Документальное оформление операций с товарно-материальными запасами на складах

Отчетность материально_ответственных лиц о движении материалов на складе

Материально-техническое снабжение предприятий осуществляется на основании хозяйственных договоров поставщиков с покупателями, предусматривающих взаимный контроль за выполнением обязательств.

Поставщик при отпуске или отгрузке продукции выписывает покупателю счет за отпущенные товары, товарно-материальные ценности или оказанные услуги.

Полученные покупателем счета поставщиков поступают в бухгалтерию.

При поступлении счета проверяется соответствие данных счета договору поставки в отношении ассортимента материалов, их качества, цен, сроков отгрузки и пр. После проверки на счете делается надпись об акцепте счета, т. е. о принятии его к оплате в полной или уменьшенной сумме или же об отказе от оплаты с указанием причин этого.

Затем от счета отделяется квитанция транспортной организации и передается экспедитору для получения и доставки груза. Для получения материалов от местных поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность. Принятые к оплате счета передаются заведующему складом (кладовщику) для руководства при приеме и оприходовании материалов.

Если на документе сделана надпись о полном или частичном отказе от акцепта, то бухгалтерия оформляет этот отказ от акцепта счета в банке.

Прибывшие на станцию железной дороги или пристань грузы принимаются от транспортных организаций экспедитором. Если при приеме будут выявлены факты нарушения пломб, повреждения тары и другие признаки, экспедитор требует от транспортной организации проверки груза.

В случае выявления недостачи, а также повреждения или порчи груза транспортная организация по требованию экспедитора составляет коммерческий акт, необходимый для претензии к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие их ассортимента, количества и качества счету поставщика и, если нет никаких расхождений, выписывает приходный материальный ордер.

При необходимости технической экспертизы или лабораторного испытания прибывших материалов, а также при возникновении сомнений в отношении соответствия их ассортимента, сортности, качества и количества данным, указанным в счете, прием материалов производится комиссией. Комиссия назначается руководителем предприятия с обязательным участием в ней представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.

Комиссия составляет акт о приеме материалов в двух экземплярах. Акт служит основанием для предъявления претензии поставщику и, кроме того, используется предприятием вместо приходного материального ордера для оприходования материалов на складе.

Акт составляется также при приеме материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (так называемые неотфактурованные поставки).

При получении материалов, доставляемых со складов поставщика автомобильным транспортом, приходный ордер не выписывается. Его заменяет товарно-транспортная накладная, получаемая от грузоотправителя.

Приходные документы должны оформляться в день поступления материалов.

Материалы, полученные на склад и находящиеся в процессе технического осмотра или на лабораторном испытании и поэтому не оформленные еще приходными документами, хранятся на складах обособленно. Расходовать эти материалы до выяснения результатов приема не разрешается.

Обособленно также хранятся материалы, принятые на ответственное хранение в связи с отказом от акцепта счета поставщика.

Для учета движения материальных ценностей внутри предприятия, например, при сдаче на склад материалов из переработки или отходов производства и брака, при сдаче материалов от разборки основных средств, применяется накладная.

Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, сдающим ценности. Она служит основанием для списания ценностей по одному складу или цеху и оприходования их по другому складу или цеху.

Материалы со склада могут отпускаться в цеховые кладовые или непосредственно в производство, на хозяйственные нужды, в переработку. В порядке реализации излишних и неликвидных запасов может производиться также отпуск материалов на сторону.

Отпуск материалов со складов во всех случаях производится только на основании документов, которые содержат необходимые для учета и контроля сведения.

Под отпуском материалов в производство подразумевается передача их непосредственно для изготовления продукции, а отпуск материалов в кладовые цехов рассматривается только как внутреннее перемещение материалов со склада на склад.

В производство материалы отпускаются в соответствии с утвержденными расходными нормами и в пределах установленных лимитов.

До начала месяца планово-производственный отдел рассчитывает потребность в материалах для выполнения производственной программы по каждому цеху и виду изделий. Эта потребность за вычетом остатков материалов, не израсходованных цехом до начала месяца, рассматривается как лимит на следующий месяц.

Контроль за тем, чтобы отпуск материалов в производство не превышал лимита, осуществляется чаще всего при помощи лимитно-заборных карт.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах на одно или несколько наименований материалов сроком на один месяц.

Выписанные лимитно-заборные карты отдел снабжения регистрирует в реестре и до начала месяца передает один экземпляр цеху-потребителю, а второй — складу. Реестр выданных карт передается бухгалтерии для контроля за сдачей их в конце месяца цехами и складами.

Цехи получают материалы по лимитно-заборным картам по мере надобности в пределах указанного в них лимита.

При увеличении или уменьшении программы в лимитно-заборной карте производится исправление ранее установленного лимита корректурным способом. Возврат материалов на склад, не использованных в производстве, оформляется записью в соответствующие лимитно-заборные карты без составления каких-либо других дополнительных документов.

Лимитно-заборными картами пользуются для оформления отпуска материалов, потребляемых в производстве систематически. Для оформления отпуска материалов, потребность в которых возникает не часто, применяются требования.

Требования выписываются цехами-потребителями в двух экземплярах: один экземпляр остается у получателя материалов с распиской заведующего складом, другой — у кладовщика с распиской получателя.

Требования применяются также для оформления отпуска материалов в порядке замены. При этом в лимитно-заборной карте заменяемого материала делается пометка «Замена, смотри требование №_______» и соответственно уменьшается остаток лимита.

Кроме того, требования применяются для оформления сверхлимитного отпуска материалов в производство в связи с неэкономным их расходованием, допущением брака в производстве и т. п. В этих случаях в требованиях указываются причины и виновники перерасхода.

Для учета отпуска материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, применяется накладная на отпуск материалов на сторону. Накладная выписывается отделом снабжения и с целью контроля подписывается главным бухгалтером.

На многих промышленных предприятиях практикуется бестарное хранение материалов. При использовании, например, на хлебопекарном предприятии бестарного способа хранения муки фактический отпуск ее со склада в производство оформляется в зависимости от применяемого варианта передачи муки в производственные цехи. Могут использоваться два варианта отпуска муки в производство со склада бестарного хранения:

• — отпуск полными бункерами по линиям;
• — отпуск партиями в пределах текущей потребности на производство продукции.

В установленные сроки заведующий материальным складом составляет и представляет в бухгалтерию Отчет о движении материалов на складе, форма и содержание которого может быть разработана самим предприятием. Отчет составляется в натуральном выражении. Лицевая сторона отчета предназначена для записи данных об остатках, приходе и расходе муки по количеству мешков и массе, на оборотной стороне отмечается движение прочих материалов и тары. Для записи данных по каждому документу используется соответственно по приходу или расходу отдельная графа. После записи всех документов производится подсчет итогов по приходу и расходу ТМЗ, определяется остаток на конец отчетного периода.

На оборотной стороне отчета заведующий материальным складом указывает количество приходных и расходных документов, включенных в отчет, дату его составление и подписывает отчет.

Отчет составляется в двух экземплярах: первый экземпляр вместе с приходными и расходными документами заведующий складом сдает в бухгалтерию. Второй экземпляр находится у заведующего складом (с распиской бухгалтера о приеме отчета).

Проверенный отчет подвергается в бухгалтерии обработке. На приложенных к нему первичных документах бухгалтер проставляет корреспонденции счетов. Затем суммы по каждому приходному и расходному документу и шифры корреспондируемых счетов бухгалтер проставляет на оборотной стороне бланка отчета отдельно по материалам, таре, транспортно-заготовительным расходам и в целом по документу. В результате бухгалтерской обработки отчет о движении материалов на складе дает информацию для заполнения регистров аналитического учета ТМЗ.