Учет расчетов с подотчетными лицами

Общие правила расчетов с подотчетными лицами

В деятельности любой фирмы часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, покупать материальные ценности в розницу, оплачивать расходы по служебным командировкам и т. д. В этих случаях работнику фирмы выдают наличные под отчет для выполнения определенных действий. Список сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, размер денежных средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом руководителя организации.

Сотрудников организации, получающих наличные деньги с последующей сдачей отчета об их использовании, принято называть подотчетными лицами. Для учета расчетов с ними используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует со счетами:

по дебету по кредиту.

• 50 Касса 07 Оборудование к установке
• 51 Расчетные счета 08 Вложения во внеоборотные
• 52 Валютные счета активы
• 55 Специальные счета в 10 Материалы банках 11 Животные на выращивании
• 76 Расчеты с разными и откорме дебиторами и кредиторами 15 Заготовление и приобретение
• 79 Внутрихозяйственные материальных ценностей расчеты 20 Основное производство
• 91 Прочие доходы и расходы 23 Вспомогательные производства
• 25 Общепроизводственные расходы
• 26 Общехозяйственные расходы
• 28 Брак в производстве
• 29 Обслуживающие производства и хозяйства
• 41 Товары
• 44 Расходы на продажу
• 45 Товары отгруженные
• 50 Касса
• 51 Расчетные счета
• 52 Валютные счета
• 55 Специальные счета в банках
• 70 Расчеты с персоналом по оплате труда
• 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям
• 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
• 79 Внутрихозяйственные расчеты
• 91 Прочие доходы и расходы
• 94 Недостачи и потери от порчи ценностей
• 97 Расходы будущих периодов
• 99 Прибыли и убытки

Сотрудник, который получил наличные, должен за них отчитаться не позднее трех рабочих дней. Для этого ему нужно представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма N АО-1).Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки, квитанции, транспортные документы и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

Бухгалтером организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий или по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Выдача денежных средств подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером или надлежаще оформленным другим документом (платежной (расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.) Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации, главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.

Неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу фирмы (суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, должны быть ему возмещены). Пункт 11 Порядка ведения кассовых операций запрещает выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, и передавать подотчетные суммы от одного сотрудника другому. Правда, санкций за нарушение этих правил нет. Фирма может выдавать деньги подотчетным лицам:

— на хозяйственные нужды;

• — на оплату представительских расходов;
• — на оплату командировочных расходов;
• — на оплату канцтоваров и почтовых расходов;