Внешнее и внутреннее информационное окружение предприятия

Развитие информатизации бизнеса показало, что ИТ и бизнес взаимно влияют друг на друга. С одной стороны, информационные технологии и построенные на их основе информационные системы должны быть полностью интегрированы в деятельность предприятия. С другой стороны, бизнес должен постоянно чувствовать поддержку со стороны ИТ и не только открывать для себя новые возможности, но и развивать их, чтобы извлечь максимальную выгоду из новых технологий. Таким образом, ИТ постепенно смещаются в центр парадигмы управления предприятием.

Взаимодействие между технологиями и бизнесом — сложная и комплексная проблема. Оно подвержено влиянию большого числа факторов, включая структуру бизнеса, организационно-функциональное построение предприятия, бизнес-правила, политику, корпоративную культуру, опыт и знания управленцев, внутренние технологические процессы, внешнее окружение.

Менеджеры должны постоянно принимать эти факторы во внимание, чтобы успешно внедрять и использовать новые ИТ или управлять существующими системами.

Вычислительные и телекоммуникационные средства достигли такого уровня развития, а объемы перерабатываемой информации стали настолько велики, что информация стала товаром и важнейшим стратегическим ресурсом.

Чтобы выжить в современных условиях, компания должна постоянно приспосабливаться и изменяющемуся окружению. Фирма не может сегодня, по определению, оставаться стабильной — она должна успевать изменяться, чтобы:

удовлетворять постоянно изменяющимся требованиям потребителей;

не уступать соперникам в условиях жесткой конкуренции, совершенствовать внутренние процессы, расширять диапазон товаров и услуг;

ставить перед персоналом реальные цели, предоставляя для их реализации достаточную творческую свободу действий в рамках тактических задач;

развивать в первую очередь те бизнес-процессы, которые ориентированы на выполнение ожиданий клиента.

Для этого недостаточно просто формулировать и передавать руководящие указания по цепочке многоуровневой управленческой иерархии компании.

Компания и её информационные службы должны быть организованы таким образом, чтобы система управления помогала отслеживать изменения во внешнем мире и формировать соответствующие изменения в стратегии и политике компании. Таким образом, одной из главных задач ИС предприятия является обеспечение информационного взаимодействия между внешним окружением и внутренней средой.

Каковы источники формирования информационных ресурсов предприятия?

В компании имеется внешняя и внутренняя информация в зависимости от источника ее возникновения. Она отражает взаимопроникающие организационные, управленческие и производственные процессы в компании и составляет ее информационные ресурсы.

Любое предприятие, получающее ресурсы, в том числе и информационные, перерабатывает их в продукты своей деятельности. При этом оно порождает специфическую внутреннюю среду, которая формируется совокупностью структурных подразделений, персоналом, техническими средствами и технологическими процессами, экономическими и социальными отношениями (рис. 3.2).

Информация внутренней среды отражает финансово-экономическое состояние предприятия и результаты его деятельности. Обработка этой информации осуществляется посредством стандартных формализованных процедур.

Внутренняя информация, как правило, точна и адекватно отражает состояние предприятия.

Примеры внутренней информации: планы, приказы, распоряжения, отчеты, производственные данные, движение финансов и других ресурсов, подготовка персонала, сферы применения продуктов деятельности, методы и каналы сбыта, техника продаж, заказы, поставки.

Источники внутренней информации: директорат и администрация предприятия, планово-финансовые подразделения, бухгалтерия, ИТ-отделы и вычислительные центры, отделы главного инженера и главного механика, производственные подразделения, юридические, эксплуатационные и ремонтные службы, отделы логистики, закупки и сбыта.

Внешняя среда — экономические, политические и социальные субъекты, действующие за пределами предприятия, связи и отношения с ними. Это, соответственно, экономические, политические, социальные, технические, технологические, научные и другие отношения с партнерами, потребителями, конкурентами, государственными органами и общественными организациями.

Информация внешней среды часто неполна, противоречива, приблизительна, разнородна, неадекватно отражает состояние внешней среды.

Примеры внешней информации: рынок и его нестабильность, требования и ожидания потребителей, «происки» конкурентов, тенденции в деловой среде и состояние мировых рынков, спрос и предложения, изменения в законодательстве.

Источники внешней информации и формы ее подачи чрезвычайно разнообразны.

Укажем некоторые важные из них.

1. Общая информация о состоянии экономики: информационно-аналитические обзоры, специализированные печатные издания, газеты, Internet-сайты. Например, сервер «РосБизнесКонсалтинг» (http://www.rbc.ru) предоставляет следующую информацию:

оперативные экономические новости;

оперативную информацию с СЭЛТ/FOREX;

биржевые индексы (Доу-Джонс, АК&М, NIKKEY);

данные по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам;

аналитическую информацию по отраслям производства и банковским ресурсам.

• 2. Специализированная экономическая информация. На информационном сервере Центробанка (http://www.crb.ru) можно найти всю свободно распространяемую информацию по финансовому рынку — межбанковский кредитный рынок, ставки привлечения рублевых и валютных депозитов, рынок облигаций Банка России, рынок государственных ценных бумаг, курсы валют на любую пошедшую дату, динамика валют, кросс-курсы и т. д.
• 3. Официальная информация из государственных органов и органов управления — законы, указы, постановления, нормативные документы, сообщения таможенных и налоговых органов.
• 4. Информация по ценам на товары: журналы и бюллетени, каталоги, сайты в Internet. В российской части всемирной паутины это в основном данные по компьютерной, аудио, видео технике, цифровым устройствам, книжным и музыкальным новинкам.
• 5. Тематическая информация. Основной источник — российские и зарубежные информационные поисковые Internet-системы: Google, Yahoo, AltaVista, Rambler, Яndex и многие другие. Системы выполняют поиск документов по ключевым словам с учетом морфологии языков. Поиск осуществляется по тематическим серверами и заявленным разделам.

Совокупность внешней и внутренней информации, обслуживающие системы и технологии, ИТ-специалисты и персонал ИТ-подразделений составляют информационно-технологический ресурс (Information Technology Resource — ITR) современного предприятия.

Организации создают ИС, чтобы повысить эффективность и конкурентоспособность своего бизнеса. Это важнейший, но не единственный фактор для создания дорогостоящих систем. Существует много других причин, отличных от сугубо экономических, которые приводят руководителя компании, корпорации, холдинга к необходимости инвестировать средства в информатизацию бизнеса.

На рисунке 3.3 отражены внешние и внутренние факторы, вызывающие изменения в структуре и политике компании в соответствие с моделью конкурентных сил Майкла Портера [Porter M. Competitive Strategy].

На рисунке 3.4 показан процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании.

Рис. 3.4. Процесс взаимодействия внешних и внутренних факторов развития компании

Разделение систем ИТ на внешние и внутренние подсистемы необходимо для эффективной компенсации «давления» внешних и внутренних факторов.