Организация внутрихозяйственного контроля и методика аудита операций по учету расчетов с дебиторами и кредиторами

Бухгалтерский учет, внутрихозяйственный контроль и анализ — это три основных элемента учетно-аналитического обеспечения организации. Внутрихозяйственным контролем является совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством в качестве средств упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Внутрихозяйственный контроль — это организованные внутри экономического субъекта надзор и проверка соблюдения законодательства, точность и полнота документации бухгалтерского учета, своевременность подготовки достоверной бухгалтерской (финансовой) отчетности, предотвращение ошибок и искажений, исполнение приказов и распоряжений.

Стоит отметить, что устойчивость финансового положения хозяйствующего субъекта в современных условиях рыночных отношений во многом зависит от эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью.

На величину дебиторской и кредиторской задолженности в ГУП РК «Симферопольский КХП"влияют следующие факторы:

• — объем продаж и объем покупок;
• — объем продаж и покупок на условиях последующей оплаты;
• — условия договоров с дебиторами и кредиторами;
• — условия расчетов с основными дебиторами и кредиторами: покупателями, заказчиками, поставщиками и подрядчиками;
• — политика управления дебиторской и кредиторской задолженности;
• — качество анализа кредиторской и дебиторской задолженности и степень его использования в процессе управления организации.

Анализ опыта финансово-хозяйственной деятельности ГУП РК «Симферопольский КХП» позволяет констатировать наличие у данной организации значительных показателей в части дебиторской и кредиторской задолженностей. В связи с этим, следует признать неоспоримым тот факт, что ГУП РК «Симферопольский КХП» с целью обеспечения своего динамичного, поступательного развития должно проводить достаточно гибкую политику в экономической сфере и оперативно реагировать на все изменения ситуации. Организация, осуществляя финансово-хозяйственную деятельность, зависит не только от рынков сбыта производимой ею продукции и оказываемых услуг, но и от поставщиков комплектующих изделий. Поэтому весомое значение имеет надлежащее отражение в бухгалтерских документах дебиторской и кредиторской задолженностей. Это обуславливается, тем, что суммы балансовых остатков по данным видам задолженностей, а также периоды оборота каждой из них, непосредственно влияют на объективность оценки платежеспособности хозяйствующего субъекта. Кроме того, следует постоянно учитывать, что освоение новых сегментов рынка, а также укрепление позиций на уже освоенных (в том числе, привлечение новых покупателей), требует постоянного повышения эффективности методов работы с ними.

ГУП РК «Симферопольский КХП» как предприятие, имеющее возможность предоставления клиентам более значительного ассортимента товаров (услуг) в кредит, повышает свою конкурентоспособность на рынке и тем самым увеличивает количество партнеров, а также, соответственно, объемы продаж.

С данных позиций, наиболее востребованными формами сбыта производимой продукции и оказываемых услуг являются различные способы реализации на условиях отсрочки или рассрочки платежей. Соответственно и доля отражаемой в бухгалтерском учете дебиторской задолженности предприятия постоянно растет.

Приведенные выше причины объективно обуславливают ситуацию, при которой все большие объемы денежных средств оказываются, как бы «заблокированными», то есть они временно не участвуют в коммерческом обороте, и отражаются в учете в виде дебиторской задолженности. Данная тенденция вынуждает хозяйствующих субъектов все больше внимания уделять вопросам повышения эффективности управления дебиторской задолженностью. Поэтому вполне обоснованным и справедливым будет вывод о том, что организация расчетов между ГУП РК «Симферопольский КХП», с одной стороны, и покупателями и поставщиками, с другой стороны, оказывает непосредственное влияние на сокращение интервалов оборачиваемости оборотных средств, а также на обеспечение своевременного поступления денежных средств, от чего непосредственно зависит платежеспособность предприятия.

Как известно, наличие дебиторской и кредиторской задолженностей является естественным состоянием системы денежных расчетов между хозяйствующими субъектами. Это объясняется, помимо прочего, тем, что всегда имеется разрыв между временем осуществления платежей и моментом перехода права собственности на товар. Кроме того, задержка платежей, к сожалению, может быть обусловлена и иными «субъективными» причинами.

Все это в некоторых случаях и при определенных условиях может привести к необходимости заимствовать дополнительные средства у кредитных организаций, а иногда — даже к банкротству.

Как следует из определения основной цели системы внутреннего контроля организации, под объектами внутреннего контроля понимаются ее активы и обязательства перед своими работниками и третьими лицами.

Объекты внутреннего контроля подразделяются на две группы:

• 1. Активы, обеспечивающие целесообразный труд людей в процессе хозяйственной деятельности организации, и ее обязательства;
• 2. Хозяйственные процессы и их результаты, составляющие в совокупности производственную деятельность организации.

Расчеты с дебиторами и кредиторами относятся к первой группе объектов внутреннего контроля. Основными принципами системы внутреннего контроля расчетов с дебиторами и кредиторами являются:

• — каждый работник организации, тем или иным образом связанный с осуществлением расчетов с дебиторами и кредиторами, должен нести экономическую и дисциплинарную ответственность для осуществления контроля в должной мере;
• — при выявленном отклонении работник должен своевременно довести о них информацию до лиц, принимающих решения по данным отклонениям, в соответствующем объеме, в нужное время;

Все элементы управления организацией должны быть взаимосвязаны между собой. Внутренний контроль расчетов с дебиторами и кредиторами, являющийся частью ее системы управления, должен выполнять функцию взаимосвязи их деятельности:

• — контролем должен быть охвачен весь комплекс объектов связанных с осуществлением учета и контроля расчетов с дебиторами и кредиторами, а не только их узкий круг;
• — должно быть четкое распределение обязанностей таким образом, чтобы за одним человеком, во избежание злоупотреблений, не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с дебиторами и кредиторами; регистрация данных операций; проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.
• — в организации должно обеспечиваться формальное разрешение операций по расчетам с дебиторами и кредиторами руководителями разных уровней в рамках их документально подтвержденных полномочий. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.

Внутренний контроль организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством регламентируются только основные направления внутреннего контроляпорядок проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого персонала и некоторые другие.

Особой профессиональной подготовки от специалистов внутреннего контроля требует проведение инвентаризации расчетов. Эта процедура является одним из важнейших условий правильного управления дебиторской и кредиторской задолженностью. Инвентаризации должны ежегодно подвергаться расчеты с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, расчеты с бюджетом, поставщиками и покупателями, подотчетными лицами, персоналом, другими дебиторами и кредиторами. Контролируя расчеты, возникшие в результате осуществления предприятием хозяйственной деятельности, нужно установить причины возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Если суммы задолженности значительны и по счетам учета расчетов не наблюдается их движения, это свидетельствует о нарушении финансовой и расчетной дисциплины в организации.

Вместе с тем необходимо отличать такую задолженность от задолженности, являющейся следствием существующих правил расчетов.

В основе этой позиции лежит концептуальное положение: дебиторская (кредиторская) задолженность есть бухгалтерский показатель, отраженный предприятием в бухгалтерском учете как долг контрагента (долг самого предприятия), возникший по тем или иным основаниям. В большинстве случаев этот долг является следствием проведения конкретной хозяйственной операции, связанной с движением материальных ценностей, реализацией продукции (работ услуг), а также неплатежей либо задолженности юридических или физических лиц.

Предполагается, что часть счетов оплачивается в срок, соответствующий условиям договора (контракта), другая часть погашается с некоторой просрочкой, оставшаяся часть образует безнадежную дебиторскую задолженность.

Проверка по счетам расчетов специалистом внутреннего аудита должна осуществляться по следующим направлениям:

• — наличие и правильность оформления договоров и других документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей, выполнению работ (услуг);
• — правильность и полнота оплаты полученных материальных ценностей, документально подтвержденный факт их оприходования.

Необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого по данным регистров аналитического учета к счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим счетам аналитического учета и статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов. Специалист внутреннего аудита обязан установить:

• — причины и виновников образования задолженности;
• — давность ее возникновения и реальность получения;
• — не пропущены ли сроки исковой давности;
• — какие меры принимались для погашения задолженности;
• — проводились ли встречные проверки;
• — составлялись ли акты выверки взаиморасчетов;
• — наличие графиков погашения задолженности и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;
• — велась ли претензионно-исковая работа;
• — осуществлялся ли контроль исполнения договорных обязательств.

Проверке также подлежит неистребованная кредиторская задолженность. Следует установить, не перекрывается ли в бухгалтерских балансах дебиторская задолженность кредиторской, путем отражения свернутого сальдо по расчетным счетам.

При анализе прочей дебиторской задолженности важно проверить:

• — наличие задолженности работников предприятия или фирмы за пользование основными средствами и инвентарем;
• — отпущенные без предварительной оплаты материальные ценности;
• — не сданную при увольнении работников спецодежду и др.

В ходе проведения инвентаризации расчетов специалисту внутреннего аудита необходимо обратить внимание работников бухгалтерии на правильное и своевременное списание кредиторской и дебиторской задолженности, поскольку этот процесс представляет наибольшую сложность и может существенно занизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Согласно п.п.77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 24.12.2010), суммы кредиторской и дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности списываются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст. 196 ГК РФ срок исковой давности установлен в три года. Истечение срока исковой давности начинается с момента, когда задолженность переходит в разряд просроченных, т. е. с момента просрочки оплаты долга исходя из условий договора.

В случае если срок исполнения обязательств должником не оговорен сторонами, то необходимо руководствоваться ст. 314 ГК РФ. Согласно указанной статье в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Несвоевременное списание кредиторской задолженности может быть расценено налоговыми органами как не учет или сокрытие внереализационных доходов предприятия.

Следовательно, значение контроля со стороны самого предприятия за изменением показателей кредиторской и дебиторской задолженностей, несомненно, велико. С помощью данного вида контроля не только обеспечивается качество учета и достоверность отчетности, но и выявляются (мобилизуются) имеющиеся у хозяйствующего субъекта резервы в сфере финансов и предпринимательской деятельности. Все мероприятия, которые систематически и регулярно проводятся руководством и собственниками предприятия в рамках осуществления данного вида контроля, позволяют им своевременно получать информацию о недостатках, имеющихся в данной сфере финансово-экономической и хозяйственной деятельности соответствующего субъекта. Кроме того, данные мероприятия позволяют объективно оценить фактическое состояние и результаты использования материальных и денежных ресурсов предприятия, состояние бухгалтерского и налогового учетов и отчетности.

В силу указанных выше причин, осуществление контроля за динамикой дебиторской и кредиторской задолженностей объективно необходимо для укрепления расчетно-платежной дисциплины и, соответственно, является важным фактором контроля за оборотом кредиторской и дебиторской задолженностей.