Учет расчетов с подотчетными лицами

Основные понятия. Расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам

Понятию «подотчетное лицо» авторами различных учебных пособий даются немногим отличающиеся определения.

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами. [2, с. 403].

Подотчетные лица — работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием предоставления отчета об их использовании. [7].

Подотчетные лица — это работники организации, получающие денежные средства на хозяйственные нужды, командировочные расходы и представительские расходы с обязательным условием отчета об использовании израсходованных сумм. [5, с. 282].

Денежные средства, выданные подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Движение подотчетных сумм регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П. [5, с. 283].

Подотчетные суммы выдаются:

• 1. на хозяйственные нужды;
• 2. на командировочные расходы;
• 3. на представительские расходы.

Расходами на хозяйственные нужды являются суммы денежных средств, использованные на приобретение в розничной торговли сети канцелярских, хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, на производство мелкого ремонта и др.

Командировочные расходы представляют оплату найма жилого помещения, суточных, расходов по проезду к месту командировки и обратно, затрат на пользование постельными принадлежностями.

Представительские расходы — это затраты организации по приему и облуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. [5, с. 283].

На предприятии приказом руководителя утверждается перечень лиц, имеющих право получать авансовые суммы. Запрещается передача полученных сумм одним подотчетным лицом другому. Следующий аванс должен выдаваться только в случае полного расчета по предыдущему авансу. [1, с. 103].

Чтобы получить деньги под отчет, работник должен написать заявление.

Рассмотрев заявление, руководитель обязан сделать собственноручную надпись о сумме и сроке. Только при наличии такого документа кассир вправе выдать деньги.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает.

Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени организации. Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб. по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан) установить руководитель организации. [7].

Выдача наличных денег оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2 (Приложение 1). В расходном кассовом ордере указывается основание: приказ руководителя, заявка на командировку и т. д. [3, с. 118].

Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представит в бухгалтерию авансовый отчет по форме № АО-1 (Приложение 2) — сводный документ, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др. [4, с.489].

Срок подачи авансового отчета — не позднее трех дней после истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляется в срок, установленный руководителем. [5, с.284].

Неиспользованная сумма должна быть возвращена в кассу по приходному кассовому ордеру по форме № КО-1 (Приложение 3). Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику. [3, с. 119].

Согласно Инструкции по применению Плана счетов для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [6, с. 84]. Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам. [4, с. 488] По дебету счета 71 отражается задолженность работников организации по выданным им под отчет денежным суммам, по кредиту счета 71 — расходы подотчетных лиц по приобретению имущества и другие аналогичные расходы. Сальдо по счету 71 — дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т. е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально-производственных запасов, товаров, работ, услуг. [2, с.403].