Дополнительные функции: поиск и замена текста, автотекст, проверка правописания, тезаурус

При оформлении однотипных документов иногда требуется поменять только несколько слов в существующем документе. Это может быть название организации, товара, срок реализации и т. п. Эти операции могут быть выполнены с помощью команд Найти и Заменить в меню Правка. Команда Найти (Find) используется для нахождения слов и фраз в документе.

• 1. Выберите Правка, Найти (Edit, Find), чтобы открыть диалоговое окно.
• 2. Введите текст в поле Найти (Find What). Выберите нужные опции для поиска.
• 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы найти следующее искомое употребление.
• 4. Выберите Отмена (Cancel), когда операция поиска завершена.

Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью Просмотр документа окончен. Word завершил поиск текста.

Комбинация клавиш Shift+F4 используется для повторения поиска после закрытия диалогового окна «Найти». Команда Заменить (Replace) используется для поиска слов и фраз и замены их в документе на заданные слова и фразы .

• 1. Выберите Правка, Заменить (Edit, Replace). Появляется диалоговое окно.
• 2. Введите текст для поиска, например конференция, в строку Найти (Find) и текст для его замены, например семинар, в строку Заменить на (Replace).
• 3. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы начать поиск, и найдите первое употребление поискового текста.

Когда поисковый текст найден, Word выделяет его. Выберите один из следующих вариантов, чтобы продолжить операцию замены:

• 1. Выберите Найти далее (Find Next), чтобы, не производя замены, перейти к поиску второго употребления поискового текста.
• 2. Выберите Заменить (Replace), чтобы сначала заменить выделенный текст, а затем перейти к поиску следующего употребления.
• 3. Выберите Заменить все (Replace All), чтобы найти и заменить сразу все употребления поискового текста.

После завершения операции замены закройте окно. Когда произведен поиск по всему документу, на экране появляется информационное окно с надписью о том, что Word завершил поиск по документу и было сделано определенное количество замен.

Проверка правописания. По мере приближения срока сдачи работы часто не остается времени для того, чтобы проверить документ на наличие ошибок правописания и грамматики. Программа пакета Microsoft® Office предоставляет средства, способные помочь быстро исправить эти ошибки. При желании можно настроить программу пакета Microsoft® Office так, чтобы она указывала потенциальные ошибки в ходе работы. Если же волнистые красные и зеленые линии отвлекают, можно проверить документ по окончании работы над ним. Предполагаемое действие: Автоматическая проверка правописания и грамматики (волнистые красные, синие и зеленые линии) Одновременная проверка правописания и грамматики. Исправление ошибок с помощью средства проверки правописания и грамматики Принцип работы автоматической проверки правописания. При автоматической проверке правописания в ходе набора документа можно быть уверенным в том, что к моменту вывода документа удалось исправить значительное количество ошибок правописания. Программа пакета Microsoft® Office помечает правильно написанные слова, так что их можно легко увидеть в ходе работы, как показано в следующем примере. Можно щелкнуть правой кнопкой неправильно написанные слова, чтобы увидеть варианты исправления. В зависимости от используемой программы пакета Microsoft® Office щелчок правой кнопкой мыши может предоставить и другие возможности, например, добавление слова в пользовательский словарь.

Тезаурус представляет собой словарь синонимов и родственных слов (рис. 3.14). В программе Microsoft Word эта функция доступна для нескольких языков. Нужное слово иногда бывает очень трудно подобрать, а тезаурус может значительно сэкономить время при редактировании текста документа. Выбрать синоним для слова можно, щелкнув правой кнопкой мыши по слову и установив в открывшемся меню указатель мыши на команду Синонимы (Synonyms). В появившемся подменю будут представлены на выбор варианты замены слова синонимом. При выборе в подменю команды Тезаурус (Thesaurus) в окне программы открывается панель со справочными материалами, в которой присутствуют различные варианты слова. Кроме того, тезаурус можно вызвать следующими способами: первый способ доступен лишь в том случае, если у вас открыта панель Справочные материалы (Research). Просто введите в поле ввода нужное слово и выберите в раскрывающемся списке, расположенном в нижней части группы элементов управления Искать (Search for), значение Тезаурус: русский (Thesaurus:Russian) или любое другое, в зависимости от языка. После этого нажмите кнопку Начать поиск (Start searching) или клавишу Enter; установить текстовый курсор на нужное слово или выделить фрагмент текста, а затем нажать сочетание клавиш Shift+F7; установить текстовый курсор на нужное слово или выделить фрагмент текста, а затем нажать кнопку Тезаурус (Thesaurus), расположенную в группе элементов Правописание (Proofing) на вкладке Рецензирование (Review) ленты управления. Поле вывода результатов панели Справочные материалы (Research) для поиска синонимов отличается от того же поля при работе со справочниками. При работе с тезаурусом оно содержит примеры, которыми можно заменить исходное слово. Выбрав подходящую замену, установите указатель мыши на слово. Справа от выбранного слова появится кнопка со стрелкой вниз. Нажмите ее и выберите подходящий вариант действия с синонимом. Команда Вставка (Insert) вставит слово в содержание документа, команда Копировать (Copy) скопирует синоним в буфер обмена, а команда Искать (Find) активирует функцию поиска синонимов и родственных слов для выбранного варианта.