Инвентаризация и её значение

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально оформляются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация — это способ определения фактического наличия имущества (активов) и обязательств (пассивов) путём сверки с данными бухгалтерского учёта на определённую дату.

Различают следующие виды инвентаризации полную, частичную, периодическую, выборочную и необходимую.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчёта, а также по требованию следственных, финансовых и налоговых органов, при ее проведении производится проверка наличия всего имущества организации.

Частичная проверка проводится в течении года и охватывает какой либо один вид средств организации (денежные средства в кассе, ТМЦ на складе и т. д.).

Периодическая инвентаризация проводится в конкретные сроки и в зависимости от вида и характера имущества.

Выборочная инвентаризация проводится на отдельных участках производства или у каждого материально ответственного лица и при этом проверяются только некоторые (по выбору) материальные ценности.

Необходимая инвентаризация проводится при смене руководителя организации, материально-ответственного лица, а также при выявлении фактов хищения, стихийных бедствий.

В соответствии с Законом Республика Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества государственного унитарного организации в аренду, его купле-продаже;

при реорганизации или ликвидации (упразднение) организации;

перед составлением бухгалтерской отчётности;

при смене руководителя организации или материально-ответственного лица;

при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

в случае возникновения непреодолимых сил, т. е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;

по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на это органов.

Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях создаётся специальный рабочий орган. Формируется он ежегодно и утверждается руководителем организации. В его состав входят:

руководитель организации или его заместитель (председатель рабочего органа по проведению инвентаризации);

главные специалисты по отраслям и производствам;

руководители структурных подразделений;

главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учётным процессом;

представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.

Все члены рабочего органа по проведению инвентаризации распределяются по группам, за которыми распределяются объекты инвентаризации.

Перед началом проведения инвентаризации руководитель органа по проведения инвентаризации совместно с главным бухгалтером обязаны:

за месяц до начала проведения инвентаризации оповестить под расписку всех членом рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии по проведению инвентаризации и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов;

провести инструктаж о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.

Материально-ответственные лица к началу проведения инвентаризаций сдают в бухгалтерию отчет о движении продуктов и материалов, отчеты: о движении скота и птицы на ферме, денежных средств, ценных бумаг с приложением всех первичных документов. Председатель инвентаризационного органа визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим отчетам с указанием «до инвентаризации на ____(дату). После этого работники бухгалтерской службы определяют остатки ценностей к началу проведения инвентаризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы на поступившие и выбывшие материальные ценности сданы в бухгалтерию и что неоприходованных или списанных в расход ценностей нет.

Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответственному лицу, на хранении у которого это имущество находится. Определение фактического наличия материальных ценностей производят путем их взвешивания, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму. При инвентаризации в сельскохозяйственных организациях используются следующие формы описей: инвентаризационная опись основных средств (ф.№ Инв-1); инвентаризационная опись рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчело-семей (ф.№ Инв-2); инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф.№ Инв-3); акт инвентаризации наличия денежных (валютных) средств (ф.№ Инв-5); инвентаризационная опись расчетов (ф.№ Инв-6); инвентаризационная опись незаконченного строительства (ф.№ Инв-7); инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф.№ Инв-8).

Описи заполняют вручную, с помощью пишущих машинок или их получают с ЭВМ. При заполнении описи ручным способом используются шариковые ручки или чернила, их заполняют четко и ясно не допуская незаполненных строк. Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии, а также материально-ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее — в их сдаче.

По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма на увеличение доходов (источников финансирования);

недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, в соответствии с решением руководителя организации списывается на увеличение расходов;

недостача имущества, произошедшая сверх норм естественной убыли покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи имущества и его порчи в соответствии с решением руководителя организации относятся на увеличение расходов.

Нормы естественной убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течении 10 дней после ее проведения.