Функциональные возможности системы «ДЕЛО»

• · Регистрация документов;
• · Работа с файлами (электронными документами);
• · Работа с поручениями;
• · Кабинеты;

Рис. 5 Кабинеты «Дело»

• · Работа с проектами документов;
• · Прием и внешняя рассылка документов;
• · Движение документов внутри организации;
• · Формирование дел;
• · Информационно-справочная работа.

Одной из важнейших особенностей системы является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике.

Основные функции:

Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами.

· Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.

Рис. 6 Входящая корреспонденция «Дело»

• · Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
• · Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
• · Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.

Рис. 7 Резолюция «Дело»

Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.

· Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.

· Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации:

• · Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
  • — создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
  • — изменение проекта с хранением предыдущих версий;
  • — согласование и утверждение проекта документа;
  • — регистрация документа, созданного на основе проекта.
• · Формирование поручений по документам;
• · Управление прохождением документов с множеством решений. Весь документ в целом и каждый из его пунктов могут иметь собственные иерархические деревья резолюций, каждая из них со своими исполнителями и контролерами.
• · Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
• · Контроль прохождения и исполнения документов. Реализована ролевая функция контролера — возможность делегирования функции контроля документов, пунктов и резолюций лицам или подразделениям, определенным в качестве контролеров или контрольных служб.
• · Управление доступом к документам.
• · Создание и хранение шаблонов документов.

Обеспечение информационной безопасности.

• · Разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями.
• · Протоколирование действий пользователей.
• · Использование методов криптографической защиты информации — ЭЦП и шифрование.

Возможности работы через Web стали максимально приближены к функционалу системы «ДЕЛО» в локальной сети. Сотрудники удаленного филиала — при наличии Web-доступа — становятся равноправными участниками документооборота всего предприятия. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса, имеют возможность участвовать в принятии, исполнении и контроле решений.

Регистрация документов с автоматическим заполнением некоторых полей РК;

• · Регистрация связанных документов;
• · Заверение прикрепленных к РК файлов, ЭЦП, а также проверка ЭЦП прикрепленных файлов;
• · Вынесение резолюций по документу, контроль исполнения;
• · Согласование и подписание проектов документов;
• · Заверение ЭЦП файлов, прикрепленных к РК проектов документов, а также проверка их ЭЦП;
• · Поиск документов и резолюций по значениям их реквизитов;
• · Получение отчетности о внутреннем и внешнем документообороте.