Информационный контур, информационное поле

В современных компаниях имеются различные уровни управления, для каждого из которых необходимы конкретные виды информационной поддержки. В связи с этим использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий, даже понимая, что такие проблемы есть, часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения, в лучшем случае, возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации, которые не всегда заинтересованы в быстром разрешении информационных проблем своего заказчика.

Информационные ресурсы требуют квалифицированного управления. Отметим, что до сих пор нет общепринятых методологий и метрик для количественной и качественной оценки эффективности информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей в них. И, тем не менее, на уровне предприятия можно и нужно изучать информационные потребности, выстраивать информационный контур, формировать информационное поле, измерять (разрабатывать соответствующие метрики), планировать и управлять информационными ресурсами. Это предполагает:

оценку информационных потребностей на каждом управленческом уровне и в рамках каждой функции управления;

решение проблемы несовместимости типов данных;

создание системы управления данными, базами и хранилищами данных;

организацию поиска, обработки, преобразования, анализа данных;

разграничение доступа и обеспечение безопасности;

доставку информации конечному потребителю.

Данные, информация, документы, циркулирующие внутри предприятия и отражающие суть его деятельности, образуют переплетающиеся и взаимодействующие потоки. Можно выделить основные виды таких потоков, показанных на рисунке 3.5. Это — управленческие потоки (Control Flow), финансовые потоки (Cash Flow), потоки делопроизводства (Document Flow), потоки работ (Work Flow), все они базируются на потоках данных (Data Flow).

Наиболее четко обозначены, формализованы и измеримы финансовые потоки, так как для них существует развитая законодательная база, бизнес-правила, нормативная документация, внутренний и внешний контроль. В то же время финансовые потоки образуют самую хрупкую часть механизма реализации деятельности компании — сбой в работе этого механизма немедленно приведет к самым печальным последствиям. Вследствие этого, организации финансовых потоков, их защите и информационной поддержке следует уделять самое пристальное внимание.

Если предприятие имеет хорошо спланированную организационную структуру, уровни управления разделены, функции подразделений определены и четко очерчены, то это дает возможность эффективно организовать управленческие информационные потоки и автоматизировать документооборот.

И финансовые, и организационные потоки имеют много общих черт у различных компаний, и поэтому при информатизации часто достаточно воспользоваться доступными на рынке средствами. Труднее всего спланировать и сформировать потоки работ, так как они реализуются в самой сложной для автоматизации области деятельности компании — процессно-процедурной области. Точно также потоки данных, сопровождающие потоки работ, состоят из данных различных типов, требующих постоянного согласования, увязки и конвертации. Тем не менее, автоматизированные системы управления производством (АСУП) и аналогичные системы управления технологическими процессами (АСУТП) уже четверть века успешно работают на многих промышленных предприятиях.

В процессе деятельности предприятия происходит постоянное перераспределение и изменение информационного наполнения потоков. Эти изменения вызывают необходимость управления. Система управления деятельностью предприятия (Managerial Enterprise System), реализованная на базе информационной системы, позволяет отслеживать изменения, адекватно на них реагировать, стабилизировать ситуацию, сохранять качественную определенность процессов, совершенствовать внутреннюю среду, поддерживать динамическое равновесие с внешней средой в целях достижения тех или иных преимуществ.

Управляющая часть организации оказывает на управляемый объект или процесс управляющее воздействие (рис. 3.6). Чтобы управляющая система могла реально осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого объекта с конечной целью управляющего воздействия. Взаимодействие органа управления с управляемым объектом происходит в виде циркуляции информации по некоторому замкнутому контуру, называемому локальным информационным контуром.

Локальные контуры, образованные суммой управляющих сигналов и информационных откликов по всей процессной области, складываются в сложную замкнутую конфигурацию управляющих потоков и потоков данных внутри предприятия.

Верхняя граница этой конфигурации, отделяющая внутреннюю среду от внешней, образует информационный контур предприятия. Совокупные объемы деловой информации формируют внешнее и внутреннее информационные поля (рис. 3.7).

Собственное информационное поле объединяет информацию, зарождающуюся внутри предприятия. К такой информации следует относить:

приказы и распоряжения высших руководителей и менеджеров всех звеньев (в бумажном и электронном виде);

текущие и перспективные планы;

базы данных о номенклатуре выпускаемой продукции, поставщиках, состоянии запасов, готовых продуктах;

первичные документы управленческого, бухгалтерского, торгового и оперативного учета;

данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;

данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного);

результаты собственного анализа финансово-хозяйственной деятельности и результаты внешнего аудита;

другие данные (например, результаты анкетирования сотрудников предприятия, данные о повышении квалификации).

Важно отметить, что качество собственного информационного поля предприятия в основном определяется самим предприятием (в первую очередь — его руководством!).

Например, информационные системы управления конкуренцией ориентированы собственно не на информационные технологии, а на формулу конкуренции (Competition Formula), на входящие в нее ключевые факторы успеха и соответствующие им «информационные пучки» (узкие остронаправленные потоки информации с жесткой адресацией получателей, в которых собирается, обрабатывается и аккумулируется информация, важная для ключевого фактора успеха в определенном направлении).

Для понимания всего этого не нужно разбираться в информационных технологиях — достаточно понимания природы конкурентного преимущества, к которому стремится компания. А понимать это обязаны менеджеры, управляющие производством. Если в этом понимании есть провалы, то не помогут никакие электронные системы обработки данных. Чаще всего управленцам не хватает стратегического мышления в использовании информационных технологий, а вовсе не самих технологий.

Внедрение оптимальной информационной технологии для поддержки хорошо продуманной стратегии является непростой задачей. Дополнительные сложности выбора системы или разработки пакетов прикладных программ создают быстрое изменение информационных технологий и догматизм «экспертов», который прямо пропорционален неопределенности будущего информационной технологии. Впрочем, например, для ИС управления конкуренцией три главных источника трудностей иные.

Во-первых, достаточно трудной задачей остается увязывание формулы конкуренции с информационными пучками. Как рыба ничего не знает о воде, так и пользователь информации часто не отдает себе отчета в том, во что обходится предприятию информация, которую он использует. Прежде всего, необходимо детальное продумывание формулы конкуренции и поддерживающих ее ключевых факторов успеха. Чтобы понять, как и за счет чего компания участвует в конкуренции и как здесь могут помочь информационные технологии, нужен высокий уровень понимания общих задач управления.

Во-вторых, информационные системы управления стратегией — это капиталовложения, которые не могут быть оправданы с точки зрения традиционных критериев. Нужно вкладывать деньги в процесс изменения, иными словами — научить сотрудников компании конкурировать иначе, чем они привыкли. Для этого необходимы глубокое понимание и видение перспектив, а значит, решения должны приниматься и поддерживаться руководством компании. Такое вложение денег представляет собой настоящее стратегическое решение, и не потому, что речь идет о больших расходах, а потому, что они выражают само существо формулы конкуренции. Расходы на закупку информационного оборудования представляют собой в этом случае только малую часть общих затрат.

В-третьих, при внедрении информационных систем управления часто источником трудностей является конфликт между двумя подходами к информационным технологиям. Первый подход — это «слепая» вера в могущество современных технологий и компьютерных устройств, второй — узко прагматичный, утилитарный, когда технологиям отводится роль «служанки», и они совершенно не используются для реализации формулы конкуренции. Выбирая нужную систему, не нужно слишком полагаться на знание «битов и байтов». Здесь не стоит уж очень рассчитывать на квалификацию корпоративной службы обработки электронной информации, поскольку ее работники отягощены знанием прежних технологий и привычками к шаблонным решениям. Здесь нужны свежий взгляд и готовность подвергать сомнению то, что принято принимать как аксиомы, а эти качества редко встречаются у специалистов по традиционным технологиям.

Четкая организационная структура управления, рациональное распределение функциональных обязанностей среди персонала, надежный и удобный учет на базе современных автоматизированных систем, продуманная схема документооборота способствуют улучшению и развитию информационного поля, что, в свою очередь, приводит к повышению качества принимаемых управленческих решений. Напротив, пренебрежение к проблемам сбора, обработки и анализа внутренней информации чревато тяжелыми проблемами при управлении бизнес-процессами на предприятии.

Размытость полномочий и ответственности в информационной работе приводит к невозможности реального контроля состояния информационного поля предприятия. При этом следует понимать различие между компьютерным и информационным подразделениями. Весьма опасна иллюзия по поводу того, что специалисты по программному обеспечению и поддержке телекоммуникационных сетей являются хорошими информационными работниками. Для сбора и анализа информации нужны совсем другое образование, подготовка, навыки и способности, чем для программирования и наладки техники.

Организация службы информации существенно зависит от размера предприятия. Для небольших предприятий можно ограничиться одним или несколькими специалистами, специально выделенными для работы с информацией. На крупных и средних предприятиях с высокой степенью дифференциации бизнеса или с большим объемом документооборота представляется целесообразным создать собственный информационный отдел или подразделение (департамент) для сбора, хранения и обработки информации, разграничения и контроля прав доступа к ней, координации информационных потоков и пучков.

Отдельная информационная служба нужна, прежде всего, для четкого определения круга лиц, ответственных за сбор и обработку информации, за обеспечение ее полноты и достоверности.