Документирование хозяйственных операций на предприяти

Понятие документации

Документация — элемент метода бухгалтерского учета. Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учета необходимо прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета — документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственною деятельностью организации, ее первичного контроля. Каждая операция независимо от объема и содержания в момент ее совершения оформляется документом и является первым этапом учета. Русалева Л. А., Богаченко В. М. Теория бухгалтерского учета. — Ростов н/Д:"Феникс", 2003. — 448с.

Документ (от лат. Documentum — поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как приходной и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т. д. Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной жизни находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.

При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служат основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Поэтому одним из основных правил каждого бухгалтера должно быть следующее «нет документа — нет операции». Любушин Н. П., Жаринов В. В., Бородина Н. В. Теория бухгалтерского учета. — М.:ЮНИТИДАНА, 2003. — (129с.).

Форма документа определяется совокупностью показателей и их расположением в документах. Учетные (бухгалтерские) документы, используемые на предприятия, должны составляться на типовых бланках утвержденных Госкомстатом Российской Федерации (9) форм, которые содержат необходимые реквизиты — обязательные данные, которые должен содержать документ, чтобы обладать силой (в том числе юридической).

Согласно требованиям бухгалтерского законодательства РФ в документе должны быть следующие обязательные реквизиты:

• · Наименование документа
• · Дата составления документа
• · Наименование организации, от имени которой составлен документ
• · Содержание хозяйственной операции
• · Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• · Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
• · Личные подписи указанных лиц с расшифровкой. Шишкоедова Н. Н. теория бухгалтерского учета. — М.: ООО «Вершина», 2003.-(162с.)

Отсутствие в первичных документах какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, т.к. ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции и, следовательно, возможно утверждение, что операция фактически не проводилась. Любушин Н. П., Жаринов В. В., Бородина Н. В. Теория бухгалтерского учета. — М.:ЮНИТИДАНА, 2003. — (135с.).

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как и в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах. При табличной структуре реквизиты документов оформляются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагаются по анкетной структуре, а ряд — по табличной. Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций и др.) ГусеваТ.М., Шеина Т. Н. Основы бухгалтерского учета. -М.:Финансы и статистика, 2003.-(200с.).

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация — это способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами — начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации и поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля:

• · Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. п.) при подписании документов, т.к. подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника подписавшего документ, за совершенные им действия.
• · Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.
• · Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замене разовых документов накопительными, ликвидации лишних показателей, имеющихся в документах, объединению нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Бабаев Ю. А. Теория бухгалтерского учета. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004 (158с.).