Авансовый отчет. 
Состояние расчетно-платежной дисциплины

В соответствии с Приказом Минфина России от 12 ноября 1996 г. N 97 (в редакции последующих изменений и дополнений) «О годовой бухгалтерской отчетности организаций» в бухгалтерском балансе (форма N 1) в подразделе «Незавершенное строительство» (строка 130) показываются суммы авансов, выданных организацией в связи с осуществлением капитальных вложений. По статьям «авансы выданные» группе статей «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)» и «Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)» (строки 234 и 245) показывается сумма уплаченных другим организациям авансов по предстоящим расчетам в соответствии с заключенными договорами.

По статье «авансы полученные» показывается сумма полученных от сторонних организаций авансов по предстоящим расчетам по заключенным договорам.

По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет (унифицированная форма №АО-1,утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01 августа 2001 г. № 55) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма №АО-1).

Применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителе информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1−6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7−8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Форма №АО-1 «Авансовый отчет» предназначена для применения юридическими лицами всех форм собственности (кроме бюджетных учреждений), введена в действие с 1 января 2002 года и применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Эта форма содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм, как в рублях, так и в иностранной валюте. законодательный товарный учет аванс Авансовый отчет — документ двусторонний, он заполняется подотчетным лицом и бухгалтером организации. Составляется авансовый отчет в одном экземпляре, причем он может быть заполнен на бумажном или машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если он есть), профессию (должность), и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Далее проверяется целевое расходование средств, наличие и правильное оформление оправдательных документов и расчетов, ставится отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью), ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а также сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу.

В самом низу лицевой части авансового отчета новый раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя и отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и др.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Полностью проверенный отчет утверждает руководитель организации (или уполномоченное лицо), на лицевой стороне указывается его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. На данное положение бухгалтеру необходимо обратить особое внимание.