Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Целью данной главы является определение основных принципов и методов ведения бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности в ТОО Агрофирме «Родина».

Дебиторская задолженность— это сумма долга, причитающаяся предприятию от других юридических и физических лиц или граждан и возникшая в результате хозяйственных взаимоотношений между ними.

Кредиторская задолженность — это обязанность АФ совершить в пользу другого лица (Кредитора) определенное действие: передать имущество, выполнить работу, выплатить деньги и т. д., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от АФ исполнения его обязанности.

Дебиторская задолженность. Синтетический учет дебиторской задолженности ведется на счетах раздела 1200 «Краткосрочная дебиторская задолженность» и 2100 «Долгосрочная дебиторская задолженность.

Аналитический учет по дебиторской задолженности осуществляется раздельно по:

задолженности покупателей, сроки погашения которой не наступили (нормальная дебиторская задолженность);

задолженности по расчетным документам, не оплаченным в срок покупателями и заказчиками;

товаров на ответственном хранении у покупателей ввиду отказа от принятия расчетных документов к оплате по разным основаниям.

Дебиторская задолженность показывается в балансе за вычетом резерва по сомнительным долгам.

Резерв по сомнительным долгам создается на основе результатов инвентаризации дебиторской задолженности, проведенной в конце отчетного периода, и учитывается на счете 1290 (311) «Резерв по сомнительным требованиям».

При образовании резерва по сомнительным долгам предприятие применяет метод учета счетов по срокам оплаты.

Таблица 14 — Создание резерва по сомнительным долгам в зависимости от срока и требуемой ставки.

По каждому покупателю или заказчику ведется аналитический учет на счетах 1211, 1211 (301,303) «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков». Основанием для отражения в учете операций по данному виду расчетов признаются договора поставок продукции, товаров или услуг, расчетные документы за отгруженную продукцию, выполненные работы и оказанные услуги. Реальность задолженности покупателей и заказчиков должна быть подтверждена актами инвентаризации (сверки) расчетов.

В учете отражается информация о дебиторской задолженности работников и других лиц по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, на служебные командировки, по возмещению материального ущерба и прочим операциям на счетах подраздела 1250 (333) «Краткосрочная дебиторская задолженность работников». В плане счетов предусмотрены субсчета на которых отражаются возникающие задолженности. Аналитический учет расчетов ведется по каждому подотчетному лицу.

Деньги под отчет на хозяйственные нужды и командировочные расходы выдаются лицам, работающим в Товариществе, по распоряжению генерального директора или на основании служебной записки с разрешительной визой директора. Не допускается оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы предприятия.

Выдача аванса из кассы производится после полного расчета по ранее выданным авансам (в исключительных случаях допускается выдача по разрешению руководителя).

Расходование подотчетных сумм подтверждается документами, для обобщения которых предназначен авансовый отчет с приложениями, представляемый в бухгалтерию в течение пяти дней по окончании срока командировки. Неиспользованный остаток аванса работник вносит в кассу в течение трех дней.

Учет расчетов по предоставленным коммунальным и прочим услугам производится на счетах 1284 (334.2) — услуги детского сада; 1257 (333.5) — услуги по предъявленной квартирной площади, отоплению, водоснабжению.

В командировку может быть направлен только работник, имеющий отношения с Агрофирмой на основании трудового договора, т. е. либо это место основной работы, либо работа по совместительству. Срок командировки обычно не превышают 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Работнику, направляемому в командировку согласно распоряжению (приказу) руководителя, выдается командировочное удостоверение.

После возвращения из командировки работник Фирмы в течение трех дней должен представить отчет о результатах командировки, а также авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Целесообразность расходов подтверждается руководителем или уполномоченным лицом подписью на авансовом отчете (приложение 14).

Деньги на служебные командировки выдаются в пределах сумм, причитающихся командируемым лицам на оплату проезда к месту командировки и обратно, суточных расходов и расходов по найму помещений на срок командировки. Возмещение расходов по командировкам производится по нормам. Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, по статье «Накладные расходы» включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

По усмотрению Генерального директора нормы возмещения расходов, связанных с командировкой могут быть увеличены, что оформляется соответствующим приказом. По распоряжению директора все расходы, указанные в заявлении работника (без подтверждающих документов), возмещаются в полном размере, а расходы по авансовому отчету относятся на расходы предприятия. Сумма возмещения включается в доход работника, облагается подоходным налогом с физических лиц в установленном порядке.

При командировках внутри Республики Казахстан день отъезда в командировку и день приезда из командировки считаются раздельно, как два дня, по командировкам за пределы Республики Казахстан также как два дня.

Лица, командированные за границу, обязаны представить в течение пяти дней после истечения срока командировки авансовый отчет с приложением следующих документов:

• · квитанции (счета) по найму жилого помещения;
• · билеты на проезд (кроме такси);
• · счета на телефонные переговоры;
• · копию паспорта;

Остаток неиспользованных командировочных валютных средств подлежит возврату в кассу в течение трех рабочих дней.

При выявлении недостач, хищений и порче денежных средств и ТМЗ в учете отражается сумма ущерба, которая исчисляется по розничным ценам, за исключением случаев, когда законом предусмотрен другой порядок определения сумм причиненного ущерба. Недостача в пределах норм естественной убыли может быть списана на издержки производства лишь в случае ее выявления при проведении инвентаризации. Суммы недостач, растрат и хищений, которые не могут быть взысканы с виновных лиц из-за их неплатежеспособности или по другим причинам, на основании должным образом оформленных документов, списываются. Списание задолженности вследствие неплатежеспособности должников не является аннулированием задолженности. Эти суммы учитываться на забалансовом счете в течение пяти лет.

Аналитический учет в разрезе субсчетов по задолженности работников предприятия по предоставленным им займам, за товары, проданные в кредит и прочие операции, ведется по работникам предприятия.

Прочая дебиторская задолженность отражает:

арендные обязательства к поступлению;

излишне перечисленные суммы в бюджет и внебюджетные организации;

суммы претензий, предъявленных к поставщикам, подрядчикам, транспортным организациям и иным юридическим лицам за несоответствия, недостачи ТМЗ сверх норм естественной убыли, к банку по суммам, ошибочно списанным с расчетного и других счетов в банке;

штрафы, пени, неустойки.

Учет прочей дебиторской задолженности ведется на счетах подраздела 1280 (334) «Прочая дебиторская задолженность».

Между хозяйствующими субъектами возможны взаимные расчеты в виде взаимозачетов, бартерных операций, переводов исполнения обязательств на третьи лица, переводов долгов, уступок требований.

Зачет встречных однородных требований регулируется главой 21 Гражданского Кодекса Республики Казахстан «Прекращение обязательства», где статьей 370 «Прекращение обязательства зачетом» предусматривается прекращение обязательства полностью или частично зачетом однородного требования или в порядке так называемого взаимозачета.

Для осуществления зачета встречного однородного требования осуществляется сверка взаимных расчетов. Документальное оформление представляется в виде протокола или соглашения о проведении взаимозачета о погашении взаимных требования и обязательства должников и кредиторов в полной сумме или ее части.

В бухгалтерском балансе раскрыты определение и итоговые суммы долгосрочной и текущей дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность раскрыта за вычетом резерва по сомнительным долгам.

К балансу прилагается расшифровка по дебиторской задолженности с указанием наименования дебитора и срока образования задолженности (Приложение 20).

Таблица 15- Примеры корреспонденции счетов по учету дебиторской задолженности ТОО АФ «Родина».

Кредиторская задолженность по срокам погашения классифицируется:

• на краткосрочную — текущую (со сроком погашения до года);

долгосрочную (за исключением части, погашаемой в течение отчетного года) Кредиторская задолженность формируется в момент возникновения обязательств Товарищества перед юридическими и физическими лицами (в том числе перед работниками Товарищества).

Для контроля кредиторской задолженности составляются акты взаимной сверки счетов, в которых ТОО АФ «Родина» признает свои долги (приложение 21).

Основанием для создания кредиторской задолженности по фактически приобретенным товарам и услугам являются полученные товарно-материальные запасы, обоснованные предъявленными накладными, счетами-фактурами, а по оказанным услугам — актами приемки выполненных работ, счетами-фактурами. При необходимости к акту приемки выполненных работ и счету-фактуре прикладывается расчет стоимости услуг. Аналитический учет ведется в разрезе поставщиков. Ответственность за надлежащее составление первичной документации по учету обязательств возлагается на специалиста, отвечающего за ведение расчетов с поставщиками.

Учет обязательств Товарищество ведет на счетах подразделов:

• 3000/4000 «Краткосрочные/долгосрочные финансовые обязательства»;
• 3100 «Обязательства по налогам»;
• 3200 «Обязательства по другим обязательным и добровольным платежам»;
• 3300/4100 «Краткосрочная/долгосрочная кредиторская задолженность поставщикам и подрядчикам»;
• 3400 «Краткосрочные обязательства по юридическим претензиям»;
• 3500/4400 «Прочие краткосрочные/долгосрочные обязательства»;
• 4200 «Долгосрочные оценочные обязательства»;
• 4300 «Отложенные налоговые обязательства».

Кредиторская задолженность рассматривается по:

Расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

Поставщикам по расчетным документам, не оплаченным в срок;

Расчетам в порядке зачета взаимных требований;

Выданным векселям, срок оплаты которых не наступил.

Информацию о кредиторской задолженности раскрывается в пояснительной записке к бухгалтерскому балансу (Приложение 22).