Организация документооборота. 
Организация автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, являются одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке — законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т. д.

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

Элементы компьютерной системы. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации — распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета ТМЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.

Рис. 4. Печатная форма документа «Покупка»

Документ «Покупка» формирует следующие проводки:

Рис. 5. Экранная форма документа «Покупка»

Также есть в головном офисе документ «Покупка с формированием штрих кода», приведенный на рисунке. Автоматически формирует штрих код и выполняет печать этикеток. Формирует следующие проводки.

Рис. 6. Экранная форма документа «Покупка с формированием штрих кода»

Рис. 7. Печать этикеток со штрих кодом формируется документом «Покупка с формированием штрих кода»

Всего наименований 1, на сумму: Сто двадцать тысяч сомов 00 тыйынов М.П.

Руководитель______________.

Гл.бухгалтер_______________.

Документ «Реализация» формирует следующие проводки:

Рис. 9. Печатная форма документа «Реализация» — Накладная

Рис. 10. Экранная форма документа «Реализация»