Организация и методика проведения инвентаризации

Подготовительные мероприятия. Проверка соблюдения правил и условий хранения запасов в УЭЗиС

Порядок проведения инвентаризации закреплен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49).

Данным документом должны руководствоваться организации всех уровней при проведении инвентаризации. Инвентаризации необходимо подвергать все имущество принадлежащие организации и не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на балансовых счетах, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам и все виды финансовых обязательств.

Инвентаризация может быть проведена по всей организации либо по ее структурным подразделениям.

Подготовительные мероприятия сопровождаются изданием приказа по форме № ИНВ-22 о проведении инвентаризации (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88). (Приложение А).

В целом документ распоряжения предполагает отображение следующей информации:

• 1)Наименование организации (согласно учредительным документам);
• 2)Наименование конкретного структурного подразделения;
• 3)Наименование документа;
• 4)Регистрационный номер приказа;
• 5)Дата составления документа;
• 6)Перечень лиц, находящиеся в комиссии, которая назначена для проведения инвентаризации, наименование их должностей, фамилии, имена и отчества;
• 7)Объект, который подлежит инвентаризации;
• 8)Причина проведения инвентаризации;
• 9)Период, в течение которого планируется проведение инвентаризации;
• 10)Дата сдачи данного документа в отдел бухгалтерии;
• 11)Подпись руководителя предприятия, а так же оттиск печати.

Для проведения инвентаризации руководитель в обязательном порядке должен назначить специальную комиссию, состоящую из экспертов. Именно под наблюдением данных лиц должны проводиться инвентаризация на предприятии. Далее приказ подписывается руководителем предприятия и передается членам инвентаризационной комиссии, а так же материально ответственным лицам. На основании данного приказа составляются документы, отображающие учет результатов проверки.

Все приказы, постановления или же распоряжения о проведении инвентаризации на предприятии в обязательном порядке регистрируются в специальном документе — Журнал учета контроля за надлежащим выполнением всех издаваемых внутри предприятия приказов и распоряжений.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия материальных запасов, рабочая инвентаризационная группа обязана опломбировать места хранения запасов, проверить исправность весоизмерительных приборов, а также получить отчеты о движении запасов, реестры приходных и расходных документов.

К началу инвентаризации должны быть произведены соответствующие записи в карточках (книгах) складского учета и выведены остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Для хранения запасов в исследуемой организации используют склады. Основное назначение складов — хранение материально-производственных запасов (МПЗ). Кроме того, на складах выполняются работы, связанные с подготовкой материалов к производственному потреблению и доставке их непосредственным потребителям (цехам, отделам, стройкам, покупателям и др.). Потери материалов при хранении и производстве погрузочно-разгрузочных работ оказывают влияние на увеличение себестоимости продукции, работ и услуг, а также создают условия для безнаказанного хищения имущества.

Склады должны быть оборудованы специальными устройствами для хранения материалов (стеллажами, бункерами, резервуарами), обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой. К оборудованию для хранения материалов предъявляются следующие требования:

• — для обеспечения сохранности материальных ценностей необходимо каждую марку, сорт и размер того или иного материала хранить в соответствующем стеллаже, бункере и т. д.; в одной ячейке стеллажа, бункера нельзя хранить два и более сортов и марок материалов, потому что это осложняет отпуск материалов, вызывает его порчу и пересортицу, а также усложняет проведение инвентаризаций, что снижает их оперативное и контрольное значение;
• — оборудование должно позволять укладывать материал с одной стороны, а отпускать — с другой, обеспечивая при этом бесперебойность поступления и отпуск материалов;
• — при организации складирования материалов необходимо стремиться к тому, чтобы обеспечивалась удобная укладка и выемка материалов из стеллажей или других приспособлений, что позволит с наименьшими трудовыми и временными затратами проводить выборочные инвентаризации и внезапные проверки;
• — важно обеспечивать максимальное использование площади и объема склада, стеллажа или другого устройства для хранения;
• — размеры ячеек и стеллажей должны соответствовать габаритам материалов, способам их укладки (на полках стеллажа, поддонах) и принятой организации и механизации (автоматизации) внутри складских работ.

В организации для эффективного учета и контроля запасов важную роль играет оборудование мест их хранения и использования весоизмерительными приборами для качественных измерений материалов при их приемке, отпуске и проверке наличия. Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (форма № ИНВ-3). Складские операции в этот период не производятся; заведующий складом в данной описи дает расписку в том, что все документы склада записаны в карточки учета материалов и сданы в бухгалтерию организации.