Учет расчетов с подотчетными лицами

В торговых предприятиях расчеты с подотчетными лицами имеют особое значение, так как часто возникают потребности в закупке товаров через сотрудников предприятия.

ООО «Ильинское-95» выдает наличные деньги под отчет:

для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов;

для оплаты горюче-смазочных материалов;

для оплаты закупки товаров у физических и юридических лиц;

на другие хозяйственные расходы.

Командировочных расходов до настоящего времени в данной организации не было.

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 г. № 40, определяются руководителем предприятия.

Главный бухгалтер ООО «Ильинское-95» выдает подотчетному лицу средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя.

Пример: в соответствии с приказом руководителя ООО «Ильинское-95» 29 июля 2005 г. были выданы водителю Иванову Ю. И. денежные средства из кассы на закупку горюче-смазочных материалов на сумму 65 рублей.

В бухгалтерском учете ООО «Ильинское-95» даны проводки:

Дт 71 Кт 50 — 65 рублей — выданы денежные средства под отчет;

Дт 10/3 Кт 71 — 65 рублей — оплачены горюче-смазочные материалы.

Выдача наличных денег в ООО «Ильинское-95» производится при условии полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу, при этом передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Отчет об израсходованных суммах в ООО «Ильинское-95» представляется в авансовом отчете с приложением оправдательных документов, который затем обрабатывается главным бухгалтером.

Унифицированная форма первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. № 55 и вводится в действие с 01 января 2002 г.

Бухгалтер в процессе обработки авансового отчета проставляет на оправдательных документах и на отчете имеющие место бухгалтерские проводки, которые показывают направление расходования средств.

После проверки бухгалтером по существу, на соответствие выданного аванса назначению и определения суммы отчета он утверждается руководителем ООО «Ильинское-95» и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Пример: под отчет бухгалтеру ООО «Ильинское-95» выдано 200 рублей на покупку канцтоваров. Им израсходовано 150 рублей. Остаток в сумме 50 рублей возвращен в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете ООО «Ильинское-95» даны проводки:

Дт 71 Кт 50 — 200 рублей — выданы деньги под отчет;

Дт 10/6 Кт 71 — 150 рублей — оплачены через подотчетное лицо канцтовары;

Дт 50 Кт 71 — 50 рублей — возвращен остаток денег в кассу.

При оформлении авансового отчета по произведенным хозяйственным расходам к нему должны быть приложены документы, подтверждающие покупку.

К первичным оправдательным документам, подтверждающим расходование подотчетных средств в ООО «Ильинское-95», относятся:

товарный чек — документ установленной формы, выписываемый продавцом магазина в подтверждение покупки отобранного покупателем товара;

накладные;

акты закупки материальных ценностей у физических лиц;

квитанции к приходным кассовым ордерам;

счета-фактуры;

кассовые чеки и т. д.

Акты закупки материальных ценностей у физических лиц заполняются в ООО «Ильинское-95» на основании Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.96 г. № 1−794/32−5.

В акте приводятся сведения о продавце (адрес его постоянного местожительства и паспортные данные), а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то его идентификационный номер.

Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ильинское-95» ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (таблица 17), сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).

Таблица 17. Отражение на счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Ильинское-95» за июль 2011 г.

Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в данной организации в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71.

Основанием для заполнения данного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера — при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет — при списании израсходованных сумм.

При этом по дебету счета 71 в ООО «Ильинское-95» фиксируются полученные в подотчет или в счет компенсации произведенных расходов денежные средства обычно в корреспонденции со счетом 50 «Касса» (в этом случае возникает задолженность работника перед предприятием или погашается задолженность предприятия ему), по кредиту же — направление их расходования в корреспонденции с соответствующими счетами (при этом возникает задолженность работнику или погашается его задолженность перед предприятием).