Теоретические основы организации архивных фондов и архивных документов

архивный фонд документ.

Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации

Документы отражают и обеспечивают все стороны деятельности юридического лица, начиная от его правового статуса до чисто хозяйственных вопросов. Многие из них, пройдя свой путь в текущем делопроизводстве, приобретают статус архивных документов, сохраняемых юридическим лицом в силу той правовой, финансовой, экономической, социальной и другой информации, которую они содержат.

Как правило, в коммерческих организациях, имеющих статус юридического лица, образуется огромное количество документов, которые должны храниться в течение определенного времени, из-за чего возникают серьезные проблемы, связанные с организацией их хранения, обеспечением сохранности, учетом и использованием содержащейся в них информации. Для практического решения этого комплекса вопросов на государственном уровне создаются специализированные организации — государственные или муниципальные архивы, хранящие документы, отнесенные к Архивному фонду Российской Федерации. В составе действующих юридических лиц разных форм собственности создаются специальные структурные подразделения (участки работы).

Некоторые руководители частного бизнеса придерживаются мнения о том, что архивные документы и архивы нужны только государству в лице его фискальных, правоохранительных и судебных органов или представителям исторической науки, а для самих организаций являются обузой. Это поверхностный взгляд. Да, часть архивных документов, хранящихся юридическим лицом, выполняет юридическую или фискальную функцию, т. к. отражает и помогает регулировать его правовые и финансовые взаимоотношения с государством и его органами, а потому может быть ими востребована в соответствии с действующим законодательством. Именно поэтому государство через ряд нормативных правовых актов устанавливает сроки хранения отдельных видов документов, обязывая все организации их сохранять в течение этих сроков. Но не только и не столько в этом очень важном обстоятельстве заключается основная функция архивов, действующих в юридических лицах.

Архив организации, если он правильно организован, становится ее существенным информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах ее деятельности. Ведь в архиве юридического лица хранятся не исторические документы, а документы, работа с которыми, как правило, завершена в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой — информация в них представлена комплексно, т. к. документы поступают от всех структурных подразделений.

Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности юридического лица по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации. [13].

Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.

Признаками фондообразователя являются:

• а) наличие правового акта о его образовании, регистрации, компе-тенции, порядке деятельности;
• б) самостоятельный баланс;
• в) расчетный счет в банке;
• г) штатное расписание, печать, собственные бланки;
• д) для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.

Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению [14].

В соответствии с ГОСТ Р51 141−98 архивный фонд — это совокупность архивных документов, исторически и (или) логически связанных между собой [15].

Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации. Создание фонда — естественный и неизбежный результат работы организации. Учреждение и его фонд связывают «родственные» отношения, что подчеркнуто в научном названии исторического принципа классификации — «принцип происхождения (провениенцпринцип)».

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, в Основах законодательства подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций. На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести их в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией [16].