Предварительная работа, проводимая перед составлением бухгалтерских балансов ООО «Бригантина»

Составление бухгалтерской отчетности — завершающий этап всего учетного процесса на предприятии. И так как отчеты являются результатом обобщения текущего учета, максимальное подчинение бухгалтерского учета в течение года целям составления отчетности обеспечивает получение отчетных показателей с надежными качественными характеристиками в установленные сроки.

Для достижения высокого качества отчетности необходимо заблаговременно проведение большого объема подготовительной работы. Следовательно, процесс составления отчета условно можно разделить на два этапа: первый — подготовительная работа, второй — непосредственное заполнение отчетных форм при соблюдении определенной очередности.

Подготовительные работы по составлению отчетности фактически являются разделом в системе организации бухгалтерского учета на предприятии.

Основными нормативными документами, регламентирующими организацию бухгалтерского учета и отчетности, являются закон «О бухгалтерском учете», законодательные акты и решения правительства, затрагивающие те или иные вопросы бухгалтерского учета.

Рассмотрим содержание и последовательность работы, предшествующей составлению квартальной бухгалтерской отчетности.

В соответствии с планом организации работ в бухгалтерии ООО «Бригантина» последовательно по участкам формируется и обрабатывается первичная документация, составляются накопительные ведомости, выполняются промежуточные расчеты, и информация в сгруппированном виде отражается в учетных регистрах. Первым этапом в подготовительной работе является заключение счетов, т. е. подведение сальдо на счетах. При этом обязательно осуществляется поэтапная сверка учетной информации.

Бухгалтерский учет при любой форме строится таким образом, чтобы данные первичного учета соответствовали данным текущих бухгалтерских записей в регистрах и обязательно контролировались соответствующими данными в сводных регистрах. При этом необходима сверка с Главной книгой.

Так как окончательное закрытие собирательно-распределительных калькуляционных и финансово-результатных счетов возможно лишь в конце года, то квартальный баланс, в отличии от годового, содержит остатки по счетам, которые будут закрыты в конце года (например, счета 23, 25, 26 и др.), и по ряду счетов в активе баланса суммы остатков ценностей и затрат отражены по плановой себестоимости.

Как и перед составлением годового баланса, перед составлением квартального на основании пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, проводится инвентаризация (за квартал). Таким образом, проверяется фактическое наличие различных ТМЦ, наличие сальдо по расчетным счетам, например по 60, 62 и др., а также правильность записей в регистрах бухгалтерского учета.

Далее рассмотрим последовательность и порядок проведения подготовительных работ перед составлением годовой отчетности.

Большой объем работы, предшествующей перед составлением годового бухгалтерского баланса, включает в себя, прежде всего, проведение инвентаризации всех ценностей, имеющихся на предприятии (на основании вышеназванных методических указаний). Инвентаризация позволяет выявить и устранить расхождения данных бухгалтерского учета с реальным положением дел.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей производится сверка данных бухгалтерского учета (товарных отчетов, товарных накладных) и фактического наличия денежных средств, в ходе которой составляется Акт о проверке денежных средств кассы, и товарно-материальных ценностей — составляется инвентаризационная опись (приложения Д, Ж, К, Л). После чего выводится оперативный результат для выявления излишков или недостачи.

В ООО «Бригантина» инвентаризация проводится по каждому участку предприятия отдельно: бар, кухня, кулинарный магазин, а также по отдельным товарно-материальным ценностям: по продовольственным товарам, по посуде и хоз. инвентарю и т. д.

Так, например, при инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Бригантина» была обнаружена недостача продовольственных товаров на сумму 870 рублей. Виновное лицо было установлено. Недостача была отражена на счета бухгалтерского учета следующим образом:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи и ценностей».

Кредит 41 «Товары» — на сумму недостачи в размере 870 руб.;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на сумму, подлежащую взысканию с виновного лица, т. е. 870 руб.;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — на сумму удержания из оплаты труда — 870 руб.

В таблице 3 мы сгруппировали вышеописанные хозяйственные операции.

Таблица 3 — Схема хозяйственных операций при инвентаризации ТМЦ, руб.

Итоги инвентаризации рассматривает и утверждает общее собрание ООО «Бригантина». В результате бухгалтерские записи приводятся в полное соответствие с выявленными фактическими данными.

Параллельно с отражением на счетах результатов инвентаризации, в декабре тщательно проверяются:

полнота оприходования продукции, начисление оплаты труда и других выплат рабочим и служащим за год, правильность распределения затрат прошлых лет и обоснованность их отнесения на затраты производства текущего года, правильность определения затрат по производствам, не давшим по каким-то причинам продукции, списание в установленном порядке со счетов основного производства потерь, списание основных средств, определение результатов для целей налогообложения, полнота отражения в учете сумм, подлежащих возмещению органам страхования имущества, соответствующие суммы резерва предстоящих расходов и платежей за отчетный год, правильность распределения расходов будущих периодов, начисление за год амортизации, полнота показателей, отражаемых вне системы бухгалтерского учета, а именно: чел.-дн., чел.-ч, кВт ч, ткм и др.

Затем делаются заключительные записи в учетных регистрах в конце года.

Годовая отчетность является наиболее полной бухгалтерской отчетностью. Поэтому проверка правильности записей в регистрах бухгалтерского учета и устранение выявленных ошибок является очень важным моментом подготовительной работы. Затем закрываются операционные счета и после этого приступают непосредственно к составлению форм годового отчета.

Итак, важным этапом в бухгалтерском учете является закрытие в конце года операционных счетов: калькуляционных, сопоставляющих, собирательно-распределительных, а также счетов финансовых результатов (приложение А). Необходимость закрытия счетов вытекает из соответствующей системы ведения бухгалтерского учета.

Рассмотрим, как происходит закрытие субсчетов, открытых к счету 90 «Продажи», на субсчет 90/9 «Прибыль/убыток от продаж». Ежемесячно составлением совокупного дебетового оборота по субсчетам 90/2 «Себестоимость продаж» по 90/7 и кредитового оборота по субсчету 90/1 «Выручка» определяется финансовый результат от продаж за отчетный месяц. Этот финансовый результат ежемесячно (заключительными оборотами) списывается с субсчета 90/9 «Прибыль /убыток от продаж» на счет 99 «Прибыль и убытки». Прибыль отражается бухгалтерской записью по дебету счета 90/9 «Прибыль/убыток от продаж» и кредиту счета 99 «Прибыли и убытки». Убыток отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 90/9 «Прибыль/убыток от продаж» (приложение А).

Затем происходит закрытие субсчетов, открытых к счету 91 «Прочие доходы и расходы», на субсчет 91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов». Если кредитовый оборот по субсчету 91/1 «Прочие доходы», больше дебетового оборота по субсчету 91/2 «Прочие расходы», то по прочим операциям получена прибыль, которая отражается: дебет счета 91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов» и кредит счета 99 «Прибыли и убытки». В обратном случае, полученный убыток отражается по дебету счета 99 «Прибыли и убытки» и кредиту счета 91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов» (приложение А).

На следующем этапе происходит списание чистой прибыли (убытка) отчетного года на счет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Эта процедура выполняется только для составления годовой бухгалтерской отчетности. Путем сопоставления дебетового и кредитового оборота по счету 99 «Прибыли и убытки» определяется конечный результат отчетного года. Если кредитовый оборот больше дебетового по этому счету, то конечным результатом является прибыль, которая списывается заключительными оборотами декабря с дебета счета 99 «Прибыли и убытки» в кредит счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)». Сумма чистого убытка отчетного года списывается заключительными оборотами декабря в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» с кредита счета 99 «Прибыли и убытки».

Закрытием счетов завершается бухгалтерская работа за отчетный год. Этот заключительный этап является не менее важным, чем текущий учет на протяжении года.

Закрытие счетов следует отличать от заключения их. Выше мы отмечали, что заключение счетов — это технический прием подведения итогов в регистрах, при котором сальдо переносят на другую сторону счета, после этого сальдо записывают в регистр следующего учетного периода по тому же счету. Закрытие же счета означает, что обороты по нему перенесены на другие счета. Закрытие счетов следует проводить в системном порядке с отражением результатов закрытия каждого счета на других счетах бухгалтерского учета. Это значит, что определение, распределение и отражение отклонений фактической себестоимости от плановой (калькуляционных разниц) и выведение финансовых результатов осуществляются непосредственно в системе счетов аналитического и синтетического учета и контролируются составлением оборотных ведомостей, либо другими приемами проверки правильности записей в бухгалтерских регистрах. Распределение калькуляционных разниц в системе счетов бухгалтерского учета исключает возможность допущения тех ошибок, которые могут возникнуть при выполнении этой работы внесистемным путем.

Закрывают бухгалтерские счета перед составлением заключительного баланса. До начала этой работы должны быть сделаны все бухгалтерские записи за отчетный год по 31 декабря включительно. Затем отражают итоги инвентаризации и списания сумм по счёту 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в соответствии с принятыми решениями о порядке взыскания недостач и потерь.

Кроме того, должны быть проверены полнота и правильность записей по всем счетам и составлен предварительный оборотный баланс, который необходим для получения итоговых данных по закрытию операционных счетов. Все обороты и сальдо по аналитическим счетам выверяют с предварительным балансом. Только после этого можно составлять расчёты и бухгалтерские записи по закрытию счетов для получения заключительного баланса на конец отчётного года.

После закрытия счетов в заключительный баланс войдут инвентарные, денежные, фондовые и расчетные счета в полном составе. Калькуляционные счета войдут в заключительный баланс лишь в части затрат в незавершенном производстве, незаконченном строительстве и незаконченном капитальном ремонте. Некоторые счета, например, по учету материальных ценностей, затрагиваются только для уточнения плановой себестоимости, по которой они были оприходованы в течение отчетного года.

В настоящее время в условиях рыночной экономики чрезвычайно важной является правильная, экономически обоснованная последовательность закрытия счетов. И так как формирование отчетности происходит в ограниченное время, каждый бухгалтер должен знать, что только соблюдение технологии обработки учетной информации, согласованности, повышенного внимания позволяет с минимальными трудовыми затратами получить быстро, с высоким качеством необходимые показатели.

Соблюдение приведенного плана позволяет бухгалтерскому аппарату ООО «Бригантина» своевременно составлять годовую отчетность.

Ниже нами приводится примерный план работ по составлению годового отчета (таблица 4).

Таблица 4 — Примерный план подготовительных работ перед составлением годовой отчетности в ООО «Бригантина».

Соблюдение приведенного плана позволяет бухгалтерскому аппарату ООО «Бригантина» своевременно составлять годовую отчетность.