СУБД Access: представление информации в виде таблиц

СУБД Access содержит мощное системное меню команд, позволяющее пользователю быстро создавать и обрабатывать базы данных, составлять отчеты, запросы, программировать и т. д.

Основным структурным компонентом базы данных (БД) является таблица, строки (записи) которой содержат данные по каждому объекту, а колонки (поля) — данные по характеристикам объектов. В первой строке поля отображается его имя.

Существует три способа создания новой таблицы:

При создании новой таблицы работу начинают с формирования ее структуры (удобнее это делать с помощью конструктора) по колонкам, чтобы ускорить и упростить поиск информация в базе данных должна быть организована, т. е. иметь одну и туже структуру.

Структура базы данных — порядок расположения полей записи с указанием имени, тип и длины.

Например:

! Добавить новое поле можно в режиме конструктора.

Основные элементы структуры это запись и поле.

Запись — сведения, характеризующие один объект.

БД состоит из записей.

Поле — это часть записи, которая отводится для отдельной характеристики объекта.

Каждое поле имеет имя, тип (формат) и длину.

Имя каждому полю дается при создании базы данных. Имена разных полей совпадать не могут.

Тип (формат) поля связан с формой представления информации в этом поле. Это позволяет компьютеру контролировать вводимую информацию.

К основным типам полей относятся:

Текстовый — содержит текст, длина <=255.

Поле МЕМО — текстовые данные длиной до 64 000 символов. Поля этого типа нельзя индексировать;

Числовой — произвольные числа;

Дата/время — содержит значения дат и времен.

Денежный — хранит числа с точностью до 15 знаков слева от запятой и с точностью до 4 десятичных знаков справа от запятой.

Счетчик — содержит число, которое автоматически увеличивается на 1, когда в таблицу добавляется новая запись;

Логический — содержит значения Да и Нет.

Гиперссылка — содержит гиперссылку на некоторый документ или файл.

Поле ОLE объекта — содержит такие объекты, как точечные рисунки или Excelтаблицы.

Длина поля — это максимальное число символов, которые могут быть записаны в поле.

При работе с таблицей используются общепринятые приемы редактирования, а также команды вставки и удаления поля, вызываемые правой кнопкой мыши (контекстное меню). Можно мышью перемещать поле в структуре БД.

Записи можно просматривать с помощью поля отображения номера записи.

Изменить порядок расположения полей можно, выделив столбец и перетащив его, не отпуская левой кнопки мыши, в нужное место.

Можно оставить для просмотра несколько столбцов: для этого в главном меню выбрать пункт Формат, в нем команду Отобразить столбцы, в диалоговом окне Отображение столбцов оставить флажки в требуемых столбцах, убрав все остальные.

Современные базы данных могут включать несколько таблиц разной структуры. Между таблицами специальным образом можно установить связи. База данных представляет в этом случае совокупность взаимосвязанных таблиц и называется реляционной.

Например: база данных об учащихся школы № 1 может содержать списки классов с указанием фамилий, имен учащихся (одна таблица), списки учащихся и информацию о родителях, такую как: ФИО, место работы, занимаемая должность (таблица № 2) и т. п. (Можно рассмотреть на примере ИПС «Администрация»).

Задание. Наберите и распечатайте с помощью текстового редактора Word следующий текст

Директору ОАО «Фотэкс».

Кривошееву А.П.

Направляем в Ваш адрес договор на поставку продукции Вашего предприятия Речицкому райпо в 1-ом квартале 2005 года. Просим после подписания направить один экземпляр договора в наш адрес.

Приложение: договор в 2-х экземплярах.

Председатель Речицкого райпо В. И. Москалёв.

Ход выполнения задания

• 1. Запустить ТР Word. Использовать для этого меню Пуск-Программы или .
• 2. Создать в папке «Мои документы» текстовый файл «Письмо», щёлкнув мышью по пиктограмме «Сохранить» и указав имя создаваемого файла.
• 3. Установить размер шрифта «14».

• 4. С помощью пиктограммы установить выравнивание текста по правому краю и набрать первые две строки. Ввод завершить нажатием клавиши «Enter».
• 5. Для набора текста документа установить выравнивание по ширине. Для формирования отступа в начале абзаца нажать «Tab» и набрать текст.
• 6. Завершить набор текста.
• 7. Сохранить набранный текстовый файл — .

• 8. Выполнить распечатку текста, щёлкнув по пиктограмме «Печать» .
• 9. Закрыть текстовый редактор Word.

Задание. В среде табличного процессора Excel сформируйте электронную таблицу и выполните в ней следующие расчёты

Ход выполнения задания

1. Запустить табличный процессор Excel. Использовать для этого меню Пуск-Программы или .

клавиатура таблица текстовый.

• 2. Создать в папке «Мои документы» текстовый файл «Расчётная таблица», щёлкнув мышью по пиктограмме «Сохранить» и указав имя создаваемого файла.
• 3. Установить шрифт и .
• 4. Сформировать заголовок, набрав в клетках таблицы следующую информацию.

А1: Наименование товара В1: Цена, руб.

С1: Количество.

D1: Сумма, руб.

А2: 1.

В2: 2.

С2: 3.

D2:4.

Ввод информации в каждую клетку таблицы здесь и в дальнейшем должен завершаться нажатием «Enter».

5. Расширить те колонки, в которые не поместился текст. Для этого следует установить указатель мыши на правую границу расширяемой колонки на серой полосе с названиями колонок (А, В, С…) и выполнить двойной щелчок мышью. При этом ширина колонки автоматически увеличиться до необходимого размера.

Выполнить обрамление таблицы. Для этого вначале выделить диапазон клеток А1: D6, протянув по нему указатель мыши при нажатой левой кнопке мыши, а затем использовать пиктограмму Границы-Все границы, расположенную на панели инструментов «Форматирование».

• 6. Заполнить клетки столбцов А, В и С текстовой и числовой информацией в соответствии с заданием.
• 7. Для подсчёта необходимо внести следующие формулы:

Вносим формулу в ячейку D3, а затем копируем её в ячейки D4, D5.

(Для этого нужно сделать ячейку D3 активной, установить указатель мыши в её правый нижний угол на маркер заполнения, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить указатель на клетку D5, где отпустить левую кнопку мыши).

Вносим формулу в ячейку В6 (Выбираем пиктограмму (Автосуммирование), проверяем диапазон и нажимаем «Enter»). Копируем эту формулу в ячейки С6 и D6.

• 8. Сохранить электронную таблицу «Расчётная таблица» — .
• 9. Выполнить распечатку таблицы, щёлкнув по пиктограмме «Печать» .
• 10. Закрыть табличный процессор Excel.