Теоретические основы организации и управления деятельностью предприятия

Организация деятельности предприятия

Организация деятельности — это процесс распределения и объединения задач и компетенций, необходимых для достижения поставленных целей. [6,71].

Организация деятельности осуществляется через ряд различных, но взаимосвязанных между собой функций управления, таких как планирование, организация, мотивация и контроль. Функции управления могут быть сгруппированы по признаку того, когда они осуществляются во времени по отношению ко времени самой деятельности. Функции управления могут предшествовать, осуществляться в процессе деятельности, либо после ее осуществления.

Функции управления — это конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется специальными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности. 12,37].

Рассмотрим содержание основных функций:

Функция планирования — функция предполагающая решение о том, какие должны быть цели организации и что должны делать её члены, что бы достичь этих целей. Планирование как функция управления основывает «фундамент» для других функций и считается одной из главнейших.

Существует три типа планирования:

• — стратегическое планирование (высший уровень);
• — тактическое планирование (средний уровень);
• — оперативное планирование (нижний уровень).

Все три типа планирования составляют общую систему, которая называется генеральным, или общим, или бизнес-планом функционирования организации.

Функция организации — это процесс объединения людей и средств, для достижения поставленных целей организацией.

Чтобы планы были реализованы, руководство должно найти эффективный способ сочетания планов.

Существует два основных аспекта организационного процесса:

• 1. Деление организации на подразделения соответственно целям и стратегиям.
• 2. Делегирование полномочий.

Делегирование, как термин, используемый в теории управления, означает передачу задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Важно осознать, что делегирование реализуется только в случае принятия полномочий, и собственно ответственность не может быть делегирована. Руководитель не может размывать ответственность, передавая ее подчиненному. Хотя лицо, на которое возложена ответственность за решение какой-либо задачи, не обязательно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное завершение работы.

Если предполагается, что какое-то лицо примет ответственность за удовлетворительное выполнение задачи — организация должна предоставить ему требуемые ресурсы. Руководство осуществляет это путем делегирования полномочий вместе с задачами.

Полномочия представляют собой ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Полномочия ограничены планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальников, а также факторами внешней среды, например, законами и культурными ценностями. Пределы формальных полномочий часто нарушаются благодаря власти и неформальным организациям.

В некоторых случаях пределы полномочий изменяют характер полномочий в такой значительной степени, что необходимо рассмотреть отношения между уровнями полномочий, которые проявляются в виде двух общих типов. Они обозначаются как линейные и аппаратные (штабные) полномочия, причем оба типа могут применяться в различных формах. Линейные полномочия — это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным.

Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии называется скалярным процессом. Поскольку полномочия распоряжаются людьми обычно передаются посредством скалярного процесса, результирующая иерархия называется скалярной цепью или цепью команд. Итак, результатом делегирования линейных полномочий является цепь команд.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому объем полномочий должен соответствовать делегированной ответственности.

Функция мотивации — это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации. Традиционный подход к мотивации основывается на вере в то, что сотрудники — всего лишь ресурсы, активы, которые мы должны заставить эффективно работать. Личное удовлетворение от хорошо выполненной работы и гордость за плоды своего труда прививают работникам чувство цели. Это не менее важно, чем деньги. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду — высокими. Следовательно, мотивировать сотрудников — это затронуть их важнейшие интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Функция контроля. Контроль, как правило, ассоциируют с властью, командованием, «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Контроль — процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными результатами. Основные требования которые должны быть заложены в любой системе контроля: эффективность контроля; эффект влияния на людей; выполнение задач контроля; определение границ контроля.

Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты, существенно отличаются от установленных стандартов.

Таким образом, контроль — это важная и сложная функция управления. Одна из виднейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Ни планирование, ни организацию, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Функции управления предполагают цели, объединяют людей и среды для достижения этих целей, побуждая себя и других к деятельности по достижению целей, своевременно обнаруживая и решая проблемы.

Понятие термина «организация».

Существует множество определений термина «организация» и из всего многообразия понятий «организация» можно выделить следующие:

• 1. Организация — (от лат."organizo" - стройный вид, объединение) это структура системы в виде взаимоотношений, прав, целей, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом. 6,71]
• 2. Организация — (от ср. век. лат. «organizo») это совокупность процессов или действий, посредством, которого создается и сохраняется структура организации. [6,71]

Понятие термина «деятельность».

Деятельность — это занятие, труд, работа каких-нибудь органов. 13,150.

Деятельность включает себя цель, средства, результат и сам процесс.

По своему содержанию деятельность может быть хозяйственной, научной, культурной, образовательной, военной и т. д.

Вся деятельность, осуществляется каким — либо субъектом — предприятием, объединением, банком, предпринимателем и т. п.

Каждый субъект предназначен для определенного вида основной деятельности, однако им осуществляются в различных пропорциях и другие виды деятельности, которая в каждом конкретном случае могут выполнять вспомогательную, обслуживающую или обеспечивающую функцию.

Понятие термина «управление».

Управление — воздействие субъекта на объект.

Объектом управления выступает отдельная структура, либо организация в целом, на которую направлено управляющее воздействие.

Субъектом управления выступает организация либо лицо, осуществляющее управляющее воздействие.

Исследовав все три термина, можно сформулировать понятие организация и управление деятельностью как: совокупность процессов или действий, имеющих целенаправленное воздействие с целью целесообразного изменения (не ухудшения) объекта воздействия.

Общие требования к организации деятельности предприятия Нормативные требования к организации деятельности предприятия включают:

• — принципы деятельности;
• — основные цели, объекты сферы деятельности;- требования к ее организации.

Основные принципы деятельности:

• — четкое представление смысла деятельности;
• — отношение менеджеров к участникам деятельности;
• — отношение к окружающей среде, к партнерам по рынку, общественной и экономической среде;
• — восприимчивость к НТП
• — готовность к риску.

Принципиальные требования к организации деятельности фирмы: — к способу управления (авторитарный или демократичный стиль управления);

• — в области инноваций (текущее, гибкое или жесткое планирование);
• — в среде информации (открытость, секретность);
• — принципы мотивации;
• — организационные структуры;
• — принципы контроля.

На основе общих принципов фирма разрабатывает свою структуру, определяет необходимые отличительные преимущества (искусства), стратегию деятельности, систему управления, стиль работы сотрудников (их мотивацию, культуру, процедуры деятельности и т. д.).

Реализация нормативных требований к отдельным сферам деятельности определяет структурную политику фирмы и конкретные политики в отдельных сферах деятельности.

К структурной политике действий включают:

• — политику приобретения (сырья, материалов, услуг и т. д.);
• — инвестиционную политику;
• — политику в области оборудования;
• — кадровую политику;
• — финансовую политику;
• — производственную политику (система и тип производства, размер партий, технологические процессы, оперативное управление);
• — политику сбыта (цены, распределение, реклама);
• — политику отчетности о деятельности фирмы.

Особенности организации деятельности гостиничного комплекса Гостиничный комплексэто совокупность основных и вспомогательных зданий и сооружений, предназначенных для предоставления гостям полного комплекса услуг. 1,1].

Организация деятельности гостиничного комплекса осуществляется через функции управления.

Рассмотрим основные функции управления гостиничного комплекса.

Планирование Главное в гостиничном комплексе определить основные направления развития с учетом материальных источников и спроса на рынке. Процесс планирования, ориентированного на клиента, состоит из четырех основных этапов: цели компании, ценность для клиентов, проектирование программ, показатели, ориентированные на клиента.

На первом этапе необходимо четко сформулировать, на чем компания будет фокусировать использование своих ресурсов. Существуют три основных способа, обеспечивающих органичный экономический рост компании: привлечение новых клиентов, удержание уже новых клиентов, получение более высоких доходов от этих клиентов.

Второй этап предполагает, что эффективное управление стратегией, ориентированной на клиента, требует четкого и ясного понимания ценности покупателя для компании и ценности, которую компания представляет своим клиентам. Независимо от того, является ли целью компании привлечение клиентов, их удержание или повышение получаемой от них прибыли, очень важно понимать, какую ценность товар или услуга обеспечивает клиенту.

Третий этап заключается в оценке того, как различные маркетинговые программы влияют на возможности привлечения, удержания или увеличения числа клиентов.

На четвертом этапе происходит определение соответствующих показателей для оценки и отслеживания эффективности программ клиентоориентированности. Нельзя управлять тем, что невозможно оценить. 14,56].

Организация Чтобы планы были реализованы, кто-то должен фактически выполнять каждую из задач, вытекающих из целей организации. Для этого руководство обязано найти эффективный способ сочетания ключевых переменных, характеризующих как задачи, так и исполнителей. Функция организация создает реальные условия для достижения запланированных целей, устанавливая взаимоотношения между всеми подразделениями предприятия, определяя порядок и условия его функционирования.

Чтобы сфокусировать свое внимание на клиенте, руководители компаний нередко пересматривают прежнюю организационную структуру и создают новую, чтобы простимулировать работу линейного персонала и повысить мотивацию сотрудников. В типичной иерархии руководящий состав занимает самую верхнюю позицию. Однако если фирма хочет повысить ответственность менеджеров среднего звена и улучшить качество работы линейного персонала, эти уровни располагаются по-другому: сокращается количество руководящих кадров и повышается уровень их ответственности. [14,58].

Подбор кадров Функция управления, нацеленная на решение важнейших задач кадрового направления, включает в себя отбор и прием на работу сотрудников наиболее квалифицированных и соответствующих требованиям стандартов гостиничной индустрии. Особенность данной функции в менеджменте гостиницы состоит в том, что управляющий и обслуживающий персонал работают в системе «человек — человек». 14,60].

Мотивация В гостиничном предприятии в мотивации сотрудников важную роль играет организация обратной связи и формирование работы в команде.

В индустрии гостеприимства, где традиционно экономический уровень поощрения не так велик для большинства персонала, увеличивается значение остальных факторов и очень велика роль социальных взаимоотношений. От них зависит создание хорошей команды и здоровых рабочих отношений в коллективе, которые, в свою очередь, играют определяющую роль в уровне обслуживания. Слаженная командная работа — один из самых важных аспектов работы в индустрии гостеприимства.

Обратная связь означает заинтересованность. Менеджер, внимательный к своим сотрудникам, повышает чувство их самооценки. Чувство принадлежности — основной мотивационный фактор. Недостаток обратной связи негативно влияет на побуждение к работе. Наиболее важным в обратной связи является не вопрос «кто прав», а осознание того, что диалог ведет к пониманию действительности. 14,62].

Контроль После того как составлен план работы, организован труд, сформирована система мотивации, появляется необходимость в контроле выполнения намеченных целей.

Контроль — это одна из тех функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всего предприятия.

При клиентоориентированном подходе процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, ели достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Различают три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ и используется в области человеческих, материальных и финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется в ходе работ. Чаще всего объектом его является сотрудники, а сам контроль, прежде всего прерогатива их непосредственного начальника или соответствующих служб, которым делегирована эта функция. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных целей или скорректировать их для достижения цели.

Цель заключительного контроля — предотвратить ошибки в будущем. Заключительный контроль осуществляется тогда, когда работа уже выполнена. Такой контроль позволяет установить соответствие планируемых и фактических результатов. 14,64].