Организация бухгалтерского учета материально-производственных запасов

Документальное оформление и учет поступления материально-производственных запасов

Все операции, связанны с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых унифицированы. Первичные документы являются основой ведения бухгалтерского и налогового учета. Вид и форма поступающего документа зависят от условий поставки.

Формы первичных учетных документов утверждаются:

• а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию первичной учетной документации;
• б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти — отраслевые формы;
• в) организациями — формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций.

Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»:

• — наименование документа;
• — дату составления документа;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание хозяйственной операции;
• — измеритель хозяйственной операции в натуральном и денежном выражениях;
• — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• — личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие подписи.

При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строко-графы прочеркиваются.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации (в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 № 129-ФЗ) [3]. Организацией принимается учетная политика, утвержденная приказом руководителя предприятия.

Своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных операций по движению предметов труда является важной предпосылкой сохранности материальных ценностей и одним из принципов организации их учета. Непосредственно по первичным документам производят предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материалов.

Все операции по движению материальных ценностей осуществляют материально-ответственные лица. При приеме на работу с этими лицами заключается договор о полной материальной ответственности. Дисциплинарная, материальная и уголовная ответственность материально ответственных лиц определяется действующим законодательством. Форма и содержание договора должны соответствовать требованиям Гражданского кодекса [1].

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером [3, ст. 9 п. 3].

Формы первичной учетной документации по учету материалов утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 30 октября 1997 г. № 71а.

В таблице 1 приведена краткая характеристика применяемой в ЗАО «Ювелирный Дом"САДКО» первичной документации.

Таблица 1.

Первичная документация по учету движения материально-производственных запасов.

В учете ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» отражаются следующие виды хозяйственных операций с материалами в зависимости от источников поступления:

• 1) приобретение материалов у поставщиков;
• 2) приобретение материалов подотчетными лицами в порядке закупки мелких партий за наличный расчет;
• 3) внутреннее перемещение;
• 4) поступление материалов собственного производства.

Для оформления операций по поступлению материалов на склады организации используются сопроводительные документы поставщиков и приходные документы предприятия-получателя.

Поставка материалов осуществляется по договорам поставки, которыми определяются права и обязанности сторон (поставщика и покупателя), а также без составления таковых. В договоре указывают: номенклатуру поставляемых материалов, их количество и качество, сроки поставки, цену, порядок расчетов, санкции за нарушение условий договора. [28, с. 13−14].

На поступившие от поставщиков материалы согласно заключенным с ними договорам, а также без заключения таковых, предприятие обязательно должно получать расчетные и другие сопроводительные документы, например:

• — счета;
• — счета-фактуры;
• — накладные;
• — сертификаты соответствия, если они необходимы;
• — прочие (акт выполненных работ, акт сдачи — приемки и др.).

Документы должны быть заполнены в соответствии с действующими правилами, иметь четкие подписи и печати.

При отпуске товаров покупателю поставщик выписывает счет-фактуру, товарную накладную.

Так, предприятием ООО «Сенс» г. Санкт-Петербург предприятию ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» был выставлен счет № 258(приложение 8) на предоплату за материалы Для получения материалов в ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» была оформлена доверенность формы М-2а на менеджера коммерческого отдела Королева Д. Н. (Приложение 1). При отпуске материала были выданы сопроводительные документы: счет-фактура (Приложение 9), накладная (Приложение 10). Счета-фактуры должны регистрироваться в книге покупок. В ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» такая книга введется.

Счета-фактуры являются обязательными документами для всех плательщиков налога на добавленную стоимость. На их основании производятся расчеты налога на добавленную стоимость, и осуществляется контроль налоговых органов за правильностью и полнотой уплаты налога в бюджет. При наличии счетов-фактур производится и возмещение НДС из бюджета.

Счет-фактура является дополнительным учетно-контрольным документом первичного бухгалтерского учета, но при этом сохраняются все действующие формы расчетных первичных учетных документов, а также требования налогового законодательства об обязательном выделении отдельной строкой сумм НДС в первичных и расчетных документах. При этом существующий порядок не предполагает возможности передачи счета-фактуры средствами факсимильной связи — он должен быть передан уполномоченным лицам организации — покупателя в руки или отправлен по почте.

Счета-фактуры должны составляться в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты предоставляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение) сумм НДС в порядке, установленном федеральным законом. Второй экземпляр (копия) счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость при реализации товаров.

В счете-фактуре должны быть указаны:

• — порядковый номер счета-фактуры;
• — наименование и регистрационный номер поставщика товара;
• — наименование товара;
• — стоимость товара;
• — сумма НДС;
• — дата представления счета-фактуры.

Документы от поставщика поступают в отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Отдел снабжения должен выполнять:

• 1) контроль за выполнением условий поставки по ассортименту, количеству, качеству, способам и ценам;
• 2) предъявление претензий поставщикам по качеству и недостачам материалов;
• 3) розыск грузов и другие.

Проверенные расчетные документы передаются на подпись директору, а затем в бухгалтерию для оплаты, счета-фактуры — работнику ОМТС для получения материалов.

Инженер отдела материально-технического снабжения при приемке материалов проверяет сохранность груза. Если обнаружена недостача или порча материалов составляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий транспортной организации или поставщику.

Полученные у поставщика ТМЦ вместе с сопроводительными документами (накладные, счета-фактуры) работники отдела снабжения предъявляют кладовщику в день их поступления для оприходования на склад. Все полученные материалы и комплектующие должны сопровождаться сертификатами соответствия. Оригиналы сертификатов хранятся в отделе снабжения.

Отдел снабжения формирует отдельные комплекты с копиями сертификатов по объектам в разрезе смет. Инженер отдела снабжения, назначенный распоряжением начальника отдела снабжения ответственным за объект, несет ответственность за формирование полного комплекта сертификатов и соответствие им материалов и комплектующих, выданных на объект.

Кладовщик принимает ТМЦ, проверяет соответствие фактического количества данным документов поставщика путем пересчета, обмера, взвешивания, проверяет состояние упаковки, пломб, производит осмотр ТМЦ с целью выявления качественных дефектов. В случае, когда не обнаружено никаких расхождений с сопроводительными документами, кладовщик выписывает приходный ордер формы М-4 (Приложение 3) в двух экземплярах, который подписывает работник отдела снабжения, сдавший их, и кладовщик, их принявший.

В случае, когда количество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов оформляют актом о приемке материалов формы М-7. Акт в двух экземплярах составляет приёмочная комиссия с обязательным участием материально-ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт утверждает руководитель предприятия. После приема ценностей акты с приложением документов передают: один — в бухгалтерию предприятия для принятия на учет материальных ценностей, другой — служит основанием для предъявления претензии поставщику [18, с. 9].

Ежедневно кладовщик сдает в бухгалтерию по специальному реестру приходные ордера с первичными документами, на основании которых они составлены. Бухгалтер проверяет правильность оформления приходных ордеров, соответствие указанных в них сведениях первичному документу и заносит информацию по приходу ТМЦ в компьютер.

При отсутствии расхождений между фактическим количеством и качеством поступивших материалов и документами поставщика заведующий складом выписывает приходный ордер формы М-4 на все количество поступившего груза в одном экземпляре в день поступления материалов. Каждому приходному ордеру присваивается свой номер. В нем также указывается дата поступления материала, наименование поставщика, номер документа, на основании которого производится оприходование, номенклатурный номер материала, наименование материала, единица измерения, количество принятого материала, цена за единицу и общая сумма стоимости.

Поступление материалов от подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличные деньги, оформляется приходным ордером кладовщика. В этом случае приходный ордер выписывается в двух экземплярах.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материалов, к нему должны прилагаться следующие оправдательные документы:

• — товарные чеки магазинов,
• — квитанция приходного кассового ордера (при покупке у другого предприятия),
• — акт (справку) при покупке у физического лица,

в которых будет отражена информация о: содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования, количества и цены материалов.

Передача материалов со склада, например, между цехами или между складами оформляется требованием-накладной на внутреннее перемещение материалов формы М-11 (Приложение 5), которые выписывает цех (склад) — сдатчик в двух экземплярах.

Передача материалов собственного производства одним цехом другому производится на основании заказа или акта.

В зависимости от направления отпуска материалов в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций:

• 1) отпуск материалов в цеха основного и вспомогательного производства на изготовление продукции, выполнение работ, услуг;
• 2) отпуск материалов на нужды организации, управления и обслуживания производства;
• 3) внутреннее перемещение материалов;
• 4) реализация излишних и ненужных материалов на сторону.

Порядок документального оформления операций отпуска материалов со складов предприятия зависит от того, для каких целей они отпускаются: систематически на производственные потребности или эпизодически в цеха и отделы на административные и общехозяйственные нужды.

Для оформления систематического отпуска основных видов сырья и материалов со склада на производственные нужды используется лимитно-заборная карта формы М-8 (Приложение 4). Она выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер), как правило, сроком на один месяц. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения. В лимитно-заборной карте указываются наименование предприятия, номер карты, месяц и год, склад, цех-получатель, корреспондирующий счёт, вид материала.

Лимитные карты хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета в течение месяца.

Использование лимитно-заборной карты на предприятии ООО «ВВТ» является удобным потому, что ее применение значительно сокращает количество разовых документов, так как нет нужды каждый раз выписывать требование-накладную.

Отпуск материалов на нужды организации, управления и обслуживания производства также осуществляется по требованию-накладной формы М-11. Требования должны регистрироваться в книге регистрации требований, которая ведется в бухгалтерии. Перемещение материалов из одного подразделения в другое также оформляется требованием-накладной формы М-11.

Для оформления отпуска материальных ценностей сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (Приложение 6). В ЗАО «Ювелирный Дом «САДКО» их выписывают в четырех экземплярах на основании договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для синтетического и аналитического учета материалов, второй поступает в отдел снабжения. Третий экземпляр передается получателю материалов. Четвертый экземпляр остается на проходной в виде пропуска (необходимые реквизиты пропуска на нем проставляются заранее). Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.