Учет поступления и организация аналитического учета ТМЗ

Товарно-материальные запасы могут поступать на предприятие в результате строительства производственных и жилых зданий, сооружений, передаточных устройств, приобретения машин, оборудования, транспортных средств, изготовления своими силами инвентаря, оборудования, мебели, перевода молодняка животных в основное стадо, зачисления в декоративных, защитных и других насаждений, безвозмездного поступления от других субъектов и физических лиц и другое. Учетной политикой хозяйствующего субъекта определяется порядок оприходования поступивших ТМЗ, состав комиссии, осуществляющей осмотр и приемку объектов, их обязанностей и порядок оформления соответствующей документации. Поступление ТМЗ оформляют следующими документами.

Акт приемки — передачи (перемещения) применяется для зачисления в состав ТМЗ отдельных объектов, для оформления ввода их в эксплуатацию, за исключением тех случаев, когда ввод в действие должен быть, в соответствии с действующим законодательством, оформлен в особом порядке; для оформления внутреннего перемещения из одного цеха в другой; для оформления передачи ТМЗ со склада (из запаса) в эксплуатацию, а также для исключения из состава ТМЗ при передаче другому субъекту (вклады в уставный капитал, реализация, дарение).

При оформлении приемки ТМЗ акт составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект приемочной комиссией, назначенной распоряжением руководителя субъекта (персональный состав комиссии утверждается ежегодно руководителем). Составление общего акта, оформляющего приемку-передачу нескольких объектов ТМЗ, допускается лишь при учете хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования, если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце. Акт, после его оформления, с приложением технической документации, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем субъекта или лицами на то уполномоченными.

В Акте приемки передачи (перемещении) ТМЗ помимо обязательных реквизитов, комиссия отражает срок полезного использования и прогнозируемую ликвидационную стоимость объекта. Срок полезного использования ТМЗ определяется хозяйствующим субъектом самостоятельно при принятии объекта к учету, исходя из технических условий его эксплуатации, норм, установленных субъектом или других условий.

Порядок определения прогнозируемой ликвидной стоимости хозяйствующий субъект отражает в своей учетной политики: либо ее определяет приемочная комиссия путем визуальной оценки его технического состояния и сходя из норм эксплуатации отдельных частей, узлов и деталей; либо она определяется исходя из первоначальной стоимости (процент к первоначальной стоимости) объекта. В последнем случае бухгалтерии необходимо проанализировать списание объектов ТМЗ за предыдущие периоды, и определить, какой процент списываемых объектов составляют полученные запасные части, лом и отходы. В зависимости от специфики деятельности субъектов ликвидационная стоимость может составлять от 0,01 до 2% и более.

При оформлении внутреннего перемещения ТМЗ Акт выписывается в двух экземплярах работником подразделения (отдела)-сдачи. Первый экземпляр с распиской получателя и сдачи передается в бухгалтерию, второй — подразделению-сдатчику.

При безвозмездной передачи (дарении) ТМЗ другому объекту, Акт составляется в двух экземплярах (для субъектов, сдающих и принимающих объект). При реализации ТМЗ другому субъекту Акт составляется в трех экземплярах: первые два остаются у сдающего субъекта (где первый экземпляр прилагается к отчету об остатках и движении ТМЗ, а второй — к расчетно-платежным документам), третий экземпляр передается лицу, принимающему товарно-материальные запасы.

Бухгалтерия закрепляет поступившие объекты за материально ответственным лицом, открывает инвентарную карточку, присваивает объекту инвентарные номер, вносит объект в Инвентарный список (по месту нахождения, эксплуатации) и делает запись по оприходования товарно-материальные запасы.

При поступлении ТМЗ составляется следующая корреспонденция счетов.

Аналитический учет товарно-материальных запасов ведется в бухгалтерии в Инвентарных карточках, которые открывают на каждый инвентарный объект, за исключением однотипных предметов хозяйственного инвентаря, инструментов и других предметов, имеющих одно и то же производственное или хозяйственное назначение, одинаковые технические характеристики, стоимость и находящиеся в одном производственном подразделении. Эти предметы допускается учитывать в одной инвентарной карточке.

Карточку заполняют на основе Актов на поступившие товарно-материальные запасы, технического паспорта и других документов. Характеристика объектов и отдельных их конструктивных элементов должна быть краткой и точно отражать индивидуальные особенности объекта, а не дублировать полностью данные технической документации. Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу отдельных объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов ТМЗ. Основанием для отметок о выбытии ТМЗ при передачи объекта ТМЗ другому субъекту является Акт приемко-передачи (перемещения), при списании объекта ТМЗ вследствие ветхости или износа — Акт на списание ТМЗ. Записи о законченных работах по достройке, дооборудованию. Реконструкции и модернизации, ремонту объекту вносятся в карточки на основании Акта приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов.

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записывается только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, ограничиваясь двумя-тремя наиболее важными для данного объекта качественными показателями. Краткую индивидуальную характеристику в случае группового учета ТМЗ дают не по каждому объекту отдельно, а в целом по всей группе объектов, учитываемых в инвентарной карточке.

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции (модернизации), достройки и дооборудования прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ.

Заполненные инвентарные карточки в бухгалтерии регистрируют в Описях инвентарных карточек по учету ТМЗ, которые ведут в одном экземпляре по каждой классификационной группе ТМЗ.

При регистрации карточки нумеруют, затем помещают в специальную картотеку, где хранят по классификационным группам ТМЗ, а внутри этих групп — по местам эксплуатации, материально ответственным лицам и видам ТМЗ. В картотеке, как правило, предусматриваются следующие разделы: «Товарно-материальные запасы в эксплуатации» (по классификационным группам: «Здания», «Сооружения», «Передаточные устройства» и др.), а также «Поступило в текущем месяце», «Выбыло в текущем месяце», «Внутренне перемещение», «В ремонте», «На консервации», «ТМЗ, сданные в аренду», «Арендованные товарно-материальные запасы», «Архив». После возврата объекта из ремонта или от арендатора, прекращении консервации, передачи из запаса в эксплуатацию и т. д. карточки на эти объекты раскладываются в соответствующие разделы картотеки. По выбывшим ТМЗ карточки помещают в раздел «Архив».

Свод оборотов и остатков по каждой классификационной группе ТМЗ за месяц при ручной обработке информации проводят в Карточках учета движения ТМЗ, в которых на основании документов записывают обороты и остатки. Показанные в инвентарных карточках, которые сверяют с Главной книгой по счетам подраздела 12 «Товарно-материальные запасы». В карточках указывают остаток ТМЗ на начало года (квартал, месяц), поступление, выбытие (в том числе ликвидировано), остаток на конец месяца (квартал, года). На основе этих данных составляют отчетность о наличии и движении ТМЗ.

Все товарно-материальные запасы, закрепленные за материально ответственными лицами в разрезе цехов (отделов) субъекта, заносят в инвентарные списки ТМЗ. Списки находятся у материальных лиц и используются ими для оперативных целей. Данные о стоимости ТМЗ в списках и инвентарных карточках должны соответствовать. По месту нахождения (эксплуатации) учет ТМЗ может вестись во вторых экземплярах инвентарных карточек, которые выписывает бухгалтерия. Данные картотеки бухгалтерии и карточки по месту эксплуатации ТМЗ должны быть тождественны.