Информационные технологии в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет является центральным компонентом системы управления любым объектом. Бухгалтерскую информацию используют различные категории персонала предприятия для принятия управленческих решений: менеджеры, экономисты, финансисты, организаторы производства и т. п. Бухгалтерская информация в виде отчетов — бухгалтерский баланс, приложения к бухгалтерскому анализу — необходима также внешним пользователям — сторонним организациям и предприятиям, налоговым органам, органам власти, инвесторам и т. п. От бухгалтерской информации зависят многие управленческие решения, и информационная система бухгалтерского учета оказывает наиболее существенное влияние на эффективность автоматизации управления.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, наблюдения, измерения, регистрации, обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета.

Данное определение раскрывает:

• * сферу учета — экономическая деятельность хозяйствующего субъекта, бухгалтерский учет ограничен рамками внутренних хозяйственных процессов;
• * объекты учета — имущество, собственный капитал, обязательства, задолженности со стороны других организаций, хозяйственные операции;
• * самостоятельное значение бухгалтерского учета по отношению к статистическому и оперативному;
• * основные этапы учетного процесса — наблюдение, измерение, регистрация, хранение, обработка, передача данных;
• * формат представления информации — денежный, натурально-вещественный;
• * методы учета — сплошной (учитываются все хозяйственные операции), непрерывный (учет ведется с момента регистрации организации и до ее реорганизации или ликвидации в соответствии с законодательством Российской Федерации), документальный (на основе документов).

Спецификой бухгалтерского учета является его обязательность для всех юридических лиц на территории страны (для обществ и граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, обязательно ведение учета доходов и расходов и составление отчетности — налоговой декларации).

Информационная система бухгалтерского учета должна удовлетворять следующим требованиям:

• * правильная методическая основа построения планируемых и учетных показателей;
• * охват учетом всех хозяйственных процессов и операций;
• * достоверность, полнота, точность учетных данных, оперативность выполнения учетных операций;
• * эффективность организации бухгалтерского учета.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах отдельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

• 1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
• 2. Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «складской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация материалов).
• 3. Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).
• 4. Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
• 5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями.
• 6. Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
• 7. Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность; имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Технология электронной обработки учетных задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций выполняемых в определенной последовательности — от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная информационная технология, созданная на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. К ее особенностям относятся:

• * применение персональных компьютеров; решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;
• * формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
• * существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;
• * создание единой распределенной базы данных предприятия (организации) для различных подразделений;
• * возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
• * интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;
• * возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно, на одном рабочем месте, в соответствии с блоками меню программ.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.

Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах. При использовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинное информационное обеспечение — это файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти системы в виде баз данных. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются при решении экономической задачи в определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и систематически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, личные карточки работающих и др.

Возможный перечень решаемых бухгалтерских задач определяет меню программы, которое выводится на экран после включения компьютера. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.