Инвентаризация товарно-материальных запасов в строительстве

Материальные запасы, используемые в строительстве, различаются по функциональной роли, выполняемой ими в процессе производства строительно-монтажных работ, а также по своим физическими и химическим свойствам. В зависимости от характера и назначения обычно выделяют следующие группы: сырье и основные материалы, вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы (возвратные), топливо, тара и тарные материалы, запасные части. [18].

Сырьем в строительстве является продукция добывающей промышленности (песок, гравий, щебень, лес и т. д.).

Основные материалы вещественно входят в изготовляемый из них продукт, образуя его материальную основу: кирпич, цемент, металл и т. п. Вспомогательные материалы, в отличие от основных, не образуют материальной основы вырабатываемого продукта. Они либо способствуют преобразованию основных материалов, вызывая в них нужные изменения (например, красители для окрашивания продукции, клей, лаки и др.), либо содействуют производственному процессу. К вспомогательным материалам также относятся различные химикаты, смазочные, обтирочные, ремонтные и другие материалы. Следует отметить, что деление на основные и вспомогательные весьма условно и зачастую зависит от количества используемых на производстве различных видов продукций. Например, краска для промышленного предприятия может классифицироваться как вспомогательный материал, а для подрядной строительной организации — как основной.

Из группы вспомогательных материалов принято отдельно выделять (как в связи с особенностями использования, так и их стоимостью) топливо, тару, тарные материалы и запасные части.

Обычно топливо подразделяют на технологическое, двигательное (горючее) и хозяйственное (отопительное).

Тара и тарные материалы представляют собой предметы для упаковки, транспортировки, хранения различных материалов и продукции (мешки, ящики, коробки, бутылки).

Запасные части предназначены для замены и ремонта износившихся деталей машин и механизмов.

Покупные полуфабрикаты — материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией. При изготовлении продукции они, как и основные материалы, составляют вещественную основу.

Отходы (возвратные) производства — это остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, утратившие частично или полностью потребительские свойства исходного сырья и материалов (стружка, опилки, отруби, жмых). Не подлежат отнесению к возвратным отходам производства остатки материальных ресурсов, которые в соответствии с установленной в организации технологией передаются в другие цеха, подразделения как полноценное сырье или материалы для дальнейшего производства тех или иных видов продукции (работ, услуг).

Экономный расход материалов требует организации контроля за их использованием, соблюдением установленных норм расхода на выполнение строительно-монтажных работ. Контроль за использованием материалов подразделяют на предварительный, текущий и последующий.

Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие основные методы: документальное оформление отклонений от норм, учет расхода по партиям и инвентаризация (инвентарный).

Навалочные материалы, используемые в производстве, не всегда поддаются взвешиванию или обмеру в момент их отпуска. Поэтому количество израсходованных в производстве навалочных (сыпучих) материалов определяется путем проведения инвентаризации их остатков на 1 число следующего месяца. Инвентаризацию оформляют актом. Фактическое количество расхода материалов определяют как разницу между количеством запасов на начало месяца и поступивших в течение месяца с остатком материалов на конец месяца, определенным при инвентаризации по данным натурального их обмера. Отпуск материалов на сторону должен оформляться отделом снабжения с письменного разрешения руководителя стройки или лиц, им на то уполномоченных по накладной-требованию на отпуск (форма М-15а). Накладная-требование выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй экземпляр получателю материалов. Вывод материалов оформляется специальным пропуском. Отпуск материалов на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, оформляемой в установленном порядке.

На приобъектных складах (кладовых) участков производителей работ (мастеров) во многих строительных организациях вместо ведения карточек складского сортового учета составляются ежемесячно материальные отчеты о поступлении, отпуске и остатках материалов по ф. № М-19а. В отчет включаются материалы, числящиеся в подотчете за материально ответственным лицом (кладовщиком, производителем работ, мастером). Движение материалов и их остатки отражаются в материальном отчете по данным первичных приходных документов, актов инвентаризации и т. п. Отпуск материалов на производство отражается в отчете без оформления первичными документами. Материальный отчет вместе с приложенными к нему первичными документами по окончании месяца представляется производителем работ (мастером) в бухгалтерию. При наличии материального отчета ведомость остатков материалов не ведется. [6].

Как было указано, для учета материалов, числящихся на приобъектных складах и в кладовых, применяется метод составления производителем работ (мастером) месячного материального отчета (ф. № М-19а) по всей номенклатуре материалов, числящихся по участку, включая и те, по которым в течение месяца не было движения. Это вызвано во многих случаях значительной удаленностью участков от местонахождения бухгалтерии строительной организации, сравнительно небольшой номенклатурой материалов, числящихся в подотчете производителей работ (мастеров), бездокументным отпуском материалов на производство (преимущественно материалов открытого хранения), в связи с чем фактический их расход определяется лишь в конце месяца методом инвентаризации остатков материалов и т. д. Месячные материальные отчеты составляются также на центральных складах организации, в которых оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета не внедрен. При этом материальные отчеты составляются складом только по номенклатуре тех материалов, по которым в отчетном месяце было движение (поступление или отпуск).

Перемещение материалов с одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или другую кладовую данного предприятия оформляется накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой по распоряжению службы маркетинга. При возврате неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально-ответственными лицами цеха (участка), сдающего ценности.

Материалы, полученные с центрального склада или цеховых складов (кладовых) представителем цеха (участка), должны полностью сдаваться в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика, мастера или другого должностного лица на документах.

Сдача цехами и участками из производства на склад изготовленных или переработанных материальных ценностей оформляется накладными на внутреннее перемещение. Этими же накладными оформляется сдача цехами (участками) на склад из производства остатков неизрасходованных материалов, отходов, возникающих в процессе производства продукции, материалов, полученных от ликвидации основных средств, в процессе ремонтов и т. д.

Контроль за использованием материалов в производстве имеет целью установление соответствия фактического расхода утвержденным на предприятии нормам. Основные причины отклонений от норм расхода материалов — экономия или перерасход материала при раскрое, плохая наладка оборудования, некондиционность, брак и т. д.

Различают три метода контроля за расходованием материалов и выявлением отклонений:

документирование отклонений;

учет партионного раскроя материала;

инвентарный метод.

Методом документирования пользуются для выявления отклонений, возникающих вследствие замены материалов, брака, расхода сверх установленных норм и т. д. Эти отклонения от норм оформляются разовыми требованиями, выписываемыми в дополнение к лимитно-заборным картам с указанием причин и виновников отклонений. [9].

Можно практиковать выдачу материалов внутри цеха на каждое рабочее место по специальным лимитным картам. В конце месяца рабочий должен отчитаться за полученный по лимитной карте материал, указав количество каждого вида деталей, изготовленных из него. Таким образом выявляется перерасход или экономия по каждой операции.

На машиностроительных, обувных, швейных и других предприятиях наиболее целесообразно применять метод партионного раскроя материалов, при котором используют раскройные листы, карточки учета раскроя или ведомости. Раскройную карту или лист открывают на каждую партию материала, подлежащего раскрою, на определенное количество заданных деталей на одном рабочем месте. Сравнивая фактический расход с нормативным, выявляют отклонения при раскрое (экономию или перерасход), их причины и лиц, от которых эти отклонения зависели.

В некоторых производствах (металлургия, химия, хлебопечение и др.) величина отклонений от норм выявляется расчетами, т. е. сравнением количества материалов, предусмотренных в рецептурах на фактический выпуск и фактически отпущенных в производство. При этом проводят инвентаризацию остатков материалов на рабочих местах.

Там, где отклонения невозможно выявить партионным методом, применяют инвентарный метод, по которому выявляют недокументированные отклонения, сравнивая количество и стоимость материалов, отпущенных в течение отчетного периода каждому цеху, участку или исполнителю, с остатками, выявленными при инвентаризации. При инвентарном методе в цехах ведутся карты учета использования материалов, куда на основании первичных документов записывается количество материалов, переданных в обработку, выход отходов производства и неиспользованных материалов, а также фактическое количество выработанных изделий. По данным инвентаризации в карточки заносят остатки неиспользованных материалов. Сопоставляя фактический расход материалов на фактический выпуск изделий с нормой, выявляют величину отклонений.

При отпуске готовой продукции и прочих материальных ценностей дочерним зависимым и совместно контролируемым юридическим лицам основанием должны служить соответствующие решения об их передаче и в обычном порядке оформленные документы на отгрузку ценностей.

К прочему выбытию материальных ценностей можно отнести их недостачи, потери в пределах норм естественной убыли в пути и при хранении, а также сверх норм при проведении инвентаризации. Недостача и потери в пределах норм естественной убыли должны быть оформлены путем составления соответствующих расчетов, а сверх норм естественной убыли оформляются путем составления сличительных ведомостей на основании инвентаризационных описей и данных текущего бухгалтерского учета.

При их отпуске со складов материально-ответственные лица указывают в расходных документах против каждого наименования ценностей соответствующий учетный номер партии. В ярлыке же отмечается номер расходного документа и количество отпущенных ценностей. Таким образом, в партионной карте (товарном ярлыке) сосредоточивается следующая информация:

номер партии, дата открытия партионной карты или ярлыка, номер приходного документа, его наименование;

наименование ценностей, артикул, сорт, количество единиц или масса, дата выбытия, количество выбывших ценностей;

номер расходного документа и дата закрытия партионной карты (товарного ярлыка) при полном выбытии ценностей.

По окончании реализации ценностей данной партии складской ярлык вместе с материальным (товарным) отчетом сдается в бухгалтерию для проверки. При таком способе учета излишки и недостачи ценностей по каждой партии выявляются в момент ее закрытия, не дожидаясь проведения инвентаризации. При партионном способе учета взаимный зачет недостач товаров излишками, образовавшимися в разных партиях, не допускается.

Бухгалтерия составляет оборотные ведомости по каждой партии в целом, а не по отдельным наименованиям и сортам ценностей, входящим в партию.

Для предупреждения возможных ошибок при отпуске товаров, при инвентаризации, а также при составлении отчетности на каждый номенклатурный номер выписывается отдельный складской ярлык. Ярлыки хранят вместе с товаром на видном месте. На ярлыках, так же как и при партионном способе, отмечают количество поступившего и выбывшего товара. Складской учет, который ведется только по количеству, является оперативным. Поэтому он, как правило, дополняется аналитическим учетом в бухгалтерии, который осуществляется различными методами. Наиболее распространенным является сортовой метод, при котором учет ведется в натуральном и денежном выражении, т. е. по наименованиям, сортам, количеству, цене и сумме, по материально-ответственным лицам или бригадам (количественно-суммовой учет). По продовольственным товарам, упакованным в стандартную тару (сахар-песок, мука, крупа и др.), ведут учет по количеству мест, весу брутто и весу нетто. Эти же данные указывают во всех приходных и расходных документах. [4].

В отечественной практике наиболее широкое применение нашел оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета товарно-материальных запасов. Его отличительной особенностью является то, что бухгалтерия не ведет громоздкого и трудоемкого учета товаров по наименованиям, сортам, количеству и ценам и, следовательно, не дублирует записи складского учета.

Она ограничивается учетом движения товаров лишь в стоимостном выражении по материально-ответственным лицам.

Перемещение работников с материальной ответственностью (перевод, увольнение, уход в отпуск и возвращение из отпуска, продолжительная болезнь и т. п.) обязательно сопровождается инвентаризацией ценностей.

В случае необеспечения сохранности ценностей материально-ответственные лица привлекаются к ответственности. Основанием для этого являются данные инвентаризационной описи и письменное объяснение материально-ответственного лица о причине образования ущерба. Ущерб должен быть возмещен добровольно. При отказе от добровольного возмещения споры разрешаются через суд.

Работники несут материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного по их вине хозяйствующему субъекту, в случаях, когда:

— между работником и субъектом заключен письменный договор о принятии на себя работником полной материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или других целей.

Материалы, оставшиеся в цехах на конец месяца неиспользованными (нераскроенными, не подвергшимися обработке), необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов по данным их инвентаризации и оценки. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списываются на счета производства.

Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям, инвентаризация (инвентарный метод).

При документальном оформлении отклонений от норм при замене одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм оформляется «Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала».

Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала используется метод раскроя по партиям. Этот учет осуществляется мастерами-распорядителями, планово-диспетчерским бюро цеха в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах исходя из технологических карт раскроя указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В карты, кроме того, заносится количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материалов по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованных материалов с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.

Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала используется метод раскроя по партиям. Этот учет осуществляется мастерами-распорядителями, планово-диспетчерским бюро цеха в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах исходя из технологических карт раскроя указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В карты, кроме того, заносится количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материалов по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованных материалов с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.

При невозможности или нецелесообразности применения учета к партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным исполнителям, бригадам, отделениям или по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций.

Учет ТМЗ ведется на счетах подраздела 1300 «Запасы» (1310 «Сырье и материалы», 1320 «Готовая продукция», 1330 «Товары»).

Документ «Инвентаризация ТМЗ на складе» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации, а также выписки актов списания и оприходования излишков на основании данного документа при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций. Данные в инвентаризационной ведомости можно автоматически заполнить информацией об остатках позиций номенклатуры на указанном в документе складе кнопкой «Заполнить». Данные об остатках позиций номенклатуры отображаются в графе «Количество» по данным учета и не редактируются. В графу «Количество» заносятся реальные остатки на складах, полученные в результате проведенной инвентаризации. В графе «Отклонение» фиксируется отклонение между реальным остатком, зафиксированным в результате проведения инвентаризации, и остатком по данным учета. В графу «Учетная сумма» выводится информация о суммарной себестоимости, рассчитанной на основании введенных в информационную базу документов. В графу «Сумма» заносится реальная суммарная себестоимость, по которой номенклатурная позиция учитывается на складе. На основании этого параметра и фактического количества рассчитывается поле «Цена». Возможен и другой способ заполнения, когда вводится фактическая цена и на основании нее и введенного фактического количества рассчитывается суммарная фактическая себестоимость. Данные о суммарной фактической себестоимости отражаются в печатной форме инвентаризационной ведомости в графе «Фактическое наличие».

Проведение документа не производит никакого движения в регистрах, однако по результатам инвентаризации можно выписать подчиненные документы:

в случае недостачи — «Списание ТМЗ».

в случае излишка — «Оприходование ТМЗ».

Данные документы будут заполнены согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа «Оприходование ТМЗ» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание ТМЗ» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов количество номенклатурных позиций на складе будет равно реальному количеству, зафиксированному в инвентаризационной ведомости.

Сверка, сличительная ведомость и инвентаризационная опись формируются в соответствии с заполненной формой документа. Выбор печатной формы осуществляется в меню печатных форм документа, которое появляется при нажатии на кнопку «Печать».