Типичные ошибки и пути совершенствования учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Любое предприятие, в процессе своей деятельности не может существовать независимо от других. Одной из сторон взаимодействия предприятия с внешними факторами являются поставщики и подрядчики.

Так как экономика нестабильна, всегда существуют риски того, что в определенный момент, когда будет необходимо, предприятие просто не найдет средств, денежных ресурсов, чтобы покрыть свои обязательства по договорам. Так же в силу человеческого фактора, или, опять же, по причине нехватки средств, оплата происходит несвоевременно. Это приводит к появлению задолженностей. У каждой функционирующей организации имеется определенная часть задолженность, как и наличие заемных средств, это неизбежно, но и не критично, если эта часть задолженности находится в границах приемлемых значений. Задолженности могут быть как дебиторские, так и кредиторские. Просроченные задолженности демонстрируют нарушения финансовых и платежных принципов, это, в свою очередь, требует устранения, для предотвращения возможных неблагоприятных последствий. Своевременное принятие мер, возможно в том случае, если в организации осуществляется постоянный контроль за расчетами, обязательствами и задолженностями.

В тех условиях, в которых находится экономика России в данный момент, значительно повышается роль ответственного подхода к выработке, оптимизации, обосновании и принятии управленческих решений, необходимых для поддержания эффективности расчетов с дебиторами и кредиторами. Изменение финансового положения находится в прямой зависимости от изменения дебиторской и кредиторской задолженности, это еще раз доказывает важность контроля над расчетами. В тех случаях, когда доля дебиторской задолженности превосходит кредиторскую есть риск, что предприятие будет признано банкротом. Это связано с тем, что средства были извлечены из оборота, и у организации нет возможности вовремя погашать задолженности перед кредиторами. В свою очередь, просроченные долговые обязательства могут повлечь за собой еще большие убытки и неустойки. По этой причине и необходимо проводить контроль и анализ состояния расчетов. Особая значимость в учете расчетных операций принадлежит правильная организация учета, которая бы своевременное, полное и правдивое отражение хозяйственных операций по расчетам. Так же необходима ликвидация просроченных задолженностей и недопущение вновь образованных «просрочек».

Немаловажно руководствоваться законодательным регулированием этой области.

Однако не все зависит от организации, квалифицированности персонала, состояния экономики. Очень важно выбрать добросовестного поставщика, что не так просто в настоящее время, учитывая, что преимущественной целью является получение прибыли, а не добросовестное исполнение обязательств перед покупателем.

При выборе поставщика стоит обращать внимание на:

• -Стоимость товара. Слишком низкая стоимость может сигнализировать о низком качестве, что в последствии может неблагоприятно отразиться на производстве.
• -Соответствие продукции стандартам качества. Негласный признак, поскольку подразумевается, что вся продукция, выпускаемая на рынок, соответствует стандартам качества.
• -Условия оплаты (предоплата, сроки платежа). Если организация имеет дело с незнакомым поставщиком, то целесообразнее и безопаснее использовать безналичные расчеты с помощью, например, аккредитива.

Можно назвать этот способ «из рук в руки», предоставление чека, по факту доставки товара и проверки его качества, однако не все поставщики согласятся на такие условия. Существуют и другие способы безналичной оплаты, которые возможно использовать, для снижения риска, который не всегда бывает оправдан.

• -Ремонт и послепродажное обслуживание. Так же является отличительной особенностью добросовестного поставщика, которому важна его репутация и дорога клиентская база.
• -Возможность осуществления закупок непосредственно через производителя или же через оптовиков. Это говорит о том, что продукция пользуется спросом, отсюда как раз и появляется необходимость ее распространения, преодоления географических барьеров для покупателей.
• -Объем продаж, производственная мощности, загруженность производства за последние годы. Показатели эффективной и бесперебойной деятельности предприятия поставщика.

В ходе любой деятельности присутствуют ошибки, так же и в учета расчетов без них не обходится. В перечне актуальных нарушений — нарушение условий поставок. Однако, важно знать, что законодательство регулирует эту сферу, и покупатель, столкнувшийся с такими обстоятельствами, может найти выход из ситуации, обратившись к законодательным актам.

Нарушениями такого характера является: поставка товара либо в количестве, несоответствующем договорным условиям, либо поставка некачественного бракованного товара. Когда при поставке товара выявляется недостача, покупатель имеет право: либо потребовать возврата уплаченной суммы за недостающую часть, либо потребовать допоставки причитающегося количества товара. В случае, когда поставленный товар оказался некачественным, покупатель имеет право вовсе его не оплачивать или же потребовать замены бракованного товар качественным.

Очень частыми стали случаи нарушения поставщиками договорных сроков. Поставка товар с большой задержкой не может не отразиться на деятельности предприятия. Возможна даже полная остановка производственного процесса. За нарушение сроков поставки законодательством предусматривается возможность взимания с поставщика неустойки в пользу покупателя. При многократных нарушениях сроков поставки покупатель имеет право в одностороннем порядке разорвать заключённый с поставщиком договор.

В тех случаях, когда при поставке товара обнаружен излишек, получатель, по своему усмотрению, может: либо принять излишки товара, оплатив их, либо отказаться от них, отправив обратно, в таком случае транспортные расходы по отправке товара назад полностью ложатся на поставщика [13].

Осведомленность о тонкостях ведения расчетов является ключевым необходимым качеством покупателя.

Для улучшения учета расчетов с поставщиками могут быть приняты следующие меры:

Важнейшей особенностью заключения любой сделки является правильность и точность, при составлении договора.

• -В документах по учету расчетов обязательными к заполнению являются такие реквизиты, как: наименование документа, дата составления, название предприятия, содержание и объем хозяйственных операций, подписи уполномоченных лиц.
• -Усиление внутрихозяйственного контроля, который поможет реально оценить деятельность с разных сторон, определить перспективные направления развития, так же поспособствуют принятию оптимальных управленческих решений.
• -Проведение ежегодной сверки расчетов с контрагентами. На практике это может не представится возможным с такой частотой, так как для организации с постоянным движением хозяйственных операций, этот процесс может быть достаточно трудоемким.
• -Разработка платежных календарей, которые помогут своевременно осуществлять расчет с поставщиками. Достаточно удобная к использованию автоматизированная система.
• -Исключение из активов баланса задолженностей, которые признаны безнадежными, их списания. Такого рода исключение производится, в том случае, если существует уверенность в, что средства не будут возвращены должником.
• -Внедрение аудита на предприятии. Многие организации прибегают к косортингу и аутсорсингу внутреннего аудит, то есть частичного или полного привлечения сотрудников других специализированных организаций. Такое внедрение позволяет оперативно выявлять текущие проблемы. Так же предотвращаются возможные проблемы, связанные с недостатком опыта, знаний сотрудников организации в этой сфере.
• -Контроль над состоянием расчетов по просроченной задолженности, это особенно важно в условиях нестабильности экономики, кризиса, инфляции, так как каждая отсрочка приводит к тому, что предприятие, при реальной оценке терпит убытки и несет штрафы, в виде упущенных возможностей и выгод.
• -Организация работы с использованием клиентских книг (книг контрагентов), таким образом, появится возможность отслеживать условия и сроки оплаты по договорам, контролировать движение денежных средств.

Предложением по совершенствованию организации учета расчетов, предот-вращению многих ошибок в расчётах с поставщиками и подрядчиками является использование автоматизированной адаптированной онлайн-системы управления бизнесом «Класс365» [14, с.2].

В программе присутствуют актуальные бланки учетных документов, куда автоматически подставляются данные, необходимые для взаиморасчетов с контрагентами. Благодаря разработчикам становится возможным наладить работу с контрагентами таким образом, чтобы в любой момент в минимальные сроки вся необходимая информация была досупна.

К возможностям программы «Класс365» для организации учета.

относятся:

• · Контроль взаиморасчётов с поставщиками по срокам оплаты.
• · Отчёты по задолженностям.
• · Установка лимита долга по договорам.
• · Предварительное распределение оплаты по заказам покупателей и поставщиков.
• · Анализ остатков и сроков по задолженностям.
• · Формирование файла платежей для клиент-банка.
• · Моментальное получение сводных отчетов [14, с.4].