Роль информационных систем и технологий в управлении предприятием

Роль информационных систем в управлении предприятием

В современных условиях производство не может существовать и развиваться без высокоэффективной системы управления, основанных на самых современных информационных технологиях. Постоянно изменяющиеся требования рынка, огромные потоки информации научно технического, технологического и маркетингового характера требуют от персонала предприятия, отвечающего за стратегию и тактику развития высоко технологического предприятия быстроты и точности принимаемых решений, направленных на получение максимальной прибыли при минимальных издержках.

Оптимизация затрат, быстрое реагирование производства на все возрастающие требования потребителей в условиях жесткой рыночной конкуренции не могут базироваться только на опыте и интуиции менеджеров. Необходим всесторонний контроль над всеми центрами затрат, математические методы анализа, прогнозирования и планирования. Применение информационных систем оказывает влияние на многие показатели организации. Ниже приведены некоторые из них.

• 1. Производительность труда (операционная эффективность). Для повышения производительности труда (скорости, стоимости и качества выполнения рутинных задач) в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием определяется оптимальный запас изделий на складе, отслеживается текущее количество. Производительность труда в офисе повышается за счет применения текстовых редакторов, систем настольного издательства и презентационной графики.
• 2. Функциональная эффективность. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки для повышения эффективности функций разрешения кредита, использует системы искусственного интеллекта, которые объединяют в себе мастерство лучших менеджеров по кредиту.
• 3. Эффективность бизнеса. Рыночные условия требуют от организаций постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. Весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникационных технологий, которые позволяют привлекать клиентов комфортными условиями, сокращением времени и стоимости их обслуживания, также повышать качество и оперативность работы менеджеров. Например, электронная коммерция, которая представляет собой обмен товарами между партнерами по бизнесу и включает электронный документооборот, электронную систему платежей и электронную торговлю. Увеличение эффективности бизнеса происходит через снижение стоимости и расширение потенциала рынка.
• 4. Качество обслуживания клиентов. Например, применение банкоматов, банкомат работает ежедневно 24 часа в сутки и позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.
• 5. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. п. На основе современных информационных технологий информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена.
• 6. Возможность изменения основ конкуренции. Например, дистрибьютор журналов и газет, используя современные информационные технологии, фиксировал информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца и определил доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца. После сравнения полученных результатов он произвел группировку их по экономически и этнически-подобным районам и сообщил каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий, что позволило существенно увеличить доход.
• 7. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы дают мгновенный доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение поставленных задач, и содействуют привлечению клиентов за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который оказывает услуги в виде пластиковых карточек.

В период обострения конкуренции на рынке капиталов повышается социальная ответственность компаний. Применение передовых технологий способствует совершенствованию корпоративного управления, благодаря превращению стратегических знаний в ключевой ресурс успешного развития компании и повышению эффективности внутреннего контроля. В практике использования информационных систем в корпоративном управлении выделяются три главных аспекта:

стратегический менеджмент (strategic management);

управление системой внутреннего контроля (internal control management);

управление взаимоотношениями с акционерами, инвесторами и заинтересованными сторонами (shareholder/investor/stakeholder relations management).

1. Стратегический менеджмент. Организация продуктивного стратегического диалога между руководителями компании (членами совета директоров и топ — менеджерами) — важное условие повышения эффективности корпоративного управления. Руководители высшего звена должны совместно выбрать позицию, которая ляжет в основу корпоративной стратегии, определить главный источник конкурентного преимущества компании, обосновать важнейший метод применения бизнес — концепции, выявить уровень неопределенности и пр. Для того чтобы сформулировать и утвердить общий курс компании, высший менеджмент должен регулярно получать особую подборку объективных, взаимоувязанных отчетов, способных создать четкую картину ситуации, в которой находится компания. Информационная система, которая обеспечивает генерирование требуемых отчетов, решает следующие задачи:

достижение внутреннего единства используемых показателей, которые рассчитываются так, чтобы можно было проследить их формирование из первичных данных, характеризующих финансово-хозяйственные операции;

обеспечение максимальной актуальности информации;

индивидуализация отчетов в соответствии с потребностями и кругом полномочий конкретных пользователей;

использование во всех отчетах базового набора индикаторов эффективности, охватывающего наиболее важные составные части корпоративного бизнес — портфеля.

Для решения указанных задач автоматизируется и стандартизируется сбор данных, формирование отчетов и рассылка срочных сообщений о достижении ключевыми показателями определенных пороговых значений, свидетельствующих о кардинальных позитивных или негативных изменениях ситуации. Мгновенный доступ к данным о деятельности компании и к Web-заседаниям органов управления сотрудникам, которые могут находиться в разных городах и странах, предоставляют внутри корпоративные коммуникации (Интернет-системы).

• 2. Внутренний контроль. Система внутреннего контроля решает следующие задачи: ведение бизнеса (обеспечение эффективности и результативности операций); составление финансовой отчетности; существование компании в рамках, установленных нормативно-правовыми актами, правилами и стандартами. Она включает в себя: создание контрольной среды, оценку рисков, осуществление контрольных действий, обмен информацией, мониторинг. Выделяют три наиболее важных направления, в рамках которых разрабатываются инструменты, используемые руководителями в области внутреннего контроля:
  • · управление рисками (risk management);
  • · управление обеспечением информационной безопасности (information security management);
  • · управление выполнением требований законодательных и регулирующих органов (compliance management).

Системы управления рисками имеют особое значение для компаний, бизнес которых базируется на активном осуществлении инноваций (проведении научных исследований и опытно-конструкторских разработок, производстве новых товаров или услуг и внедрении передовых технологий) и для финансовых учреждений. В подготовке отчетности по управлению рисками проводится стандартизация сбора исходных данных, вводятся четкие алгоритмы их обработки, устанавливаются связи между ними, организовывается представление конечных интегрированных данных с разбивкой по видам операций, типам финансовых инструментов и пр.

Системы, управляющие обеспечением информационной безопасности, играют важную роль в компаниях, капитализация которых находится в тесной зависимости от стоимости нематериальных активов (интеллектуального капитала), и в корпорациях, которые обязаны обеспечивать конфиденциальность информации, представляющей коммерческую тайну. Особенно это касается компаний, осуществляющих электронное взаимодействие с поставщиками, покупателями, посредниками, и банков, предоставляющих онлайновые финансовые услуги.

Управление обеспечением информационной безопасности считается одним из ключевых элементов общекорпоративных информационных систем. В настоящее время в США, Великобритании, России и других развитых странах появились фирмы, которые занимаются созданием прикладных программ по обеспечению корпоративной информационной безопасности, сертифицированных согласно стандартам BS 7799 и ISO 17 799.

Системы, управляющие выполнением требований законодательных и регулирующих органов, необходимы всем компаниям и банкам. В начале 2000;х гг. в развитых странах произошло усложнение и ужесточение нормативно-правовых актов, правил и стандартов, касающихся как корпоративного управления в целом, так и его различных аспектов.

Лидерами данного направления являются крупные производители бизнес программ (Oracle и PeopleSoft и др.), аудиторские фирмы, фирма Movaris, разрабатывающая программы по выполнению требований законодательства.

Компания Restricted Stock Systems производит специальную технологию, позволяющую своевременно отслеживать инсайдерские сделки, в которых участвуют акции с ограниченными правами и отсылать отчетность об этих операциях в Комиссию по ценным бумагам и фондовым биржам не позднее установленного срока.