Учет расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам

Организация с целью расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров осуществляет расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей собственной и других организаций (включая иностранных), участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.

В состав представительских включаются также расходы организации по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или другого аналогичного органа организации.

В настоящее время организациям следует руководствоваться перечнем представительских расходов, приведенным в ст. 264 НК РФ.

Проводиться подобные мероприятия (официальный обед, ужин и др.) могут либо непосредственно в самой организации, либо с выездом на предприятие общественного питания, либо с этой целью организуется командировка работника в другую организацию, и т. д.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст. 9 Закон № 129-ФЗ) должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

оформление подготовительных документов;

оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Представительские расходы — это планируемые и целевые расходы. 17;435].

На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

порядок расходования средств на представительские расходы;

документальное оформление представительских расходов;

порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

нормирование отдельных видов представительских расходов.

На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

отчет о расходах на проведение деловой встречи;

авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.

Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. Д.

Все первичные документы должны соответствовать требованиям Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.

Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия «представительские расходы».

Представительские затраты признаются расходами (п. 2 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99).

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т. е. в полном объеме включаются в состав затрат.

Порядок включения затрат, произведенных организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п. 2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций — потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

К представительским расходам относят:

на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

Не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Представительские расходы организации принимаются в целях налогообложения прибыли в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. «Сверхнормативные» суммы представительских расходов согласно п. 42 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п. 1 ст. 318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

Во время проведения официального приема лиц количество участников с принимающей стороны не должно превышать количества участников со стороны принимаемой делегации.

Для подтверждения данных вычетов необходимо иметь следующие документы:

приказ о проведении приема;

список приглашенных лиц;

список лиц принимающей стороны;

журнал регистрации гостей;

смета расходов на проведение приема;

документы об оплате и получении фактических услуг и материалов, относящихся к представительским расходам.

Пунктом 2 ст. 93 Налогового (от 03.12.2012 № 231-ФЗ) кодекса определено, что не относятся к представительским расходам и не подлежат вычету расходы по организации банкетов, досуга, развлечений или отдыха. Эти расходы производятся за счет собственных средств предприятия, оставшихся после налогообложения.

Для подтверждения произведенных расходов издается приказ на проведение приема.

Деньги на оплату расходов по приему делегаций выдаются в подотчет ответственному лицу. В случае превышения фактически понесенных представительских расходов над утвержденными нормами превышение расходов является косвенным доходом подотчетного лица и должно облагаться подоходным налогом по ставке п. 2 ст. 145 Налогового кодекса, социальным налогом, отчислениями в накопительные пенсионные фонды. Однако в данном случае подотчетное лицо тратит денежные средства не на себя, а на гостей. Поэтому для подтверждения того, что понесенные расходы не являются доходом конкретного подотчетного лица составляется еще один приказ. Все эти приказы необходимы потому, что денежными средствами распоряжается руководитель [14. с. 253].