Стояние учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

Первичный и аналитический учет

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции. Система учета, создаваемая в организациях, должна обеспечивать подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов, хронологическую и своевременную регистрацию хозяйственных операций.

Первичным называется документ, который впервые отражает факт свершения хозяйственной операции. Он является формальным доказательством того, что операции действительно выполнены. Примерами первичных документов могут служить требования на отпуск материалов, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и требования. Каждый первичный документ должен быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной операции. Эти сведения, являющиеся составными элементами документа, называются реквизитами. При составлении первичных документов на машинных носителях информации организация обязана изготовитель копии также документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контрактов в соответствии с законодательством РК, суда и прокуратуры [26, c 227].

Не допускается внесений исправлений в кассовые и банковские документы, в остальные первичные документы могут вноситься исправления по согласованию участников хозяйственной операции, что должно быть совершено подписание тех же лиц, которые подписали документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком. График документооборота утверждается приказом руководителя организаций.

Аналитический учет ведут по каждому поставщику и подрядчику. Договоры с поставщиками и подрядчиками регистрируют в соответствующем журнале. После заключения договора на приобретение товаров, работ, услуг и выполнение обязательства по договору выставляется счет. Счет выставляется поставщиком на предоплату и служит основанием для того, чтобы произвести оплату за наличный или безналичный расчет. На основании счета не делают корреспонденцию счетов, и этот документ прикладывается к платежному поручению или расходно-кассовому ордеру [23, c 389].

Если оплата счета производится в безналичном порядке, то для получения оплаченных ценностей организация — покупатель должна выписать на имя лица, которое будет получать материальные ценности у продавца, доверенность на их получение.

После получения товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг поставщик обязан выставить счет-фактуру.

Счет — фактура — это обязательный документ, на основании которого разносится корреспонденция счетов в учетных регистрах, и этот документ служит подтверждением на приобретенные товары, работы и услуги. В счете — фактуре указываются:

• · порядковый номер и дата составления счёт-фактуры,
• · фамилия, имя, отчество, адрес, РНН, номер свидетельства о постановке на учет по НДС и дата получения;
• · номер и дата заключения договора;
• · наименование реализованных товаров (работ, услуг);
• · размер облагаемого оборота;
• · ставка НДС;
• · сумма НДС;
• · стоимость товаров (работа, услуг) с учетом НДС.

Счет-фактуру выписывают не позднее даты совершения оборота по реализации и заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, ответственности лица, которым выписывается счет-фактура, также заверяется печатью юридического лица [27, c 15].

При получении от поставщиков основных средств, товарно-материальных ценностей вместе со счет — фактурой прикладывается накладная.

Накладная — это документ, в котором должен содержаться: наименование товарно-материальных ценностей и их количество, цене за единицу продукции и общая сумма по каждому наименованию.

При выполнении своих обязательств по выполненным работам или оказанным услугам поставщик составляет акт выполненных работ. Акт выполненных работ составляется на основании договора и содержит перечень работ или услуг, которые были выполнены, в каком объеме и сроки. Счет-фактура поставщика выписывается на основании акта выполненных работ, в котором отражается дата выполнения обязательства. Акт выполненных работ подписывается обеими сторонами сделки.

Поступившие счет — фактуры вначале регистрируются в журнале учета поступающих грузов или журнале учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. По мере поступлений ценностей на склады или приемки выполненных работ и оказанных услуг, в журнале отмечают номер приходных документов и проставляют дату поступления запасов на склады или запросов, связанных с розыском не поступивших грузов. Периодически данные журнала сверяют с данными учетных регистров, которые ведут по счету 671. По журналу контролируют также суммы материальных ценностей, находящихся в пути [22, c 83].

Записи в журнале производятся отделом снабжения по мере поступления материальных ценностей на склад предприятия на основании товарно-транспортных накладных, приходных накладных, актов о приемке материалов. В графе «Примечание» записывают данные об оплате счета, отказе от акцепта или сумме частичного акцепта и др. В журнал записывают только акцептованные счетафактуры.

Акцептованные счета с указанием регистрационного номера по журналу учета поступающих грузов передают в бухгалтерию. В бухгалтерии поступившие счет — фактуры записывают в журнал-ордер № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Журнал-ордер заполняется в три этапа.

На первом этапе записи в журнал делают при поступлении акцептованных счет — фактур других расчетных документов. При этом записывают регистрационный номер и номер платежного требования-поручения (счет — фактуры). Наименование поставщика, сумму акцепта счет — фактуры. Затем счет-фактуру поставщика передают отделу снабжения или таможенной службе для получения груза у местных поставщиков или на железнодорожной станции, складах временного хранения — при поступлении ценностных от прочих поставщиков.

На втором этапе запись в журнал производят на основании поступивших в бухгалтерию со склада приходных документов. В журнале указывают номера этих документов, стоимость поступивших ценностей по учетным или договорным ценам и их фактическую стоимость согласно платежному требованию-поручению разрезе корреспондирующих счетов по учету товарно-материальных ценностей или затрат на производство.

Приходные документы должны быть тщательно проверены и соответствовать количеству материальных ценностей в счет — фактуре. Если при приемке грузов выявляют недостачу или порчу ценностей, по вине поставщика или транспортной организации, то на основании акта приемки материалов и расчета суммы претензии, сумму претензии списывают с кредита счета 671 в дебет счета 334 «Прочие». Если недостачу материальных ценностей устанавливают до акцепта расчетно-платежных документов, то на ее сумму уменьшают акцепт соответствующего расчетно-платежного документа.

В журнале отражают также операции по учету расчетов с поставщиками по выполненным по работам и оказанным услугам (ремонт основных средств, перевозки грузов, представление воды, тепла, электроэнергии). При записи в журнал данных счета-фактуры, предъявленного за работы или услуги, указывают, за что он предъявлен, а записи по дебету соответствующих счетов — потребителей работ и услуг производят на основании разметки корреспондирующих счетов, сделанной бухгалтерией на счет — фактурах поставщиков [27, c 30].

На третьем этапе в журнале отражают оплату счетов-фактур. Отметки об оплате делают на основании выписок по расчетному и другим счетам в банке. При этом указывается дата оплаты счета в какого счета произведена оплата (431,441,451,421). Если с поставщиками и подрядчиками заключен договор о взаиморасчетах, то только сна основании письма от поставщика производят разноску в журнал-ордер на взаиморасчет.

За приобретенные товары, оказанные услуги и выполненные работы с поставщиками и подрядчиками можно погасить задолженность следующим способами:

• · за наличный расчет;
• · на безналичный расчет.

При оплате поставщику за наличный расчет выписывается расходно-кассовый ордер, где указываются все реквизиты получателя. В случае, если поставщик может предоставить квитанцию приходно-кассового ордера и фискальный чек, то это прикладывается к расчетно-кассовому ордеру. Если эти документы не предоставляются, то поставщик должен предоставить доверенность на получение наличных с денег в подтверждение того, что частное лицо является сотрудником фирмы.

При безналичном расчете оплата поставщику осуществляется платежным поручением, где указываются все реквизиты поставщика.

В конце месяца в журнале подсчитывают итоги и выводят остатки по неоплаченным счетам.

Заключение

журнала производят по четырем сторонам: начало месяца, материалы в пути на конец месяца, всего по журналу.

В журнале по учету расчетов с поставщиками содержатся сводно-контрольные данные, которые расшифровывают остаток по счету 671 на конец месяца.