Формализованные в ЕСПД требования к документированию учета кадров для банка

• 1. Входная и выходная информация процесса
• 1) Входящие (документы работника или претендента на вакантное рабочее место).

ь Трудовая книжка (если имеется).

ь Паспорт.

ь Документы воинского учета (для военнообязанных лиц и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

ь Документы об образовании.

ь Свидетельство государственного пенсионного страхования.

ь Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах.

ь Другие документы (например, водительское удостоверение, медицинская книжка, документы, подтверждающие награждение государственными наградами, и пр.).

ь Дополнительные сведения (контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень владения иностранными языками) — эту информацию сообщает работник устно или путем заполнения личного листка по учету кадров (анкеты).

2) Внутренние документы:

ь Заявления работника на прием, перемещение или увольнение.

ь Личная карточка работника или личная карточка государственного служащего.

ь Трудовой договор.

ь Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу.

ь Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу.

ь Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником.

ь Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником.

ь Трудовая книжка работника.

ь Личное дело работника.

ь Коллективный договор.

3) Исходящие документы.

ь Заполненная трудовая книжка (в случае увольнения).

ь Личная карточка работника с названием должности, табельным номером, лицевым счетом.

• 2. Нормативная база процесса
• 1) Локальные нормативные акты.
• 2) Действующее законодательство РФ.
• 3) Постановления:
  • — Совмина СССР от 13 апреля 1973 г. «Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;
  • — Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. (с изменениями на 19.10.90 г.) «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях»;
  • — Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. № 135 «Об утверждении рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)»;
  • — Минтруда России от 21 августа 1998 г. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и др. служащих»;
  • — Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
• 4) Формы первичной учетной документации:
  • — Т-1, Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу»;
  • — Т-2 «Личная карточка» и Т-2 ГС (МС) для государственных и муниципальных служащих;
  • — Т-3 «Штатное расписание»;
  • — Т-5, Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работника (ов) на другую работу;
  • — Т-6, Т-6а „Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам)“;
  • — Т-7 „График отпусков“;
  • — Т-8, Т-8а „Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (ами)“;
  • — Т-9, Т-9а „Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку“;
  • — Т-10 „Командировочное удостоверение“ и Т-10а „Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении“;
  • — Т-11, Т-11а „Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов)“;
  • — Т-54, Т-54а „Открытие лицевого счета в бухгалтерии“;
  • — Т-60 „Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику“;
  • — Т-61 „Записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником“.
• 5) Трудовой кодекс РФ:
  • — Ст. 8 „Нормы трудового права“;
  • — Ст. 56 „Правила внутреннего трудового распорядка“;
  • — Ст. 57 „Об изменениях трудового договора“;
  • — Ст. 65 о перечне документов, предъявляемых работником для заполнения личной карточки»;
  • — Ст. 66 о правилах внесения дисциплинарных взысканий в трудовую книжку;
  • — Ст. 68 «Условия трудового договора»;
  • — Ст. 72 «Условия перевода работника на другую постоянную работу»;
  • — Ст. 74 «Приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников»;
  • — Гл. 14 (ст. 85−90) «Защита персональных данных работника»;
  • — Ст. 123 «Сроки оформления документов»;
  • — Ст. 189, ч. 2 «Правила внутреннего трудового распорядка организации»;
  • — Ст. 192 «Наложение на работника дисциплинарных взысканий».
• 3. Участники процесса
• 1. Кандидатура на вакантное рабочее место или работник банка.
• 2. Служащий отдела кадров.
• 3. Бухгалтер.
• 4. Начальник отдела кадров.
• 5. Начальник отдела банка, в который требуется штатная единица.
• 6. Руководство банка.

Структура организации.

• 1) Директор или Правление банка.
• 2) Начальник отдела кадров.
• 3) В зависимости от ситуации
• — начальник отдела, в который принимают новую штатную единицу;
• — начальник отдела, из которого увольняется работник;
• — начальник отдела, в который переводят работника.
• 4) Служащие отдела кадров.
• 4. Вербально-графическое описание существующего процесса

Процесс учета кадров в случае приема на работу начинается с подачи заявки на работника к начальнику отдела кадров от начальника (ов) отдела (ов) банка. После того, как руководство банка «даст добро» на эту заявку, отдел кадров объявляет аукцион на вакантную (ые) должность (и).

Претендент банка подает документы (резюме) на рассмотрение в отдел кадров, одновременно с этим пишет заявление. Служащие отдела кадров, после рассмотрения этих документов, направляют их к начальнику отдела кадров. Последний по своему усмотрению назначает собеседование одному или нескольким претендентам. По результатам собеседования начальник отдела кадров назначает еще одно собеседование кандидатуры банка с начальником того отдела, в котором требуется штатная единица. Затем начальник того же отдела кадров или запрашивает подпись директора банка на утверждение кандидатуры, или объявляет последнему о несостоявшемся утверждении.

Далее издается приказ (распоряжение) о приеме работника (ов) на работу, начальник отдела кадров заключает с новым работником трудовой договор, служащие отдела кадров оформляют личную карточку, посылают запрос в бухгалтерию на открытие лицевого счета.

После всего вышеописанного уже новый работник банка приступает к своим должностным обязанностям.

Графическое изображение этого процесса в виде мнемосхемы представлено на рис. 1.4.

Рис. 1.4 Мнемосхема