Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами и расчеты с персоналом по прочим операциям

Счет 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям» используется в бухгалтерском учете для отражения займов, выданных работнику, а также для отражения удержаний за причиненный организации материальный ущерб.

Согласно Гражданскому Кодексу, выдача займа работнику организации оформляется письменным договором, даже если сумма займа незначительна. В договоре необходимо определить сумму займа, срок, на который он выдается, а также способ, которым работник будет возвращать деньги (целиком, частями, вносить в кассу или же сумма будет удерживаться из заработной платы).

Ни размер займа, ни срок его погашения законодательно не ограничены. Если срок возврата займа в договоре е указан, работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней с того момента, как этого потребует организация.

Выдача займа производится:

Д 73−1 — «Расчеты по предоставленным займам» — К 50 — «Касса», 51 — «Расчетные счета».

В договоре можно предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор предусматривает, что проценты уплачиваются ежемесячно, но можно установить и иной порядок их уплаты.

Начисление процентов за пользование займом:

Д 73−1 — «Расчеты по предоставленным займам» — К 91−1 — «Прочие доходы».

Согласно Налоговому Кодексу, если работнику предоставлялся займ на льготных условиях, работник получает дополнительный доход в виде материальной выгоды от экономии на процентах. Для этой материальной выгоды предусмотрена налоговая ставка 35%. Исключения составляют доходы в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование целевыми займами, фактически израсходованными на строительство или приобретение дома, квартиры на территории Российской Федерации. В этих случаях применяется ставка 13%.

Для определения суммы материальной выгоды необходимо:

• 1) Рассчитать сумму процентов по заемным средствам исходя из 2/3 ставки рефинансирования банка Российской Федерации по займам, выданным в рублях или 9% годовых по займам, выданным в валюте;
• 2) Вычесть из суммы процентов (определенных исходя из 2/3 ставки рефинансирования банка РФ по займам, выданным в рублях или 9% по займам, выданным в валюте) сумму процентов, которую должен уплатить сотрудник по займу.

С этой разницы удерживается НДФЛ по ставке 35%. Налоговые вычеты с материальной выгоды не применяются.

Материальная выгода не облагается взносами во внебюджетные фонды и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Начисление НДФЛ производится:

Д 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К 68 — «Расчеты по налогам и сборам».

Удержание суммы займа и процентов по нему из заработной платы:

Д 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К 73−1 — «Расчеты по предоставленным займам».

Если работник вносит сумму займа и проценты по нему в кассу или на расчетный счет организации:

Д 50 — «Касса», 51 — «Расчетные счета» — К 73−1 — «Расчеты по предоставленным займам».

Для отражения материального ущерба на счете 73 открывается субсчет 73−2 — «расчеты по возмещению материального ущерба».

Порядок возмещения ущерба зависит от того, как оформлены отношения между организацией и работником. С работником может быть заключен гражданскоправовой договор, например, договор подряда или трудовой договор.

В первом случае отношения регулируются Гражданским Кодексом Российской Федерации, который предусматривает полное возмещение ущерба. Работник должен возместить как прямой ущерб, т. е. расходы на восстановление поврежденного или приобретение утраченного имущества, так и сумму доходов, не полученных организацией в результате утраты или порчи имущества, т. е. упущенная выгода.

Если с работником заключен трудовой договор, то ущерб возмещается в соответствии с Трудовым Кодексом. В этой ситуации необходимо учитывать следующее:

1) Для привлечения к материальной ответственности должно быть законное основание. Это может быть договор о полной материальной ответственности или закон. По закону в большинстве случаев работник несет ответственность в пределах своего среднемесячного заработка.

Заключить договор о полной материальной ответственности можно лишь с работником, который достиг возраста 18 лет; непосредственно обслуживает или использует денежные средства, товарные ценности или иное имущество; должность или вид его работы законом отнесены к числу тех, которые допускают заключение подобного договора.

• 2) Взыскание ущерба, не превышающего среднего месячного заработка, производится по решению работодателя. Распоряжение о взыскании должно быть доведено до работника не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного ущерба. Если этот срок истек, ущерб взыскивается через суд.
• 3) Компенсируется только действительный ущерб, а упущенная выгода взысканию не подлежит.

Материальная ответственность работника исключается, если ущерб возник в следствии непреодолимой силы нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны, либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.

Работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Перечень случаев, когда работник может привлекаться к полной материальной ответственности, приведен в статье 243 Трудового Кодекса:

• 1) Когда в соответствии с Кодексом или иными Федеральными законами на работника возложена полная материальная ответственность;
• 2) Выявлена недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
• 3) Имеет место умышленное причинение ущерба;
• 4) Имеет место причинение ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• 5) Имеет место причинение ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
• 6) Причинение ущерба произошло в результате административного проступка, если это установлено государственным органом;
• 7) Имеет место разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну;
• 8) Причинение ущерба произошло не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Ограниченная материальная ответственность наступает, если работник допустил брак в работе, испортил имущество по небрежности и неосторожности.

Если ущерб причинен по вине нескольких работников, то его размер определяется для каждого из виновных работников с учетом степени вины, вида и предела материальной ответственности.

Днем обнаружения ущерба считается день, когда администрации стало известно о наличии ущерба. Если ущерб выявлен при инвентаризации, то днем обнаружения ущерба считается день подписания соответствующего акта.

Согласно Трудовому Кодексу, общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Размер ущерба по утрате и порче имущества определяется по фактическим потерям, исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом его амортизации.

Списание недостающего имущества производится:

Д 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей» — К 10 — «Материалы», 50 — «Касса», 41 — «Товары», 43 — «Готовая продукция», 01-выбытие — «Основные средства» и т. д.

Списание недостачи на виновное лицо:

Д 73−2 — «Расчеты по возмещению материального ущерба» — К 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Взыскание с виновного лица:

Д 50 — «Касса», 51 — «расчетный счет», 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда», 10 — «Материалы», 41 — «Товары» и т. д. — К 73−2 — «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если суд отказал во взыскании сумм недостач ввиду необоснованности иска, сумма списывается:

Д 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей» — К 73−2 — «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Эта же сумма списывается в прочие расходы:

Д 91−2 — «Прочие расходы» — К 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если виновное лицо найдено не было, Д 91−2 — «Прочие расходы» — К 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В бухгалтерском учете для расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 — «Учет расчетов с подотчетными лицами».

Основанием для выдачи денежных средств под отчет членам трудового коллектива является:

1) Утвержденный приказом руководителя список лиц, имеющих право на получение указанных сумм.

При этом в приказе оговариваются размер выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, по истечении которых подотчетное лицо должно отчитаться о произведенных расходах.

С работниками, которые включены в список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

2) Заявление работника с разрешающей резолюцией руководителя.

Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Выдача наличных под отчет производится в пределах сумм, определенных на основании сметы командировочных расходов, составляемых в бухгалтерии организации.

Выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером.

По истечении срока, на который были выданы денежные средства (по возвращении из командировки), подотчетное лицо обязано не позднее 3-х рабочих дней предоставить в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих их правильность и достоверность.

Целесообразность произведенных расходов подтверждает должностное лицо, в подчинении которого находится сотрудник, затем авансовый отчет поступает в бухгалтерию для проверки и дается на утверждение руководителю.

Если подотчетное лицо не предоставило в установленные сроки авансовый отчет, либо не вернуло в кассу остаток неиспользованных сумм, бухгалтер имеет право удержать из оплаты труда сумму такой задолженности с соблюдением норм, установленных законодательством.

В соответствии с планом счетов, для учета расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71.

Для учета денежных средств выданных и израсходованных подотчетным лицом применяется унифицированная форма АО 1 — Авансовый отчет. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к бухгалтерскому учету.

Выдача аванса через кассу осуществляется:

Д 71 — «Расчеты с подотчетными лицами» — К 50 — «Касса».

Если денежные средства для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, то перечисление денег на счет:

Д 55 — «Специальные счета в банках» — К 51 — «Расчетные счета».

Выдача суммы аванса через карту:

Д 71 — «Расчеты с подотчетными лицами» — К 55 — «Специальные счета в банках».

Порядок отражения в учете расходов командированного работника зависит от цели командировки. Если командировка необходима для нужд основного, вспомогательного и обслуживающего производств:

Д 20 — «Основное производство», 23 — «Вспомогательное производство», 29 — «Обслуживающие производства и хозяйства» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка связана с управленческой деятельностью:

Д 26 — «Общехозяйственные расходы» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка касается продажи готовой продукции и товаров:

Д 44 — «Расходы на продажу» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Затраты на командировки, связанные с приобретением того или иного имущества, увеличивают стоимость данного имущества.

Расходы по командировке, целью которой является покупка и доставка материалов, товаров, основных средств относятся на их стоимость, если авансовый отчет отражен до даты списания материалов в производство или ввода в эксплуатацию основного средства:

Д 08 — «Вложения во внеоборотные активы», 10 — «Материалы», 41 — «Товары» и т. д. — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

В противном случае, они относятся на счета учета затрат.

Если подотчетное лицо заявило о себе как о представителе организации, т. е. предъявило доверенность, то должен быть выписан счет-фактура:

Д 19 — «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Д 68 — «Расчеты по налогам и сборам» — К 19 — «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не принимается. Она списывается:

Д 91−2 — «Прочие расходы» — К 19 — «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».

Если работник находился в командировке, связанной с возвратом бракованной продукции:

Д 28 — «Брак в производстве» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Если командировка связана с получением организацией прочих доходов, например заключение работником договора о предоставлении имущества организации в аренду, то командировочные расходы списываются:

Д 91−2 — «Прочие расходы» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру:

Д 50 — «Касса» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Согласно Трудовому Кодексу, производить удержания из заработной платы работника работодатель может для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет в установленные сроки, либо не вернуло в кассу остаток неизрасходованных сумм авансов.

Работодатель вправе принять решение об удержании невозвращенной суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Такое решение должно быть оформлено приказом, а при его отсутствии, либо в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации, удержания производятся в судебном порядке.

Отражение денежных средств, невозвращенных в установленные сроки:

Д 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Удержания из заработной платы работника невозвращенных в установленные сроки сумм:

Д 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Так как удержания из заработной платы не могут превышать 20% от неё, часть удержаний может быть списана:

Д 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — К 94 — «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Д 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Если с работником заключен договор на пользование транспортным средством, то стоимость горюче-смазочных материалов (ГСМ), приобретенных в связи с поездкой подотчетного лица, отражается:

Д 10 — «Материалы» — К 71 — «Расчеты с подотчетными лицами».

Списание стоимости ГСМ на расходы организации отражается:

Д 20 — «Основное производство», 26 — «Общехозяйственные раходы» и т. д. — к 10 — «Материалы».

Начисление арендной платы за пользование автомобилем:

Д 20 — «Основное производство», 26 — «Общехозяйственные расходы» и т. д. — К 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Арендная плата учтена в составе доходов работника и начислен НДФЛ с доходов:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — К 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Д 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К 68 — «Расчеты по налогам и сборам».