Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе организации.

Касса (итал. cassa от лат. capca — вместилище, ящик) — подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Для обеспечения учета наличия и движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета «Денежные средства». Этот раздел включает счета: 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения», 59 «Резервы под обесценение вложений в ценные бумаги».

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет этого счета записывают поступление денежных средств в кассу, в кредит — выбытие денежных средств из кассы. Счета, корреспондирующие со счетом 50, бухгалтер указывает в первичных кассовых документах до совершения самой кассовой операции, а затем их переносят из документов в кассовую книгу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 1 «Касса организации»;
• 2 «Операционная касса»;
• 3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация совершает кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Этот субсчет открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы отражаются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам.

Сальдо этих счетов дебетовое. Оно означает наличие денежных средств различного вида. Оборот по дебету — это увеличение денежных средств в виде сумм зачисленных или приобретений и переводов; оборот по кредиту — это уменьшение денежных средств, использование их по целевому назначению.

При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления:

• · с расчетного счета;
• · остатки подотчетных сумм;
• · взносы учредителей предприятия;
• · погашение дебиторской задолженности;
• · возмещение кредита;
• · погашения недостачи, порчи ценностей;
• · выручка от продажи товаров;
• · средства от покупателей за отгруженную продукцию;
• · выручка продажи основных средств и нематериальных активов;
• · выявленные излишки в кассе.

Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы:

• · оплата поставщикам;
• · средства, выданные в подотчет;
• · оплата государственной пошлины;
• · передача наличных на расчетный счет;
• · передача наличных на расчетный счет через инкассатора;
• · выдача пособий и стипендий;
• · выдача основной заработной платы;
• · выдача депонированной заработной платы;
• · выявленные недостачи в кассе.

В том случае, когда денежные документы приобретает кассир (весьма распространенная практика), в учете делают проводку:

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например:

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис-менеджеру) для постепенного использования, то в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кт 50 «Касса».

На общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы».

Кт 71"Расчеты с подотчетными лицами".

Кассовые операции записывают по кредиту счета 50 и отражают в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета проставляют в разных журналах-ордерах, и, кроме того, эти обороты контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира.

Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Аналитический учет кассовых операций ведется по каждой операционной кассе с открытием отдельной кассовой книги.

Аналитический учет кассовых операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций, по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц. Бухгалтер вносит в журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.

Кассовая книга — форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег.

Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано Х страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).

Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Таким образом, кассовые операции осуществляются в следующем порядке:

• 1) оформляются первичные документы по приходу и расходу;
• 2) первичные документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных документов;
• 3) на основании первичных документов кассир производит записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах). В ней ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число;
• 4) кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами под расписку бухгалтера в кассовой книге.