На сегодняшней день невозможно представить развитие любой организации без информации как социально-экономического, технического, технологического ресурса. Таким образом, высказывание «кто владеет информацией, тот владеет миром» имеет огромное значение и смысл. Для информации как ресурса характерно ее неисчерпаемость, возможность параллельного использования, сохранность, простота передачи.
Все мы организовываем свою деятельность в целях — исполнить задание и поручение, уменьшить или предотвратить дублирование действий, обеспечить стабильность. Информационные системы создаются для обеспечения этих целей. Кроме того, ИС дают конкретные преимущества перед конкурентами, автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Внутриорганизационные плюсы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Помимо всего этого, информационные системы положительно влияют на качество продукта или услуги, увеличивая их документальную базу и сервис.
Интернет дает большие возможности: получение и обмен различной информацией в короткий промежуток времени, что сокращает затраты рабочего времени. В дальнейшем, полученная таким образом информация используется в работе организации.
Следовательно, использование технологий, которые входят в понятие информационная система — залог процветания и стабильности любой организации.
В тоже время, нельзя говорить о полном переходе к электронной форме информации, связанным не с ограничениями современных информационных технологий, а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.
Сложной задачей является построение единой системы, отвечающей требованием всей организации. ИС может объединять программные обеспечения всех подразделений в одну интегрированную программу, которая работает на основе одной базы данных и позволяет обмениваться информацией. Такие ИС широко используются в муниципальных администрациях, где много управлений, отделов и секторов.
Правильно установленная система, обучение персонала работе с ней, в дальнейшем принесет компании много выгоды.
