Особенности организации учета, документооборота и контроля материальных ценностей в ООО «Контакт»

Особенности организации и ведения учета в ООО «Контакт» определяются рабочими документами. Основными из них являются:

• — документ об учетной политике предприятия;
• — утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
• — графики документооборота;
• — утвержденный руководителем план счетов бухгалтерского учета;
• — утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Бухгалтерская служба в ООО «Контакт» состоит из 2 человек:

• — главный бухгалтер — 1 человек;
• — помощник бухгалтера — 1 человек.

От правильно организованного первичного учета хозяйственных средств зависит правильность списания стоимости запасов на производство, оценка незавершенного производства, отражения в отчетности.

Подтверждением данных налогового учета признаются первичные учетные документы (включая справки бухгалтера), аналитические регистры налогового учета и расчет налоговой базы.

Регистры налогового учета защищены от несанкционированных исправлений, за их ведение отвечает главный бухгалтер.

Документальное оформление и учет поступления материально-производственных запасов в ООО «Контакт».

ООО «Контакт» приобретает материально-производственные ценности за плату, в соответствии и на условиях заключенных договоров с поставщиками.

Материально-производственные ценности доставляются в ООО «Контакт» следующими способами:

• — доставка собственным автотранспортом;
• — доставка наемным транспортом по договорам экспедиционного обслуживания;
• — доставка хозяйственных принадлежностей и канцелярии, сумма доставки при этом включается в стоимость материально-производственных запасов.

Для получения запасов от поставщика ООО" Контакт" выписывается доверенность (Приложение), бланки доверенностей являются документами суровой отчетности, предприятие покупает их. Приказом руководителя предприятия определяется перечень работников предприятия, которые могут получать доверенности. Выдача каждого бланка доверенности регистрируется в журнале регистрации выданных доверенностей. При выдаче доверенностей в журнале указывается информация о дате, месте и основании их выдачи, а также сроке действия доверенности. Срок действия доверенности не может превышать 10 дней. В бланке доверенности отображается номенклатура и количество запасов, которые должен получить его представитель, и удостоверяется подписью.

Если выписанная доверенность не использована в определенный срок, то она возвращается в бухгалтерию, аннулируется и хранится вместе с журналом в течение трех лет, а в журнале делается отметка о том, что доверенность не использована.

Поступающие в ООО «Контакт» материально-производственные запасы направляются на склад. На материально-производственные запасы, поступающие по договорам поставки, ООО «Контакт» получает от поставщика расчетные и сопроводительные документы. Расчетные документы (счета-фактуры (Приложение), товарно-транспортные накладные, налоговые накладные (Приложение) и др.) на поступающие материально-производственные запасы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются на склад, как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

При приемке материально-производственных запасов документы на складе:

• — регистрируются в журнале учета поступающих грузов;
• — проверяются на соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материально-производственных запасов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;
• — проверяется правильность расчетов;
• — устанавливается соответствие формы оплаты договорным условиям;
• — далее документы передаются в бухгалтерию в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

При приемке материально-производственные запасы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортимента, количества и качества требованиям, предъявляемым к данному виду материально-производственных запасов.

Определение и признание первоначальной стоимости запасов осуществляется в зависимости от путей поступления запасов на предприятия.

Аналитический учет движения запасов на предприятии отражают:

• — в бухгалтерии в количественно-суммовом выражении;
• — на складах — в количественном выражении.

Оценка выбытия производственных запасов осуществляется методом ФИФО с периодичностью за целый месяц.

Материалы принимаются к учёту по фактической себестоимости, которая.

состоит из фактических затрат на приобретение за минусом НДС. Транспортно;

заготовительные расходы, которые входят в первоначальную стоимость запасов, приобретенных за плату, непосредственно включаются в себестоимость запасов.

Предприятие получает сырьё от поставщиков, с которыми заключается договор поставки. По договору поставки поставщики обязуются поставить в определённые сроки производственные запасы по согласованной цене и в соответствии с согласованными техническими требованиями. Как правило, сырье доставляется транспортом поставщика, но возможно получение его на складе поставщика экспедитором предприятия.

Принимая материальные ценности, экспедитор производит не только количественную, но и качественную приёмку. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад и сдаёт кладовщику. В тех случаях, когда количество и качество прибывшего на склад сырья не соответствует данным счёта поставщика, приёмку сырья производит комиссия и оформляет акт о приёмке.

материалов (форма № М-7). Акт составляется в двух экземплярах, и после приёмки сырья, акт с приложенными документами передают: один экземплярв бухгалтерию для учёта движения запасов, другой — отделу снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Поступающее в ООО «Контакт» материальные ценности направляются на склад предприятия. Каждая партия запасов, поступившая на склад, принимается материально ответственным лицом по фактической массе, установленной на ежегодно проверяемых весах, по количеству и по качеству.

Все первичные учётные документы по движению материальных ценностей на складе предприятия сдаются в бухгалтерию в установленные в организации сроки.

Полученные со склада сырья первичные документы проверяются в бухгалтерии. Бухгалтера отслеживают, правильно ли они оформлены, есть ли все необходимые реквизиты, и только после этого документы проводятся в компьютере. Так как учёт сырья ведётся с использованием компьютера, все необходимые для учёта и контроля регистры бухгалтерского учёта составляются автоматизированным способом с помощь программы 1С Предприятие 8.1.

Применяемая ООО «Контакт» программа обеспечивает формирование необходимых регистров бухгалтерского учёта материалов. К таким регистрам относятся оборотная ведомость движения материалов (Приложение); ведомость расхода материалов по заказам. Наряду с аналитическим методом учёта запасов в бухгалтерии ведётся синтетический учёт движения запасов в стоимостном выражении по соответствующим синтетическим счетам, а внутри них — по складам, подразделениям, группам сырья.

Транспортно-заготовительные расходы предприятия принимаются к бухгалтерскому учёту путём непосредственного (прямого) включения этих расходов в фактическую себестоимость материалов.

Для производственных нужд ООО «Контакт» необходимо топливо. Топливо поступают непосредственно в автоцистернах поставщика, которое принимает заведующий складом от лица, которое доставило нефтепродукты на предприятие, на основании товарно-транспортных.

Таким образом, складской учет в ООО «Контакт» организован в складах. В складах сосредоточены основные запасы топливного материала, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, закупленных у поставщиков. Материалы на складах размещают по секциям, а в них — по отдельным группам и размерам.

Учет материалов на складах осуществляет материально ответственное лицо (кладовщик) по видам и категориям, согласно правилам их хранения. Учет ведут в карточке складского учета материалов, которые выдают материально ответственным лицам под расписку. На каждый номенклатурный номер материалов открывают отдельную страницу, где кладовщик отмечает место хранения (стеллаж, кладовку и т. п.).

Записи в карточке складского учета кладовщик делает каждый день отдельно по каждому разовому документу (объединять данные нескольких документов в одну запись не разрешается); после каждой записи выводят остаток. Данные сведений расходования запасов, требований заносятся в карточку по мере их закрытия, но не позднее первого числа следующего за отчетным месяцем. Ежемесячно материально ответственные лица на основании первичных документов составляют отчет о движении материальных ценностей в двух экземплярах и подают его в бухгалтерию вместе с документами, которые подтверждают поступление и расходование материалов. В отчет включают лишь те виды материалов, по которым было движение в отчетном периоде. Остатки на начало месяца по каждому номенклатурному номеру сопоставляют с остатками отчетов предыдущего месяца. Поступление и выбытие материалов в течение месяца фиксируют на основании первичных документов, после чего подсчитывают обращение и определяют сальдо на конец месяца. Эти данные сравнивают с записями в карточке складского учета. Данные об остатках производственных запасов и их движение материально ответственные лица в отчете фиксируют не только в количественном, но и в денежном выражении, подтверждая это своей подписью. Принимая отчеты, работники бухгалтерии проверяют правильность их составления, таксируют и определяют суммы обращения и остатков в денежном выражении.

Учет бланков строгой отчетности материально ответственные лица осуществляют в Книгах складского учета по каждому наименованию по количеству и нарицательной стоимости. Поступление и расходование указанных бланков оформляют актом списания (Приложение).

Основанием для списания горючего на затраты производства является путевой лист грузового или легкового автомобиля.

При списании горючего на автомобильном транспорте используются такие виды норм затрат топлива: линейные нормы, которые регламентируют затраты топлива в процессе движения автомобиля; нормы затраты топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях. Для учета запасных частей предназначен субсчет 207 «Запасные части» ,.

на котором ведется учет запасных частей, таких как гайки, подшипники амортизаторы, антистатики. В карточке складского учета кладовщик ведет учет запасных частей по их номенклатурным номерам. Выдача запасных частей со складов проводится по требованиям или накладным, которые выписываются отдельно на каждую ремонтируемую машину.

На счете 22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» учитываются активы сроком использования до 1 года и стоимостью менее 2500грн, которые сопровождают хозяйственную деятельность. В момент передачи таких активов в эксплуатацию списывают их с баланса с одновременной организацией оперативного количественного учета по месту эксплуатации и ответственным лицам в течение срока их фактического использования. Спецодежда, выданная работникам в подотчет, учитывается в личных карточках в течение всего установленного срока ее использования. Списание спецодежды, выданной в подотчет, до окончания срока ее использования осуществляется только на основании актов о ее непригодности. Акты сдаются в бухгалтерию в соответствии с графиком документооборота.

В ООО «Контакт» материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету в соответствии в П (с)БУ № 9 по фактической себестоимости. В организации фактическая себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных за плату, включает в себя сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов.

Деловая активность организации в финансовом аспекте проявляется в оборачиваемости ее средств и их источников. Поэтому финансовый анализ деловой активности заключается в исследовании динамики показателей оборачиваемости.

В ООО «Контакт» затраты по приобретению материально-производственных запасов являются регулярными на протяжении длительного периода времени, фактическая себестоимость материально-производственных запасов складывается из нескольких видов периодически осуществляемых затрат, поэтому применяются учетные цены, позволяющие учитывать все факторы, оказывающие влияние на формирование фактической себестоимости приобретаемых материально-производственных запасов.

Информация об использовании производственных запасов находит отражение в Балансе ф.№ 1, Отчете о финансовых результатах ф.№.2, Приложении к финансовой отчетности ф.№.5.

Схема документального оформления по учету производственных запасов представлена на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 — Схема документального оформления движения производственных запасов на ООО «Контакт»

Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету в соответствии в П (С)БУ 9 по фактической себестоимости. В организации фактическая себестоимость материально-производственных запасов, приобретенных за плату, включает в себя сумму фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Украины).

В ООО «Контакт» затраты по приобретению материально-производственных запасов являются регулярными на протяжении длительного периода времени, фактическая себестоимость материально-производственных запасов складывается из нескольких видов периодически осуществляемых затрат, поэтому применяются учетные цены, позволяющие учитывать все факторы, оказывающие влияние на формирование фактической себестоимости приобретаемых материально-производственных запасов.

Согласно учетной политики ООО «Контакт» транспортно-заготовительные расходы включаются в состав первоначальной стоимости запасов методом среднего процента. Транспортно заготовительные расходы общей суммой отражаются на полученном счете 200 «Транспортно — заготовительные расходы». Сумма этих транспортно заготовительных расходов ежемесячно распределяется между суммой остатка запасов на конец отчетного периода и суммой выбывших запасов. Сумма транспортно — заготовительных расходов, относящаяся к выбывшим запасам, определяется как произведение среднего процента транспортно — заготовительных расходов и стоимости выбывших запасов. Средний процент транспортно — заготовительных расходов определяется делением суммы остатков транспортно — заготовительных расходов на начало отчетного месяца и транспортно — заготовительных расходов отчетного месяца на сумму остатков запасов на начало отчетного месяца и запасы, поступившие в отчетном месяце.

Синтетический учет поступивших п…

• — об обеспечении сохранности ценностей и соблюдении установленных нормативов их производственного потребления;
• — о распределении стоимости израсходованных на производство материальных ценностей по объектам калькулирования.

Основными задачами инвентаризации являются:

• — установление фактического наличия хозяйственных ресурсов;
• — контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• — выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;
• — проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.09.94 г. № 69. Для проведения инвентаризации в ООО «Контакт» создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы и др. Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Инвентаризации материальных ценностей в ООО «Контакт» проводится ежегодно, что указано в учетной политике предприятия. Также, независимо от плановых проверок, проводят в обязательном порядке перед составлением годового бухгалтерского отчета, но не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищения или злоупотребления и порчи товарно-материальных ценностей. В начале ревизии проверяется наличие всех необходимых документов, подтверждающих ее проведение. В их число входят приказы или распоряжения, о проведении инвентаризации и составе инвентаризационной комиссии, материальные отчеты, инвентаризационные описи (приложение), сличительные ведомости, письменные объяснения материально ответственных лиц по результатам инвентаризаций; протоколы, приказы и прочие документы по рассмотрению и утверждению результатов инвентаризаций.

Результаты инвентаризаций оформляются инвентаризационными описями, которые составляются по каждому местонахождению материальных ценностей и материально ответственному лицу. Никаких помарок и подчисток в описях не допускается. Исправление ошибок производится путем зачеркивания неправильных записей и проставлением над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственными лицами.

На каждой странице инвентаризационной описи (приложение) указывают прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения эти ценности учитываются. Такой подсчет исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. Каждая страница описи подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В конце описи комиссия записывает количество порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показаниях на последней странице и по всей описи в целом.

На каждой инвентаризационной описи (приложение С) материально ответственное лицо дает расписку следующего содержания: «Все ценности, перечисленные инвентаризационной описи комиссией проверены и в моем присутствии приняты на ответственное сбережение .» (подпись, дата).

Для выявления результатов инвентаризации составляются сличительные ведомости, которые подписываются всеми членами комиссии и материально ответственным лицом. В сличительную ведомость включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей получаются от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании представленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета, заключения фиксируются в протоколе, который рассматривается постоянно действующей инвентаризационной комиссией и утверждается руководителем.

Качество проведения инвентаризаций устанавливают по данным инвентаризационных описей, где проверяют наличие наименования предприятия, места проведения инвентаризации (склад, цех, кладовая), времени ее проведения; полноты записи наименований материалов, их марки, сортности, артикулов и других отличительных признаков; порядок исправлений и указаний на каждой странице описи прописью показателей, числа порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общего итога количества всех единиц в натуральном выражении; наличие на инвентаризационных описях подписей членов инвентаризационной комиссии, а также записи ответственных лиц с их подписью о правильности проведения инвентаризаций и принятии ценностей на ответственное хранение.

Отдельным инвентарным актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль.

Проверяется также порядок оформления списания потерь, проводится ли их списание повторно или такие ценности предъявляются при следующих инвентаризациях с целью изъятия из оборота доброкачественных ценностей.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей, как исключение, допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период. Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке. А если конкретные виновники пересортицы не установлены, то инвентаризационные разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия или резервных фондов. Если пересортица образовалась не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии указываются подробные объяснения причин данной пересортицы.

Если недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине предприятия (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Суммы, установленные в результате инвентаризации просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, зачисляются на финансовые результаты отчетного года.

Если инвентаризацией выявлены ценности, ранее не учитываемые, будем иметь так называемый излишек. Излишек подлежит оприходованию по дебету счета соответствующих ценностей (например, если выявлены излишки других материалов — счет 209) и кредиту субсчета 719. Если выявленных ценностей меньше, нежели числится в учете, будем иметь недостачу. Выбытие имущества вследствие недостачи отражается списанием с баланса согласно инструкции № 291. Вместе с тем стоимость недостачи (за исключением недостачи в пределах норм естественной убыли) должна быть взыскана с виновных лиц в случае их установления.

Особое внимание при проведении инвентаризации следует обращать на номера, марки, наименования товарно-материальных ценностей. Иногда при сличении номеров и марок, указанных в паспортах и данных приходных документов, обнаруживается замена нового вида запасов бывшим в употреблении или дорогостоящего дешевым.

Определение понятия пересортицы вытекает из содержания п. 11.12 Инструкции № 69, которым установлено регулирование инвентаризационных разниц.

Пересортица — это выявленный инвентаризацией излишек ценностей одного наименования соответствующего сорта, размера, цвета и т. п. и недостача ценностей этого же наименования, но другого сорта и т. п., которые образовались за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица.

Следует отметить, что стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя предприятия списывается на издержки производства или по направлениям использования, включая остаток продукции на складах. При этом нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль материальных ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Отдельным инвентарным актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и возможного их использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя. По решению руководителя может быть произведено списание потерь и недостач за счет предприятия при наличии актов об уничтожении с указанием способов и места, накладных по вывозу на свалку или сдачу в утиль. Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости.

По результатам инвентаризации на 27.09.12 г. в ООО «Контакт» выявлены излишки МБП справедливой стоимостью 54,34 грн. Со временем эти материалы использованы для административных целей.

Также на складе предприятия было выявлена недостача запасных частей на сумму 525,00 грн. Эти ТМЦ были приняты на баланс в июне 2012 г Выявлено виновное лицо — заведующий складом, который признал свою вину и дал своё согласие на возмещение убытков, нанесённых предприятию в полном объеме.

Определяем сумму возмещения, согласно Порядку № 116:

• 1. Определяем индекс инфляции. Индексы инфляции составили: июль- 1,01, август- 1,02,. Общий индекс инфляции — 1,03 (1,01×1,02);
• 2. Определена сумма НДС: (525грн. х 20%) / 100% = 105 грн.;
• 3. Сумма возмещения составила: ((525 грн. х 1,03) + 105 грн.) х 2 = 1291,5грн.

Сумма возмещения, внесенная виновным лицом в кассу предприятия.

Результаты инвентаризации в ООО «Контакт» на 27.09.12 г. представлены в таблице 2.8.

Таблица 2.8 Результаты инвентаризации в ООО «Контакт» на 27.09.12 г.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом отчете предприятия.

Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Минфина Украины от 11.09.94 г. № 69. Для проведения инвентаризации в ООО «Контакт» создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы и др.