Документирование, учетные регистры, инвентаризация и формы бухгалтерского учета

Бухгалтерские документы, их назначение и классификация

Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Эти документы имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Первичный учетный документ в обязательном порядке должен составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Документ должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Оформляются документы обычно в нескольких экземплярах, свободные строки в них прочеркиваются.

К первичным учетным документам предъявляются определенные требования. Документ должен содержать обязательные реквизиты:

наименование, номер документа, дату и место его составления;

содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

должность лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

Документы должны составляться четко, разборчиво, в них не допускаются неоговоренные исправления и стирания записей. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписей правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Бухгалтерские документы классифицируются по однородным признакам: по назначению, по порядку составления, по способу охвата операций, по месту составления, содержанию хозяйственных операций, по порядку заполнения. (схема 6).

СХЕМА 6 Классификация бухгалтерских документов По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительными называются документы, которые содержат распоряжение, указание на совершение хозяйственной операции. Данные документы разрешают произвести операцию, но они не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например, платежное поручение, доверенность, чек на получение наличных денег с расчетного счета, распоряжение о проведении инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называются документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете. Например, инвентаризационная опись, акт на оприходование пастбищных кормов, карточка учета надоя молока, акт на оприходование приплода животных, акт приема-передачи грубых и сочных кормов. Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и отражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости распределения коммерческих расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных расходов. Комбинированными называются документы, которые сочетают в себе функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер в первой части содержит распоряжение о выдачи денег, а во второй оформляется выдача денег, которая подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на какие счета необходимо отнести эти расходы.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее совершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Типовые формы первичных учетных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. Например, отчет о движении скота и птицы на ферме, отчет о процессах инкубации, отчет о переработки птицы и выходе продукции.

По способу охвата хозяйственных операций первичные документы подразделяются на разовые и накопительные. Разовые документы применяются для отражения одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера, счета — фактуры, платежные поручения. Накопительные документы применяются для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения за определенный период времени (недели, декады месяца). В конце каждого периода в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям, используемым в учете. Например, путевой лист (на все виды транспортных средств), учетный лист тракториста-машиниста, учетный лист на сдельную работу.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние документы составляются в организации для отражения внутренних операций. Например, расчетно-платежная ведомость, требование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за приделами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы предназначены для отражения операций по наличию и движению средств и предметов (акт на выбраковку продуктивных животных из основного стада, акт на списание основных средств, карточка складского учета). Денежные документы предназначены для учета движения денежных средств. С их помощью учитывают кассовые и банковские операции. Например, чеки, выписки банка, облигации, сберегательные сертификаты. Расчетные документы предназначены для отражения расчетных взаимоотношений с юридическими и физическими лицами. Например, платежное поручение, авансовый отчет, расчетные чеки.

По порядку заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи электронных средств вычислительной техники.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где они подвергаются бухгалтерской проверке. Проверка документов состоит из формальной проверки, арифметической и проверке по существу. При формальной проверке устанавливают выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, имеются подписи должностных лиц участвующих в совершении операции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правильности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также правильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяйственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в документах, их проверку и прием, подтверждает своей подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской обработке (группировке, таксировке и контировке). Группировка документов — это подборка документов в однородные по своему содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов, животных на выращивании и откорме. Таксировка документов выражается в переводе натуральных показателей в денежные и подсчете суммы. Контировка документов заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной операции. После записи документов и отражения их в бухгалтерских регистрах производится их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оплачено», другие документы гасят путем их перечеркивания.

Все документы после бухгалтерской обработки передают на хранение в архив. Документы переплетаются в папки, на обложке которой указывают наименование организации, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения документов в архиве устанавливаются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6.10.1994 года «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, и бухгалтерской отчетности.

Первичные документы могут быть изъяты в соответствии с законодательством Республики Беларусь только органами дознания и предварительного следствия, прокуратурой, судами, налоговыми органами и органами финансовых расследований на основании их постановлений.

Главный бухгалтер имеет право в присутствии представителя органа проводящего изъятие первичных учетных документов, снять с этих документов копии, а также с документа, являющегося основанием изъятия документов. Изъятие документов оформляется актом с указанием даты изъятия.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет своевременное поступление в бухгалтерию первичных документов, их обработка способствует получению необходимой информации для принятия эффективных управленческих решений и бухгалтерского контроля за использованием ресурсов организации.

Контроль за процессом документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Документооборотом называется движение документов от момента их составления или получения от других организаций до передачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается ее руководителем. В нем указывают наименование всех первичных документов, количество их экземпляров, сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию, лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, а также контролирует как он используется в бухгалтерии. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота.