Оформление документов при направлении работника в загранкомандировку

Служебной загранкомандировкой является поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения трудовых обязанностей вне места его постоянной работы за пределами Республики Казахстан.

На командированных за границу Республики Казахстан работников распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех предприятий, в которые они командированы. За командированными работниками сохраняется в течение всего времени загранкомандировки место работы (должность) и средняя заработная плата за время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средняя заработная плата за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Нормы суточных расходов на служебные загранкомандировки определяются хозяйствующими субъектами самостоятельно в соответствии с учетной политикой. Документальное оформление командировочных расходов регулируется законодательными и нормативными актами, указанными в разделе «Общие положения». Направление работника в загранкомандировку производится руководителем предприятия и оформляется на основании приказа. В приказе обязательно указываются пункт назначения и наименование учреждения, сроки и цель командировки. Издание приказа о командировании, подписываемого первым руководителем, и является обязательным условием при направлении работника в командировку. В приказе определяются цель, место и сроки загранкомандировки. На основании приказа работнику производится предварительный расчет командировочных расходов, согласно которому работнику выдается аванс.

В некоторых случаях выдаются командировочные удостоверения, подписанные руководителем (обычно в страны СНГ или в те компании, с которыми у предприятия долгосрочные деловые отношения). Однако следует отметить, что командировочное удостоверение не обязательно. Если выписывается командировочное удостоверение, то оно должно обязательно содержать отметки — дату и роспись должностных лиц о прибытии и выбытии, которые заверяются печатью тех предприятий, в которых командированное лицо находилось для выполнения поставленной задачи, в том числе и предприятия, отправившего его в командировку.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по загранпаспорту (документу, устанавливающему личность командированного) с визами и отметками о пересечении границы или по отметкам в командировочном удостоверении о дате прибытия в пункт назначения и дне выбытия из места назначения. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Определенное по отметкам в командировочном удостоверении время пребывания в командировке является основанием для окончательного расчета суточных расходов.

Оформление и выдача общегражданских заграничных паспортов независимо от страны выезда производится органами внутренних дел по территориальному принципу.

Для оформления выезда за границу организация представляет в отделы паспортной и визовой работы УВД следующие документы:

• — ходатайство (заявку) установленного образца, подписанное руководителем организации и скрепленное печатью, с отметкой о согласии на выезд областных или городских администраций;
• — приглашение принимающей стороны (оригинал и копию) с приложенным (если это необходимо) нотариально заверенным переводом.

Организации, подавшей заявление, возвращаются следующие оригиналы:

заявление-анкета (утвержденной формы);

приказ о командировании за границу;

квитанция об уплате госпошлины и услуг по визовой работе.

Срок оформления документов в отделах паспортной и визовой работы не должен превышать 10 дней.

После получения выездных документов в страны, с которыми установлен визовый порядок выезда, представители командирующей организации обращаются для получения визы страны выезда:

• — непосредственно в посольство иностранного государства, если оно расположено в Республике Казахстан;
• — в консульское управление МИД РК, если посольство расположено за пределами республики.

На всех выезжающих органами внутренних дел заводятся учетные карточки, в которые вносятся номер паспорта и дата его выдачи. Карточки хранятся в отделах паспортной и визовой работы УВД.

Для расчета суточных необходимо знать, сколько дней будет находиться работник в каждой стране.

Расчет вначале производят в долларах США, а затем переводят по курсу в валюту тех стран, в которые отправляют работника. При следовании из Республики Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании в Республику Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в национальной валюте.

Возможна выдача денежных средств в тенге для приобретения работником необходимой валюты в расчете курса покупки. В этом случае к авансовому отчету вместе с документами, подтверждающими произведенные расходы, командированный работник может приложить справку, подтверждающую покупку валют в обменных пунктах, с указанием суммы в валюте, тенге и курса покупки.

Для получения наличных с валютного счета предприятие представляет в банк заявку на данный вид расходов и приказ, на основании которого работники отправляются за пределы Республики Казахстан.

Подотчетному лицу выдается валюта той страны, в которую его командируют, в размере предварительно произведенного расчета на данную командировку.

В случае если после составления авансового отчета выясняется, что у подотчетного лица имеется остаток неиспользованных командировочных валютных средств, данный остаток подлежит возврату либо в кассу предприятия с последующим вкладом их на валютный счет, либо подотчетное лицо самостоятельно в течение 3 рабочих дней должно положить остаток на валютный счет предприятия.

Выдача последующих наличных средств в подотчет лицу, не отчитавшемуся за предыдущие авансы, не может производиться до полного отчета по ранее выданным суммам.

Длительное, ничем не обоснованное нахождение денег у подотчетных лиц может расцениваться как доход.

Предприятие имеет право удержать из суммы оплаты труда работника не возмещенный им своевременно остаток аванса. Распоряжение об удержании подается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса. Пропустив этот срок, администрация теряет право на удержание соответствующих сумм в бесспорном порядке. В этом случае (если работник оспаривает основание или размер удержаний) взыскание сумм производится в судебном порядке.

Если предприятие не имеет возможности вернуть неиспользованные суммы с подотчетных лиц, то данные суммы являются доходом этих лиц, и предприятие обязано удержать с них подоходный налог и другие необходимые налоги, которыми облагаются доходы физических лиц.

Начисление налогов с суммы задолженности работника может быть произведено двумя способами:

• 1. Неиспользованная сумма считается выданной за минусом всех удержаний — в этом случае налоги рассчитываются «от обратного» .
• 2. Налоги начисляют с суммы задолженности и удерживаются из начисленной заработной платы данного работника.

В случае если работник произвел перерасход согласно авансовому отчету, то разницу ему возмещают из кассы согласно произведенному расчету расходов в тенге.

Проверенный авансовый отчет утверждается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Неправильно заполненные авансовые отчеты и приложенные к ним документы возвращаются подотчетным лицам для переоформления.

Статьей 92 Налогового кодекса установлено, что вычеты производятся налогоплательщиком при наличии документов, подтверждающих расходы, связанные с получением совокупного годового дохода.

Счет за проживание является подтверждающим документом о проживании работника в гостинице.

Пунктом 3 статьи 242 Налогового кодекса установлено, что в счете-фактуре, являющемся основанием для отнесения в зачет налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 235 Налогового кодекса, должны быть указаны:

1) порядковый номер и дата составления счета-фактуры;

фамилия, имя, отчество либо полное наименование, адрес и регистрационный номер поставщика и получателя товаров (работ, услуг), а также номер свидетельства о постановке на учет по налогу на добавленную стоимость поставщика;

наименование реализуемых товаров (работ, услуг);

4) размер облагаемого оборота;

ставка налога на добавленную стоимость;

сумма налога на добавленную стоимость;

стоимость товаров (работ, услуг) с учетом налога на добавленную стоимость.

Если иное не предусмотрено настоящей статьей, то счет-фактура выписывается не позднее даты совершения оборота по реализации и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера поставщика либо иными уполномоченными на то должностными лицами. В случае если поставщик не является плательщиком НДС, счет-фактура выписывается без НДС.

Исходя из вышеизложенного, необходимо восстановить все вышеуказанные данные в счете-фактуре, для того чтобы он соответствовал требованиям статьи 92 и пункту 3 статьи 242 Налогового кодекса. То есть не допускается, чтобы в счете-фактуре была указана только фамилия работника. После восстановления в счете-фактуре реквизитов компании данные расходы могут быть отнесены на вычеты.

Статьей 152 Трудового кодекса установлено, что работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются:

• · суточные за время нахождения в командировке;
• · расходы по проезду к месту назначения и обратно;
• · расходы по найму жилого помещения.

Статьей 93 Налогового кодекса установлено, что к компенсациям при служебных командировках, подлежащим вычету, относятся:

• · фактически произведенные расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая оплату расходов за бронь;
• · фактически произведенные расходы за наем жилого помещения, включая оплату расходов за бронь;
• · суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке, в размере не более шести месячных расчетных показателей в сутки в пределах Республики Казахстан (изменение внесено с 1 января 2007 года);
• · расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательное медицинское страхование). Командированному работнику за пределы Республики Казахстан возмещаются следующие расходы, которые в дальнейшем предприятие имеет право взять на вычеты при расчете корпоративного подоходного налога.

Суточные и расходы по найму жилого помещения, выплачиваемые за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, не должны превышать нормы, установленные Правительством Республики Казахстан:

1) за каждый день нахождения в командировке оплачиваются суточные в размере, установленном Правительством РК:

Таблица 8.

Нормы суточных, выплачиваемых за время нахождения в командировке за пределами Республики Казахстан, подлежащих вычету при определении налогооблагаемого дохода.

• 2) по найму жилого помещения по предъявленным документам согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса по фактически произведенным расходам, включая оплату расходов за бронь;
• 3) по проезду к месту командирования и обратно к месту постоянной работы: для государственных учреждений:
  • · при проезде по железным дорогам — по тарифу купированного вагона;
  • · водным путям, шоссейным и грунтовым дорогам — по существующей в данной местности стоимости проезда:
  • · в исключительных случаях (отсутствие названных транспортных средств или срочность командировки) с разрешения руководителя государственного учреждения — воздушным транспортом — по тарифу экономического класса;
  • · для прочих предприятий — по фактической стоимости представленных билетов;

стоимость бронирования проездных билетов и места в гостинице, а также пользования постельными принадлежностями в поездах при проезде к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, — при наличии документов, подтверждающих эти расходы;

при отсутствии проездных документов к месту командирования и обратно к месту постоянной работы расходы возмещаются:

для государственных учреждений — по минимальной стоимости проезда транспортом (за исключением воздушного);

для прочих предприятий — по договоренности с руководством предприятия.

При этом расходы по проезду без подтверждающих документов будут являться косвенным доходом работника и должны быть включены в его совокупный доход за данный месяц, на вычеты могут быть отнесены через фонд оплаты труда при наличии командировочного удостоверения;

по проезду автотранспортом (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, если они находятся за пределами населенного пункта, — при наличии подтверждающих документов;

если характер командировки предусматривает необходимые дополнительные расходы, связанные с телефонными переговорами и прочими услугами связи, провоз и хранение багажа и тому подобные расходы, то такие затраты при наличии оправдательных документов и на основании распоряжения руководителя предприятия (приказ, оформленный до отъезда командированного лица) можно отнести на текущие расходы предприятия, а при необходимости — на производственную себестоимость.

Общепринятыми положениями, которыми руководствуются хозяйствующие субъекты при возмещении суточных, являются следующие положения, предусмотренные постановлением Правительства Республики Казахстан от 6 января 2006 года № 23.

Суточные возмещаются:

при проезде по территории Республики Казахстан — в порядке и размерах, установленных нормативными правовыми актами Республики Казахстан для командирования в пределах Республики Казахстан;

при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных нормативными правовыми актами Республики Казахстан для командирования в иностранные государства;

• * при следовании из Республики Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании в Республику Казахстан день пересечения государственной границы Республики Казахстан включается в дни, за которые суточные выплачиваются в национальной валюте;
• * дата пересечения государственной границы Республики Казахстан при следовании за границу и возвращении в Республику Казахстан определяется по отметке уполномоченного государственного органа по охране и защите государственной границы Республики Казахстан в дипломатическом или служебном паспортах, паспорте гражданина Республики Казахстан.

Расчеты с подотчетными лицами по зарубежным командировкам ведутся на счете 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» или 3540,4430 «Прочая кредиторская задолженность и начисления» субсчет «Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам». Учет по этим счетам ведется не только в валюте, но и в тенге по рассчитанному курсу.

При учете командировочных расходов при загранкомандировках в бухгалтерском учете используется счет 1250 в том случае, если подотчетному лицу выдана сумма в иностранной валюте в подотчет, после чего представлен отчет об использовании валютных средств. Счета 3540, 4430 используются в случаях, когда подотчетное лицо представляет отчет об использовании собственных средств, после чего предприятие возмещает ему произведенные расходы.

Командировочные расходы, произведенные в пределах норм, не подлежат обложению индивидуальным подоходным и социальным налогами, а сверх установленных норм — являются доходом работника и подлежат налогообложению в общеустановленном порядке.

В соответствии с Законом Республики Казахстан «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» от 28 февраля 2007 года № 234-Ш операции и события в иностранной валюте учитываются в национальной валюте Республики Казахстан с применением рыночного курса обмена валют в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, МСФО и НСФО.

По учету расчетов с подотчетными лицами, направленными в загранкомандировку, в бухгалтерском учете осуществляются стандартные проводки (Таблица 9).

По возвращении из загранкомандировки работник обязан в течение срока, установленного учетной политикой (а для государственных учреждений — в течение 5 дней), представить авансовый отчет о фактических расходах денежных средств, но не позднее одного отчетного месяца после истечения срока командировки.

Таблица 9.

Корреспонденция счетов.

К авансовому отчету об использовании командировочных сумм прилагаются следующие документы:

• 1) квитанция по найму жилого помещения;
• 2) билеты на проезд (за исключением такси) в оба конца; в случаях, предусмотренных администрациями аэропортов, — оплата за провоз багажа и квитанции административных сборов;

копия загранпаспорта, подтверждающая время убытия и время прибытия командированного работника;

в случаях отсутствия в паспорте отметки о пересечении границы — копия командировочного удостоверения;

квитанция за сбор по обмену валюты и другие утвержденные учетной политикой и подтвержденные документально расходы.

Кроме всего прочего, необходимо приложить копию документа, подтверждающего, что поездка за пределы Республики Казахстан произведена в служебных целях, а не по иным причинам. Такими документами могут быть различного рода служебные приглашения (для проведения деловых встреч, участия в выставках и семинарах, это могут быть вырезки из газет или распечатки из Интернета о проведении всемирных выставок и так далее).

Статьей 93 Налогового кодекса предусмотрена выплата суточных в пределах установленных норм. Расходы на питание сверх установленных норм суточных являются доходом работника и облагаются индивидуальным подоходным налогом, социальным налогом, удерживаются обязательные отчисления в накопительный пенсионный фонд. При этом сумма дохода работника относится на вычеты как расходы по оплате труда работника.

Согласно «Правилам организации работы и обслуживания пассажиров в залах для особо важных персон (VIP) и официальных делегаций в аэропортах Республики Казахстан», утвержденным приказом министра транспорта и коммуникаций Республики Казахстан от 9 октября 2000 года № 409−1, в VIP-залах могут обслуживаться лица по предварительным заявкам руководителей Администрации Президента Республики Казахстан, Управления делами Президента, канцелярии Премьер-министра, Министерства иностранных дел, Комитета гражданской авиации Министерства транспорта и коммуникаций Республики Казахстан. Из этого следует, что VIP-услуги предусмотрены для особо важных персон — официальных лиц. Если же услугами VIP-зала пользуются руководители предприятий и организаций, то данные расходы (если выплачиваются работнику сверх суточных) являются расходами по командировке сверх установленных норм, а также доходом работника — объектом обложения социальным налогом, индивидуальным подоходным налогом, социальными отчислениями и обязательными пенсионными взносами. При этом сумма дохода работника относится на вычеты как расходы по оплате труда работника.

Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса, расходы, произведенные налогоплательщиком при оформлении въездной визы (стоимость визы, консульских услуг, обязательное медицинское страхование), относятся на вычеты при представлении подтверждающих документов.

Согласно МСФО 16, НСФО № 2 (раздел 16), первоначальная стоимость основных средств — это стоимость фактически произведенных затрат по возведению или приобретению основных средств, включая уплаченные невозмещаемые налоги и сборы, а также затраты по доставке, монтажу, установке, пуску в эксплуатацию и любые другие расходы, непосредственно связанные с приведением актива в рабочее состояние для его использования по назначению.

В соответствии с МСФО 2, НСФО № 2 (раздел 12) себестоимость товарно-материальных запасов включает в себя затраты на приобретение запасов, транспортно — заготовительные расходы, связанные с их доставкой к месту расположения и приведению в надлежащее состояние, затраты на переработку продукции (выполнение работ и услуг). Затраты на приобретение товарно-материальных запасов включают в себя цену покупки, пошлины на ввоз, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, посредническим организациям, транспортно-заготовительные расходы и прочие расходы, напрямую связанные с приобретением запасов (таблица 10).

Между Правительством Республики Казахстан и Правительством Российской Федерации подписано Соглашение о принципах взимания косвенных налогов во взаимной торговле, в соответствии с которым НДС уплачивается по месту назначения. Если российская сторона выставила инвойсы (счета-фактуры) на полученные товары с НДС, то данный НДС в зачет не берется, а включается в стоимость приобретенных товаров. В соответствии со статьей 235 Налогового кодекса в зачет относится НДС, уплаченный на таможне.

Таблица 10.