Документальное оформление результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационными описями или актом, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и каждому материально ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся.

Никакие помарки и подчистки в инвентаризационных описях и актах не допускаются. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом и подписаны ими. Незаполненные строки в инвентаризационных описях прочеркиваются.

Если материально ответственное лицо после инвентаризации обнаружило ошибки в инвентаризационных описях, оно должно немедленно (до открытия склада, кладовой и т. п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявление материально ответственного лица о том, что недостача или излишек вызваны ошибкой в наименовании товарно-материальных ценностей, пропуском либо просчетом, принимается до открытия склада или кладовой. Рабочая инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью количество записанных на ней порядковых номеров товарно-материальных ценностей и количество всех ценностей в натуральных показателях независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений либо приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

В конце инвентаризационной описи комиссия записывает общее количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях по всей описи в целом.

В каждой инвентаризационной описи (акте) материально ответственное лицо пишет расписку следующего содержания: «Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи (в акте) с №__ по №__, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись (акт), в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи (акте), находятся на моем ответственном хранении (подпись, дата)».

Если материальные ценности поступают во время инвентаризации, они принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются после инвентаризации. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», в которой указываются: дата и источник поступления, дата и номер приходного документа, наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается пометка «после инвентаризации» и указывается номер описи, в которую записаны эти ценности.

Во время проведения инвентаризации отпуск материальных ценностей производится в исключительных случаях и только при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Ценности отпускаются в присутствии членов инвентаризационной комиссии и заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», которая оформляется аналогично описи товарно-материальных ценностей, поступивших во время инвентаризации. В расходных документах делается пометка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.