Автоматизация бухгалтерского учёта и анализа дебиторской и кредиторской задолженности

Обзор рынка бухгалтерских компьютерных программ

В последние годы автоматизация бухгалтерского учёта на предприятиях России позволила забыть об огромных затратах труда и времени, связанных с ручным расчётом, например, зарплаты для тысяч сотрудников или начисления износа основных средств огромного предприятия. Сейчас практически невозможно найти организацию, в которой не были бы автоматизированы хотя бы наиболее трудоёмкие бухгалтерские вычисления.

Бухгалтерам предприятий приходится обрабатывать большие, непрерывно поступающие потоки первичных документов, постоянно выполнять арифметические расчеты, контролировать ведение хозяйственных операций, проводить сверку данных на смежных участках учета и, безусловно, оперативно вносить коррективы в бухгалтерские проводки при появлении изменений в законодательстве.

Ведение бухгалтерского учета вручную не только отнимает время и силы, но и неизбежно приводит к ошибкам, а малейшие неточности и ошибки при ведении бухгалтерского учета могут нанести значительный, а то и невосполнимый ущерб предприятию. Поэтому идеальным средством решения типичных проблем бухгалтерского учета является использование специальных автоматизированных систем. Количество таких программ, представленных сегодня на отечественном рынке, насчитывает десятки тысяч вариантов. Выбор той или иной программы определяется размерами предприятия, его структурой, финансовыми возможностями и так далее.

Сегодня рынок программ, предназначенных для ведения бухгалтерии, довольно насыщен. Уже практически преодолена проблема обучения сотрудников бухгалтерии работе на компьютере. Однако остаётся одна проблема, которая в значительной степени снижает эффективность автоматизации процедур учёта и отчётности. Речь идёт о сложности настроек большинства бухгалтерских информационных систем и проблемах, возникающих при их внедрении и использовании. Обилие систем российского и зарубежного программного обеспечения может заставить растеряться даже опытного главного бухгалтера.

Бухгалтерские программы:

АУБИ — это зарегистрированное название интегрированной программной системы Автоматизации Бухгалтерского Учета малых, средних и больших предприятий. АУБИ может быть с успехом использована для автоматизации бухгалтерского учета предприятий различного рода деятельности. Программный комплекс представляет одинаковый интерес как для торговых (коммерческих) структур, так и для производственных предприятий. Гибкая система программы позволяет настраивать АУБИ на нужды конкретного пользователя. При этом бухгалтер каждого предприятия, исходя из своих собственных потребностей, имеет возможность сформировать план счетов; информационные справочники, содержащие названия предприятий-партнеров и их банковские реквизиты; список материально ответственных лиц и т. д. В зависимости от специфики деятельности предприятия АУБИ позволяет вести учет следующих элементов бухгалтерского производства:

учет материалов (склад);

учет малоценных и быстроизнашивающихся материалов (МБП) на складе и в эксплуатации;

основные средства;

учет кассовых операций — формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;

учет банковских операций — платежных поручений, требований и реестров;

учет счетов;

ведение журнала хозяйственных операций;

ведение главной бухгалтерской книги;

формирование шахматной и оборотной ведомостей;

формирование различных ведомостей аналитического учета.

… и т. д.

Журнал хозяйственных операций является для АУБИ поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные АУБИ отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASCII и RTF файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т. д.).

По мере ведения журнала хозяйственных операций, в котором содержатся все проводки, отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:

сводную оборотную ведомость;

синтетический расклад по каждому счету;

главную бухгалтерскую книгу;

шахматную ведомость;

баланс.

Аналитический учет занимает весьма важное место в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случае полнаяконфигурация АУБИ в состоянии формировать за любой промежуток времени учетные ведомости.

Отметим, что АУБИ может поставляться в различной комплектации.

Фирмой «Софт-Вест» разработан продукт программный комплекс ДОМИНО, который решает задачи управления товародвижением, организации коммерческой деятельности, бухгалтерского, складского и кадрового учета, финансового планирования. Данный продукт используется малыми, средними и крупными торговыми предприятиями.

ДОМИНО — это система, в которой алгоритмы работы с документами и проводками могут быть легко адаптированы под условия предприятия-заказчика. Наиболее общие, опробованные в ходе эксплуатации варианты настройки нашли свое применение в типовых технологических решениях «Торговый Дом», «Магазин 2000», «Бутик», «Развлекательный центр» и др.

Программный комплекс ДОМИНО основан на следующих принципах:

комплексность — позволяет автоматизировать все участки деятельности торговой компании;

гибкость и открытость — способность адаптировать свои функциональные возможности к специфике предприятия;

простота работы.

ДОМИНО функционирует под управлением MS Windows 9х/NT. В качестве хранилища данных может использоваться практически любая СУБД. В настоящее время поддерживаются:

Oracle на платформе Novell NetWare и Windows NT (через ODBC или напрямую);

Pervasive.SQL 2000 на платформе Novell NetWare и Windows NT;

Clerion.

На этапе тестирования находятся.

Oracle на платформе Solaris и Linux;

Pervasive.SQL 2000 на платформе Solaris и Linux;

MS SQL Server;

Sybase Adaptive Server.

Фирмой «АйТи» разработана комплексная система автоматизации «БОСС», предназначенная для крупных предприятий, производственных и торговых объединений. Как инструмент управления предприятием система «БОСС» имеет отраслевую ориентацию и включает САБУ «БОСС-Бухгалтер», осуществляющую ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также набор следующих функциональных модулей, направленных на автоматизацию определенных хозяйственных процессов: «БОСС-Кадровик» (управление персоналом и начисление заработной платы); «БОСС-Референт» (управление документооборотом); «БОСС-Кладовщик» (автоматизация складского учета, причем для крупных предприятий, как правило, разрабатывается отдельно); «БОСС-Продавец» (управление сбытом); «БОСС-Снабженец» (автоматизация процесса снабжения), и другие. По сути дела, система «БОСС» представляет собой интегрированную САБУ с расширенным набором функциональных возможностей.

Компания «АйТи» предлагает две реализации продукта, различающиеся программно-аппаратными платформами. Для средних и некоторых крупных предприятий имеется система «БОСС-Компания», которая в качестве SQL-сервера использует ПО Scalable SQL Server v3.01 фирмы Pervasive Software. По желанию заказчика в комплект поставки может быть включен развитый инструментарий разработки приложений для указанной СУБД, позволяющий вести быстрое проектирование баз данных и визуальную компоновку программных модулей, используя стандарт языка SQL и язык четвертого поколения. САБУ «БОСС-Компания» не предъявляет высоких требований к параметрам аппаратного обеспечения: клиентские рабочие станции должны иметь процессор не ниже 386 и оперативную память объемом минимум 2 Мбайт, а сервер — процессор класса 486/66 и ОЗУ емкостью от 16 Mбайт.

Для крупных корпораций, производственных и торговых объединений, куда, например, входят разные по профилю и форме собственности предприятия и организации, предназначена САБУ «БОСС-Корпорация» на базе СУБД Oracle 7 Server, способная работать со сложными структурами данных. Для обследования предприятия служат CASE-средства Oracle Designer/2000. При создании клиентской части системы используются модули: Forms, Reports и Graphics семейства Oracle TOOLS.

Подробнее следует остановиться на САБУ «БОСС-Бухгалтер», непосредственно обеспечивающей автоматизацию бухгалтерского учета. Этот продукт условно подразделяется на два блока: достаточно типичный для большинства САБУ модуль финансового учета и программа материального учета, имеющая открытый справочник-классификатор материальных ценностей, в который можно внести, например, BAR-код товара для работы POS-терминалов и проведения инвентаризации с использованием специальных сканеров.

САБУ «БОСС-Бухгалтер» может применяться на предприятиях любой формы собственности и функционировать как автономно, так и в составе системы управления «БОСС-Компания» или «БОСС-Корпорация» .

Комплексная модульная система Комтекс под Windows предназначена для решения задач бухгалтерского учета на предприятиях различного профиля деятельности (строительство, торговля, производство, услуги численностью работников до нескольких тысяч человек). В качестве конечных пользователей системы могут быть работники бухгалтерии, плановой службы, служб снабжения, и сбыта, склада, руководство предприятия.

В данной системе наглядно представлена информация: справочники, журналы, отчеты имеют форму таблиц. Позволяет легко обрабатывать информацию. Имеет развитые функции аналитического учета, широкие возможности адаптации к изменениям законодательства и организации учета на предприятии, справочники в виде дерева, которые позволяют легко группировать информацию. Модульная структура комплекса позволяет выбрать оптимальный состав задач.

Требования к компьютерам и техническим средствам:

к клиентской части необходим IBM PC современный компьютер, операционные системы: Windows 2000/NT/98/95, объем оперативной памяти- 32 МБ, процессор Pentium 166;

к серверу базы IBM PC современный компьютер, операционные системы: Windows 2000/NT/98/95,Novell NetWare версии 3.11 или выше, Linux;

для работы с невыделенным сервером на 3 рабочих места или выделенным сервером на 5 рабочих мест: процессор Pentium II/350 или выше, 64МБ RAM и выше;

для работы с выделенным сервером на 10 рабочих мест: процессор Pentium III/500 или выше, 128МБ RAM и выше.

Галактика представляет собой комплексную интегрированную система. «Галактика» это возможность делать проводки, баланс, отчеты в налоговую инспекцию, развитые средства учета и контроля за поступлением платежных средств, контроля договорной дисциплины и другие функции. «Галактика» увязывает в единое целое все информационные потоки предприятия, хранит всю информацию в единой базе. Благодаря этому существенно снижается трудоемкость выполнения многих процедур решения бухгалтерских задач, поскольку сведения о документах, введенные другими отделами, сразу доступны бухгалтерии, а составление по ним бухгалтерских записей может выполняться автоматически, на основе заранее составленных шаблонов.

Наличие сведений о договорах и первичных документах в единой базе данных организации позволяет бухгалтерии контролировать привязку договоров к хозяйственным операциям. Попутно появляется возможность оперативно давать рекомендации смежным отделам о порядке составления договоров с тем, чтобы оговаривать в них специфические условия, влияющие на особенности отражения выполняемых по ним операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Комплексная информационная система, за счет возможности централизованного доступа к данным со стороны всех управленческих структур предприятия, создает условия для оптимизации структуры системы управления.

Программа Лок ОФФИС программа предназначена для оптово-розничного торгового предприятия. Профессиональные средства программи-рования и технологии масштабирования позволяют удовлетворить потреб-ности как совсем небольших, так и весьма крупных торговых фирм. Охватывает весь комплекс ведения бухгалтерского учета. Система позволяет получить более 500 различных оперативных справок. Все типы печатаемых документов (накладные, платежные поручения и кассовые ордера, договора и счета-фактуры, доверенности, анкеты и т. д.) настраиваются, при необходимости, самим пользователем.

Система изначально предназначена для работы в сети, но может быть установлена и на один компьютер; при работе на локальной сети любая программа может запускаться одновременно на нескольких рабочих станциях; на каждой рабочей станции возможно использование любого набора модулей.

Отличительной чертой ПО «БЭСТ» версии 3.1 является ориентация на комплексную автоматизацию предприятий оптовой торговли. Этот продукт может функционировать как в локальном, так и сетевом варианте. В качестве сетевой среды используются ОС NetWare версий 3.11 и выше, Windows NT, VINES, LANtastic и др. Требования к аппаратному обеспечению: для станции-клиента необходимы процессор 386 и выше, оперативная память от 4 Мбайт; для сервера — процессор от 486DX, ОЗУ объемом не менее 16 Мбайт.

Структурно система «БЭСТ» выполнена в виде набора взаимосвязанных программных модулей: настройка и системные утилиты; ведение Главной книги (АРМ главного бухгалтера); учет кассовых операций; учет операций с банком; учет основных средств; учет производственных запасов; учет товаров и готовой продукции; управление продажами (реализацией); заработная плата.

Для управления персоналом и начисления заработной платы используются модули «Кадры» и «Заработная плата», которые могут эксплуатироваться как отдельно, так и в составе комплекса «Интегратор» САБУ фирмы «Интеллект-Сервис» .

Модуль «Управление продажами» (в западных системах он чаще всего носит название «Книга продаж», или «Оформление заказа») выполняет скорее менеджерские, нежели бухгалтерские функции.

Программный комплекс ABACUS Professional, позволяет вести бухгалтерский учет на предприятиях с любой формой собственности, занятых любым видом деятельности. Комплекс позволяет автоматизировать учет, как на крупных, так и мелких фирмах. Комплекс охватывает все разделы бухгалтерии любого вида деятельности, будь то производство, строительство, торговля или оказание услуг и позволяет выбрать необходимую методику учета практически без ограничений.

Отличительные особенности комплекса — функциональная полнота и комплексное решение всех задач учета, а также:

обработка проводок с детальной аналитической информацией;

учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции с формированием соответствующих записей в Главной книге;

элементы финансового анализа;

автоматическое начисление процентов и отчисление налогов;

мульти-валютные операции генератор отчетных форм;

система аппаратной и программной защиты информации;

удобный интерфейс.

В основе продукта ABACUS Professional лежит единое поле проводок. Это значит, что действия, выполненные в одном программном модуле, находят свое отражение во всех остальных разделах системы независимо от того, откуда произведен ввод проводок. Все проводки попадают в единую БД, что позволяет оперативно контролировать данные различных направлений бухгалтерского учета и манипулировать ими. Такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

Минимальные требования к станции-клиенту: процессор от 386DX и 4 Мбайт оперативной памяти. Сервер должен иметь процессор класса 486DX и выше и 8 Мбайт оперативной памяти (минимальные требования к серверу, когда в сети работает до пяти станций-клиентов).

Программа Флагман применяется на предприятиях различных отраслей и видов деятельности, в том числе в промышленности, в сфере услуг, оптовой и розничной торговле, бюджетных организациях. Обеспечивает руководителей полной информацией по ведению бухгалтерского учета. Гибка, имеет много функций, позволяет достигнуть максимальной отдачи от инвестиции в автоматизацию.

Реализована в 32-разрядной среде Windows (Windows98, Windows2000, Windows NT 4.0 и выше). Решение задач автоматизации управления осуществляется на базе построения информационно-технологической модели предприятия.

Программа Турбо-Бухгалтер предназначена для средних и крупных предприятий, работающие в сети в клиент серверном режиме с использованием популярного сервера MS SQL 7 Использование SQL-сервера гарантирует надежность и стабильность работы с базами данных большого объема и обеспечивает быстродействие при работе большого числа пользователей. Программа обеспечивает работу с данными в реальном времени.

Благодаря использованию SQL-сервера обеспечивается: сокращение используемых ресурсов на клиентских местах, ускорение обработки картотек-аналитик, ускорение передачи информации на клиентские места от сервера баз данных, уменьшение сетевого трафика, оптимизация выборки информации из баз данных с использованием фильтров, возможность архивации и восстановления баз данных, простота взаимодействия с приложениями EXCEL, ACCESS и другими, несколько уровней разграничения доступа пользователей к информации в базе данных, возможность подключения удаленных клиентов по протоколу TCP/IP. Быстродействие и надежность при работе с корпоративными данными.

Программа автоматизирует: банковские и кассовые операции; синтетический учет; многоуровневый и многомерный аналитический учет; количественный учет; многовалютный учет; расчеты с контрагентами; учет нескольких предприятий на одном рабочем месте; консолидированный учет; составление, хранение и печать первичных бухгалтерских документов, внутренних отчетов, форм квартальной и годовой отчетности. С целью комплексной автоматизации бухгалтерского учета и финансово-экономической деятельности предприятия на клиентских местах можно дополнительно устанавливать специализированные системы: Зарплата, Командировка, Кадры, Налогоплательщик, Учет ТМЦ Основные средства, Финансовый анализ.