Исследование постановки учета дебиторской задолженности на ООО Вектор Групп Иваново

Все хозяйственные операции оформляются с помощью первичных учетных документов и записи данных в учетных регистрах.

Бухгалтерия совместно с дирекцией компании разработала инструкции, которые регламентируют правила и порядок создания первичных учетных документов, порядок их обработки, сроки передачи для отражения в регистрах учета, а также передача для дальнейшей проверки документально-оформленных сделок и операций.

Главный бухгалтер руководит ведением бухгалтерского, финансового и налогового учета. Основной объем работ по ведению бухгалтерского, финансового и налогового учета осуществляют работники бухгалтерии, сотрудники финансового отдела, а также сотрудники контрольно ревизионного отдела. Все должностные обязанности сотрудников отделов определяются в соответствии с должностными инструкциями. Учетом расчетов дебиторской задолженности занимается финансовый и контрольно ревизионный отдел. Эти отделы также проводят всю работу, связанную с дебиторской задолженностью организации.

Создание первичных учетных документов производится с использованием компьютерной техники и программного обеспечения. Обработка учетной информации производится с использованием компьютерной техники и программного обеспечения.

Регистры учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде.

Бухгалтерский учет на Предприятии ведется с применением форм регистров предусмотренных программным обеспечением «1С. Бухгалтерия 8.3» и «Альянс», с соблюдением общих методических принципов бухгалтерского учета.

Лица, имеющие право подписи на первичных документах утверждены документом руководителя предприятия.

Бухгалтерская отчетность предприятия состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки.

Торговая система «Альянс» была создана программистами компания для автоматизации оптовой торговли. Система позволяет полный контроль, учет и анализ деятельности фирмы. В торговой системе «Альянс» реализован дружелюбный, интуитивно понятный интерфейс пользователя. К квалификации пользователя не предъявляется специальных требований. Действия менеджера по выполнению операций в торговой системе «Альянс» минимальны, что уменьшает, с одной стороны, количество ошибок и время на ввод данных, а с другой — трудозатраты и стоимость персонала. В любой момент торговая система «Альянс» предоставляет информацию об операциях с товаром, товарных запасах и отчёты, как по всему торговому предприятию, так и по каждому подразделению. Кроме учётных и отчётных функций в вашем распоряжении оперативный анализ торговой деятельности в разрезе товаров, товарных групп, регионов, покупателей или торговых представителей, а также анализ плохо продаваемого товара и ABC-классификация товара.

ООО «Вектор Групп Иваново» оформляет все свои отношения со своими покупателями и поставщиками с помощью договоров. Покупатель и продавец заключают между собой договор поставки, согласно которому поставщик обязуется поставить приобретенный товар или продукцию покупателю.

В начале работы с клиентом сотрудники финансового отдела заключают договор о поставке продукции, который составлен в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ (Приложение 1). Пунктом 4.1 договора определяется количество дней отсрочки предоставляемой компанией ООО «Вектор Групп Иваново» покупателю. Контроль за соблюдением сроков оплаты и других условий договора осуществляется финансовым и контрольно ревизионным отделом компании. Перед заключением договора клиента на отсутствие арбитражных дел и др. проверяют сотрудники отдела экономической безопасности. Отражение хозяйственных операций в учете производится сотрудниками бухгалтерии.

В рамках договора на поставку товара (работ, услуг) ООО «Вектор Групп Иваново» обязуется передать товары в собственность организации-покупателю, а та должна уплатить за нее определенную денежную сумму. Одновременно с передачей вещи организация-продавец обязана одновременно передать организации-покупателю ее принадлежности и относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации).

Каждая передача товаров покупателям ООО «Вектор Групп Иваново» сопровождается выпиской и передачей организации-покупателю товарной накладной (форма № ТОРГ-12) (приложение 2) и счет-фактуры (приложение 3). В случае доставки товара до покупателя транспортом ООО «Вектор Групп Иваново», выписывают товарно-транспортную накладную (форма N 1-Т) (приложение 4). Если при этом используется собственный грузовой транспорт, дополнительно оформляют путевой лист (формы N 4-С и 4-П).

Ежеквартально или чаще организации проводят инвентаризацию расчетов. Перед началом инвентаризации составляют акты сверки расчетов с другими организациями.

В форме № ИНВ-17 и специальной справке (приложение к форме № ИНВ-17) отражают результаты инвентаризации с покупателями, поставщиками и другими дебиторами.

У организации ООО «Вектор Групп Иваново» существует как дебиторская, так и кредиторская задолженность. Существуют организации, которые одновременно являются поставщиками и покупателями товаров ООО «Вектор Групп Иваново», таким образом, в результате хозяйственной деятельности у организации возникает как дебиторская, так и кредиторская задолженность перед одним и тем же предприятием. В таких случаях на основании акта сверки расчетов подготавливается заявление о зачете взаимных требований. (Приложение 5).

Юридические, медицинские, аудиторские, ветеринарные, консалтинговые и другие аналогичные услуги оказываются при заключении договора о возмездном оказании услуг.

В бухгалтерском учете ООО «Вектор Групп Иваново» дебиторская задолженность отражается по дебету счетов:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (если организацией выдан аванс в счет поставки);
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (в случае поставки товаров, работ, услуг в счет последующей оплаты);
• 68 «Расчеты по налогам и сборам» (в случае переплаты в бюджет);
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (в случае переплаты при расчетах по социальному страхованию, пенсионному обеспечению, обязательному медицинскому страхованию работников организации);
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при удержании с работника определенных сумм в пользу организации);
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае невозврата подотчетным лицом выданных ему денежных средств);
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (при наличии задолженности работников по предоставленным займам, возмещению материального ущерба и т. п.);
• 75 «Расчеты с учредителями» (при наличии задолженности учредителей по вкладам в уставный, складочный капитал);
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в случае наличия задолженностей по возмещению ущерба по страховому случаю; расчетов по претензиям в пользу организации; расчетов по причитающимся дивидендам и др.);
• 79 «Внутрихозяйственные расчеты «(в случае наличия задолженностей дочерних и зависимых обществ).

В течение своей работы компания ООО «Вектор Групп Иваново» нередко сталкивалась с ситуацией, когда задолженность предприятий по договорным обязательствам погашается несвоевременно либо не погашается совсем.

Сотрудники финансового отдела следят за соблюдением клиентом сроков по оплате дебиторской задолженности. При нарушении сроков от 5 до 10 дней клиенту направляется письмо с просьбой о погашении задолженности.

Далее в зависимости от деятельности клиента возможны три варианта:

• 1. Клиент оплачивает задолженность;
• 2. В случае, когда задолженность клиента составляет значительную сумму, то клиент может предоставить гарантийное письмо, в котором может быть либо отражена дата к которой клиент обязуется погасить образовавшуюся задолженность, либо в письме клиент отражает календарный график оплат. В этом случае сотрудники финансового отдела следят за выполнением обязательств клиента, отраженных в письме (Приложение 6).
• 3. Клиент отказывается, оплачивать задолженность или не признает ее. В этом случае клиенту предоставляется акт сверки взаиморасчетов (Приложение 7), личная встреча с клиентом, претензия (Приложение 4). Если все вышеперечисленные действия не принесли желаемого результата, то сотрудниками финансового отдела совместно со службой экономической безопасности подготавливают и передают документы в суд .

Для контроля взаиморасчетов с клиентами, а также контроля отражения сумм дебиторской задолженности в учете финансовым отделом ежеквартально составляются и обрабатываются акты сверок.

Общий срок исковой давности, согласно ст. 196 ГК РФ, составляет три года. Отсчет срока исковой давности определяется в соответствии с условиями договора и не всегда совпадает с датой возникновения задолженности. Следует иметь в виду, что законодательство предусматривает и специальные сроки исковой давности, как сокращенные, так и более длительные по сравнению с общим сроком [ст.797, ст.966].

При неисполнении должником своих обязательств к нарушителям условий договора компания ООО «Вектор Групп Иваново» применяются меры гражданско-правовой сферы: штрафы, пени, неустойки и проценты (приложение 8). Внереализованные доходы организации включают в себя суммы санкций, которые были должником или по ним были получены решения суда о взыскании. В таком случае сумма начисленного штрафа отражается в учете ООО «Вектор Групп Иваново» проводкой дебет сч.76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсч. «Расчеты по претензиям» кредит сч.91 «Прочие доходы и расходы» субсч. «Прочие доходы». Все пени, неустойки и штрафы отражаются в составе дебиторской задолженности до их погашения.

Если существует задолженность, которая нереальна для взыскания или по ней истек срок исковой давности, то такую задолженность необходимо списать. Списание такой задолженности происходит только после проведения инвентаризации.

ООО «Вектор Групп Иваново» в рамках своей учетной политики предусматривает создание реестра сомнительных долгом. Данный реестр создается для списания дебиторской задолженности, если эта задолженность станет нереальной для взыскания. Величину резерва по сомнительным долгам отражают на счете 63, данная задолженность включается в состав расходов фирмы. В случае если такой резерв был создан, то сумму дебиторской задолженности учтенную на счете 62 отражают в балансе по строке 1230 за вычетом суммы резерва.

Списанная задолженность не аннулируется. Ее сумма отражается по дебету забалансового счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания. Такой порядок предусмотрен потому, что имущественное положение должника может измениться и организации, возможно, удастся взыскать задолженность. При погашении такого долга производится запись по кредиту счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». В случае если сумма резерва не была полностью использована в текущем отчетном периоде, то она может быть перенесена на следующий отчетный период. Это происходит после инвентаризации, т. е. сумма нового резерва, создаваемого по результатам проведенной инвентаризации, должна быть скорректирована на сумму остатка. (Приложение 9).

Работа с резервом сомнительных долгов в ООО «Вектор Групп Иваеново» отражается в бухгалтерском учете рядом проводок, данные проводки отражены в таблице 1.

Таблица 1.

Создание и использование резерва по сомнительным долгам.