Порядок проведения инвентаризации кассы

В организации должна регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно. Так, в обязательном порядке инвентаризация проводится:

• — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• — при смене кассира;
• — если были выявлены факты хищения наличных денег;
• — если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

По результатам инвентаризации составляют акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №ИНВ-15).

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна:

• 1. по инициативе руководителя организации;
• 2. по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

Результаты ревизии отражают в акте о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9).

На основании акта инвентаризации или ревизии бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях такие проводки:

Дебет 50 «Касса» Кредит 91−1 «Прочие доходы и расходы» — оприходованы наличные деньги, выявленные в процессе инвентаризации (ревизии);

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 50 «Касса» — отражена недостача наличных денег в кассе организации;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — сумма недостачи отнесена на материально ответственного работника.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма №ИНВ-15)

Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т. д.) оприходованы, выбывшие — списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

• — первый экземпляр передают кассиру;
• — второй экземпляр — в бухгалтерию.

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:

• — первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
• — второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
• — третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета.

Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей.

Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

• 1. удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
• 2. списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма №КМ-9)

Для акта о проверке наличных денег в кассе предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт предназначен для оформления результатов внезапной ревизии кассы. Как уже упоминалось, такая ревизия может проводиться как по инициативе руководителя организации, так и по требованию налоговой инспекции.

Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах:

• — первый экземпляр передают в бухгалтерию организации;
• — второй экземпляр — работнику, ответственному за сохранность денег.

Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой инспекции (проверяющему).

Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

В акте указывают:

• 1. сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии;
• 2. показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии;
• 3. сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика;
• 4. сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5);
• 5. сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, организация может быть оштрафована.

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации.

Акт должен храниться в архиве организации в течение 5 лет.