не является предельно жестким. Специальная группа (редакция, отдел) словника, в задачу которой входит его ведение, по указанию редакционной коллегии вносит в словник коррективы относительно удельного веса отдельных дисциплин, проводит контрольный просмотр словника с привлечением наиболее опытных редакторов издательства, обеспечивает «стыки» между разделами и т. д. Отдел словника контролирует простановку ссылок после того, как все статьи слиты в едином алфавите тома.

Словарные статьи не должны дублировать друг друга. Для устранения повторов используется система внутритекстовых ссылок и отсылок к статьям, где можно найти необходимые сведения. Ссылки связывают близкие или смежные понятия и служат удобству поиска при пользовании изданием. Внутритекстовые ссылки указывают, в каких статьях можно найти дополнительные сведения; отсылки адресуют читателя к статье, где приводятся основные сведения.

Для экономии места в энциклопедии используется система сокращений и условных обозначений, помогающая унификации оформления всех элементов текстового и иллюстративного материала в издании. Сокращения и условные обозначения, принятые для данного издания, помещаются в списках сокращений и условных обозначений.

Чтобы обеспечить надлежащее качество статей, необходим умелый подбор авторов. При оценке статей редактор опирается на заключение постоянных научных консультантов, редакторов-консультантов и рецензентов по различным дисциплинам.

Высокая квалификация редактора необходима уже на стадии оценки авторского материала. Необходимо установить, отвечает ли рукопись условиям заказа (объем рукописи, соответствие типовому плану, выполнение стандартных требований к авторскому оригиналу и т. д.). Одновременно оцениваются содержательные аспекты: отражение новейших научных данных, информационная емкость, соответствие потребностям адресата.

Все элементы статьи нуждаются в постоянном пристальном внимании редактора. Здесь обязателен кропотливый сопоставительный анализ большого количества статей на предмет единообразия построения каждого элемента и его полноты.