Учет денежных средств на предприятии

Все предприятия, осуществляя производственную и хозяйственную деятельность, вступают во взаимоотношения с другими предприятиями, организациями, учреждениями, работниками предприятия и отдельными лицами. Эти взаимоотношения основаны на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации продукции, работ или услуг.

У ЗАО «Терминал-СВ» возникают обязательства перед поставщиками за полученные от них товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги; перед государственным бюджетом по отчислениям от прибыли, платежам в фонды, налоговым и неналоговым платежам, перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другие. С другой стороны, ЗАО «Терминал-СВ» предъявляет требования к абонентам, покупателям, заказчикам об оплате, отгруженной им продукции, оказанных услуг и выполненных работ для возмещения произведенных затрат, выполнения своих обязательств и получения прибыли.

Денежные средства находятся на ЗАО «Терминал-СВ» в форме наличных денег в кассе, хранятся в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также используются в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков.

Для работы с наличными деньгами ЗАО «Терминал-СВ» имеет кассу и должно соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. № 40). Кожинов В. Я. Основы бухгалтерского учета. — Система ГАРАНТ, 2003 г.

Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 по согласованию с Министерством финансов России и введены в действие с 1 января 1999 г.

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

При обеспечении полной сохранности документов кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно должна формироваться машинограмма «Отчет кассира» .

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на синтетическом счете 50 «Касса». План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации от 31.10.2000 г. № 94н. // В помощь главному бухгалтеру организации торговли. Сборник документов — М.: Омега-Л, 2004. — 514 с. В дебет его записывают поступление денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» в ЗАО «Терминал-СВ» открыты субсчета:

• 50−1 «Касса организации» ;
• 50−2 «Операционная касса» ;
• 50−3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т. п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, данные которых кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам.

Немаловажным аспектом организации учета кассовых операций является их инвентаризация. Так, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны провести инвентаризацию имущества и обязательств. п. 2 ст.12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Инвентаризации подлежат наличные денежные средства в кассе; денежные документы; деньги на расчетных и валютных счетах в банках; средства, в том числе в иностранной валюте, в аккредитивах, чековых книжках, депозитах; инкассированные денежные средства, а также внесенные в кассы кредитных организаций, почтовых отделений и т. п., но не зачисленные на счета в банках на дату инвентаризации. Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены приказом Минфина России от 13.06.95 № 49).

В ходе инвентаризации необходимо обратить внимание на правильность оформления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, установленных обслуживающими организацию учреждениями банков; применения контрольно-кассовой техники (ККТ).

Результаты инвентаризации денежных средств в кассах определяются путем сверки фактического наличия денежных средств, указанных в кассовой книге с фактическим наличием средств и с данными учета по счету 50 «Касса» .

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка. Фактический остаток денежных документов сверяют с данными бухгалтерского учета в целях определения недостачи или излишка по каждому их виду.

Для отражения результатов инвентаризации применяется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф.№ ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). При выявлении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен дать пояснения о причинах расхождения в акте по ф.№ ИНВ-15, в строке «Объяснение причин излишков или недостач» .

Сумма выявленных излишков в соответствии с требованиями ПБУ 9/99 «Доходы организации», квалифицируется как внереализационный доход. Начисление дохода отражается бухгалтерской записью:

Дебет сч.50 «Касса» .

Кредит сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» .

Выявленные в процессе инвентаризации недостачи денежных средств относятся на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и учитываются на нем до момента принятия решения по списанию возникшей недостачи. Производится запись:

Дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Кредит сч.50 «Касса» .

Недостача денежных средств может быть отнесена на виновное лицо. В этом случае производится бухгалтерская запись:

Дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» .

Кредит сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Если во взыскании недостачи с материально ответственного лица отказано судом, осуществляется списание недостачи на финансовые результаты организации. Производится запись:

Дебет сч.91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы» .

Кредит сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций ЗАО «Терминал-СВ» также открыт счет в банке.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков).

Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам.

При недостаточности денежных средств на счете списание денежных средств со счета осуществляется в последовательности, определенной ст. 855 Гражданского кодекса РФ.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм, указанных в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Денежные средства предприятия, хранящиеся на расчетных счетах, учитывают на синтетическом счете 51 «Расчетные счета». План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации от 31.10.2000 г. № 94н. // В помощь главному бухгалтеру организации торговли. Сборник документов — М.: Омега-Л, 2004. — 514 с. В дебет этого счета записывают поступления денежных средств на расчетный счет, а в кредит — уменьшение денежных средств на расчетном счете. Основанием для записей по расчетному счету служат выписки банка с приложенными к ним оправдательными документами.